Товарная накладная – документация, которая нужна обеим сторонам: отправляющей и принимающей товар. Покупатель, используя данные накладной, сможет вести свой учет расходов и материальных ценностей, а продавец – доходов.

В каких случаях оформлять накладную обязательно?

Есть несколько правил, которые необходимо соблюдать для того, чтобы не сделать лишних ошибок.

Одно из них связано с объемами товарно-материальных ценностей. Накладная выписывается независимо от величины отгрузки товарно-материальных ценностей. Очень часто бывает так, что покупателем является физическое лицо, которому не нужна ТН (товарная накладная). В данном случае необходимо помнить о том, что вы взаимодействуете с налоговой службой, поэтому вам необходимо списать материалы в расход официально, а значит, документально оформить отгрузку.

Следующее правило касается внешнего оформления документации. Есть несколько способов выписать накладную: можно скачать бланк одной из самых распространенных форм (ТОРГ-12), а можно разработать образец самостоятельно, используя общепринятые правила и порядок оформления подобной документации (главное, не забыть о реквизитах).

Для того чтобы накладная смогла фигурировать в учете, необходимо сделать 2 экземпляра: один для поставщика, другой для покупателя.

Как правильно оформить накладную?

Образец заполнения помогает облегчить поиск информации, связанной с правилами оформления документации. Достаточно ориентироваться на заданный стандарт и следить за тем, чтобы инструкция соблюдалась. Тогда вы сможете без труда внести в документацию данные, понятные вам, покупателю и налоговой службе.

Если вы готовы разработать бланк самостоятельно, обратите внимание на то, что есть обязательные поля, которые должна содержать созданная вами форма:

• В первую очередь, ваша накладная должна иметь номер, а также дату ее составления.
• Не забудьте указать название отправителя и получателя груза, а также реквизиты обеих сторон.
• В документе должны быть указаны основные данные отпуска товара, а именно: договор, счет и пр.
• Накладная обязательно содержит табличный вариант списка, где указаны все отпускаемые номенклатурные позиции (число единиц по каждой позиции, сумма).
• Для того чтобы информация была полной, необходимо указать Ф.И.О. и должности тех специалистов, которые отпустили товар и приняли его. Документ обязательно должен быть подписан ответственными за принятие и отгрузку товара лицами.
• Если каждая из сторон использует печати, они должны быть в накладной.

Если вы применяете электронную накладную, ее необходимо оформить по тем же правилам и дополнить цифровой подписью.

Заполнение накладной по образцу ТОРГ-12

Если вы не желаете составлять накладную самостоятельно, вы можете сделать оформление документации в соответствии с уже существующим образцом ТОРГ-12. Она утверждена 25 декабря 1998 года Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 . В нем же содержится пример накладной.

Документ может быть как в бумажном, так и в электронном виде. ТОРГ-12 – очень удобная форма для фиксации и хранения информации, касающейся торговых операций и реализации каких-либо материальных ценностей. Общие правила заполнения также гласят о том, что накладная должна быть заверена уполномоченными лицами: владельцем компании, главным бухгалтером или иным уполномоченным лицом, обладающим доверенностью. Документ должен быть оформлен также в двух экземплярах.

Существует определенный порядок заполнения ТОРГ-12:

• Для того чтобы сроки отгрузки, указанные в накладной, были реальны (т.е. соответствовали фактическому положению дел), необходимо указывать точную дату – а значит, заполнять документацию в сам момент отгрузки либо сразу по завершении процесса.
• Если вы оплачиваете НДС и оформляете счет-фактуру на заказчика, проследите за тем, чтобы информация, которая указана в счете-фактуре и накладной, была идентична. Она касается сведений о самом поставщике и всех существующих позициях.
• В накладной вы найдете графы («Организация-грузоотправитель», «Грузополучатель», «Поставщик», «Плательщик»), в которые необходимо внести точное название и правильные реквизиты поставщика и заказчика товара.
• В образце вы найдете графу «Основание», в которой необходимо указать, на основании какого документа осуществляется данная сделка (отгрузка). Таким документом может служить договор, заключенный между заказчиком и исполнителем. В графе достаточно указать реквизиты документа.
• Очень внимательно нужно отнестись к заполнению табличной части, в которой должны быть перечислены все отгружаемые позиции. На каждый вид ценности должна быть информация о ее наименовании, коде, единице измерения, массе, стоимости, цене с НДС и без НДС.
• Для тех, кто не оплачивает НДС, существует свой образец заполнения. Разница лишь в том, что в графе «НДС, сумма» необходимо проставить 0, а в графе «НДС, ставка» – «без НДС».
• Не забудьте о том, что уполномоченные лица обеих сторон должны поставить подпись и печать.

В целом, заполнять накладную несложно. Благодаря разработанному образцу вы сможете быстро сориентироваться в особенностях оформления документации.

Форма ТОРГ-12 - это товарная накладная, которая оформляется при продаже (отпуске) товаров поставщиком покупателю. Это обязательный первичный учетный документ.

ТОРГ-12 является:

Для продавца:

• подтверждением факта продажи или отпуска товаров
• документом для списания ТМЦ

Для покупателя:

• подтверждением факта приобретения ТМЦ
• документов для оприходования ТМЦ

Форма ТОРГ-12 должна быть составлена в 2 экземплярах (один для покупателя, второй для продавца).

Как заполнять форму ТОРГ-12?

Сама унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132.

Что нужно заполнять в форме ТОРГ-12?

В шапке формы:

• Информация о грузоотправителе (организация-продавец): название, адрес, телефон, банковские реквизиты.
• Информация о грузополучателе (организация-покупатель): название, адрес, телефон, банковские реквизиты.
• Информация о поставщике.
• Информация о плательщике.
• Номер документа.
• Дата составления документа.
• Основание для его составления (например, заказ или договор - то есть основание, по которому отгружаются товары).
• Номер и дату транспортной накладной (ТН и Торг-12 очень часто оформляются вместе).

В основной таблице формы - 15 столбцов:

• 1 - нумерация строк таблицы по порядку (то есть нумерация товаров)
• 2-3 - информация о товаре (наименование и код)
• 4-5 - единицы изменения (название и код по ОКЕИ)
• 6 - вид упаковки
• 7-8 - количество товара (по местам - коробкам, пачкам и т. п. - и всего мест)
• 9 - масса брутто
• 10 - масса нетто
• 11 - цена
• 12 - сумма без НДС
• 13-14 - НДС (ставка налога и сумма по каждой позиции)
• 15 - сумма с НДС

Под основной таблицей указывается:

• Количество листов приложений к форме (если они есть).
• Сводная информация о грузе - масса нетто, масса брутто и количество мест (коробок, пачек, упаковок), сумма, на которую отпущено товаров.
• Подписи должностных лиц продавца (главный бухгалтер и сотрудник, который отпустил товары).
• Подписи лиц, принявших груз со стороны покупателя и реквизиты доверенности, если товары принимались по доверенности.
• Печати обеих сторон.

Накладная ТОРГ-12: скачать бланк

Накладная ТОРГ-12 в новостях:

17 августа

Заполняем накладную ТОРГ-12 по образцу

Товарная накладная ТОРГ-12 - это документ, которым сопровождается поставка товарно-материальных ценностей. Форма не является обязательной для применения.

19 июля

Как заполнить универсальный передаточный документ

УПД - это универсальная форма бланка, которая объединяет в себе сразу несколько документов, что существенно упрощает деловой документооборот и снижает издержки. Такая потребность назрела давно, но получила правовую поддержку только после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Как заполнить товарно-транспортную накладную

В настоящее время и обычные организации и крупные транспортные компании всё чаще сталкиваются с проблемами оформления документов, сопровождающих груз. Как избежать сложности с контролирующими органами и корректно заполнить товарно-транспортную накладную рассмотрим в данной статье

20 июня

Как составить претензию на некачественный товар

Практически каждый покупатель хоть раз в жизни сталкивался с некачественными товарами. Но далеко не каждый берется за защиту своих прав на замену или возмещение стоимости товара ненадлежащего качества. Зачастую это связано с незнанием своих прав и процедуры реализации. Мы разобралист и расскажем вам, как правильно составить претензию на некачественный товар и в каких случаях можно рассчитывать на возврат средств или замену покупки.

24 апреля

С 1 июля вводятся новые электронные форматы товарных накладных и актов приемки-сдачи работ

Информация для бухгалтеров. С 1 июля ФНС вводит новые электронные документы о передаче товаров при торговых операциях и о передаче результатов работ (об оказании услуг). Ими надо будет пользоваться при направлении в налоговые органы сведений из товарных накладных по унифицированной форме № ТОРГ-12 и актов приемки-сдачи работ (услуг) по телекоммуникационным каналам связи.

→ Ответы на вопросы

Ответы на вопросы

Уважаемые коллеги! Пожалуйста, если Вы знаете ответ на вопрос, опубликованный на данной странице сайта, отвечайте друг другу (ссылка «Ответить» есть в каждой «ветке»). «Центр финансовых экспертиз» чрезвычайно признателен тем бухгалтерам, кто уже отвечает на вопросы коллег на нашем сайте. Коллективный разум профессионального сообщества - это великая сила , а кроме того - по мере увеличения числа вопросов (что неизбежно), вполне очевидно, нам потребуется Ваша помощь, Ваш бесценный опыт и сформированные в результате практической деятельности знания. Лекторы и эксперты «Центра финансовых экспертиз» также будут, по мере сил, отвечать на вопросы, высказывать свое мнение, участвовать в дискуссиях для того, чтобы общими усилиями обязательно найти верный ответ и оптимальное решение. Благодарим за сотрудничество!

О дате составления товарной накладной (ТОРГ-12)

06.10.2012, Михайлова Елена Борисовна (ПЗС 2017-04-11)

Кому адресовано: Центр финансовых экспертиз

Очень часто между бухгалтерами Продавца и Покупателя возникает спор о дате составления товарной накладной (ТОРГ-12). Документы составляются и выписываются заранее и передаются на склад для отгрузки.
Вот и сейчас у меня похожая ситуация. Наша компания, в данном случае, выступает Покупателем. По договору купли-продажи осуществляется самовывоз – казалось бы чего проще? Ни тебе особого перехода права собственности, и товар они мне сами не доставляют.
Транспортная компания с которой у НАС заключен договор по нашей доверенности забирает товар и доставляет его уже нам на склад. Транспортная компания предоставляет мне свою накладную, в которой видно какого числа груз получен. Да и в Торг-12 по доверенности тоже стоит дата получения.
А вот дата выписки Торг-12 и дата передачи груза (в левом нижнем углу) поставлена двумя днями ранее! Дата счета-фактуры соответствует дате накладной. Я считаю, что это не правильно. При разговоре с бухгалтером Поставщика я ссылалась и на п.4 ст. 9 ФЗ от 21.11.06г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», где говориться, что первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания, и на п. 3 ст. 168 НК РФ в соответствии с которым счет-фактура должен быть выставлен не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). Бесполезно. Ответ один - документы выписываются заранее, все сшито, переделывать не буду.
Сумма сделки приличная и я хочу получить правильный документ. Написала официальное письмо с просьбой переделать документы со ссылками на законодательство и получила вот такой вот письменный ответ:
"На ваше письмо по вопросу даты накладной №____ сообщаем следущее:
Считаем, что товарная накладная составляется в момент исполнения обязательства продавцом передать товар покупателю. Данный срок, в соответствии с п. 1 ст. 457 Гражданского кодекса РФ, определяется договором купли-продажи, а если договор не позволяет определить этот срок, в соответствии с правилами, предусмотренными ст. 314 ГК РФ.
Если иное не предусмотрено договором купли-продажи, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент:
- вручения товара покупателю или указанному им лицу, если договором предусмотрена обязанность продавца по доставке товара;
- предоставления товара в распоряжение покупателя, если товар должен быть передан покупателю или указанному им лицу в месте нахождения товара. Товар считается предоставленным в распоряжение покупателя, когда к сроку, предусмотренному договором, товар готов к передаче в надлежащем месте и покупатель, в соответствии с условиями договора, осведомлен о готовности товара к передаче. Товар не признается готовым к передаче, если он не идентифицирован для целей договора путем маркировки или иным образом;
- в случае когда из договора купли-продажи не вытекает обязанность продавца по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения покупателю, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику или организации связи для доставки покупателю, если договором не предусмотрено иное (п. п. 1, 2 ст. 458 ГК РФ).
Так как в нашем случае товар должен был быть переданным в месте нахождения (самовывоз), и Ваша сторона была осведомлена о готовности товара к передаче в данном месте 08.06.2012г., считаем правомерным указать дату составления накладной совпадающей с моментом исполнения обязательств перед Вашей организацией, а именно 08.06.2012г.
По вопросу даты счета-фактуры№160-006 - Указанная дата совпадает с датой отгрузки., которой является дата первого выписанного документа на Покупателя (грузоперевозчика). Согласно п. 1 ст. 167 НК РФ моментом определения налоговой базы по НДС является день отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг). В соответствии с разъяснениями Федеральной налоговой службы о порядке применения п. 1 ст. 167 НК РФ (Письмо ФНС России от 28.02.2006 N ММ-6-03/202@ "О применении пункта 1 статьи 167 Налогового кодекса Российской Федерации в редакции Федерального закона от 22.07.2005 N 119-ФЗ") датой отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг) признается дата первого по времени составления первичного документа, оформленного на их покупателя (заказчика), перевозчика (организацию связи).
В связи с вышеизложенным, считаем нецелесообразным изменение даты первичного документа."
Т.е. бухгалтер считает возможным выписать документ в день уведомления нас о готовности товара к отгрузке. А то, что мы приехали в другой день (не смотря на согласование дня забора груза), это не важно. Вот такой вот каламбур. И вроде формально все правильно. Я не оспариваю наступление момента исполнения обязательства продавцом по передаче товара Покупателю с точки зрения Гражданского Кодекса, я оспариваю правильность составления первичного документа с точки зрения бухгалтерского учета и совершения фактического перемещения товара.
Устно мне добавили, что Гражданский Кодекс выше Закона о бухучете и свою позицию будут отстаивать.
Подскажите, как более убедительно обосновать свою правоту? Я считаю, что все же я права. Спасибо!
С уважением, главный бухгалтер ООО "РосСтройКомплект"

07.10.2012, Козюлина Елена Ивановна

Добрый день!
Елена Борисовна, я меня аналогичная ситуация. Товар получаем от крупного поставщика из Моквы, доставка Деловыми Линиями за наш счет. Дата выписки ТОРГ-12 и соответственно сч-фактуры всегда на неделю раньше, чем дата накладной на приемку груза от них Деловыми Линиями. Кроме того, 1С автоматически заполняет у них не только дату выписки (то есть дату рядом с номером накладной), но и дату отпуска товара (под подписью «отпуск груза произвел». Главный бухгалтер на мои письма вообще никак не реагирует, а офис-менеджер, которая выписывает ТОРГ-12 и сч-ф ответила, что она не бухгалтер и ничего в этом не понимает, но у них такие правила, что склад собирает товар только на основании полученных от нее накладной и сч-фактуры. А у склада много работы и им нужно время, чтобы собрать товар, потому она на неделю раньше выписывает документы. И что я первая, кто просит, чтобы дата выписки ТОРГ-12 и сч-фактуры соответствовала дню отгрузки.
Конечно, при условии перехода прав собственности на товар в момент передачи представителю покупателя или первому перевозчику, Вы и я правы, можно привести много аргументов.
Вот, например, коротко и ясно:
1) http://www.okgru.com/info/articles/id438/
2) http://www.referent.ru/46/248050
Есть мнение, что ТОРГ-12 можно выписывать заранее, если условиями договора момент перехода права собственности не связан с фактическим получением товара со склада - например, переход права собственности может быть привязан к оплате, с момента получения которой товар становится собственностью покупателя и находится на складе продавца на ответственном хранении до его получения.
Я лично с этим мнением не согласна. Я считаю, что момент перехода права собственности не имеет значения для даты выписки накладной. Существует правило, что документы оформляются в момент совершения операции, или непосредственно после нее. Следовательно имеет значение фактическая дата отгрузки в сопоставимости с периодом полномочий доверенного лица.
Искала материал со ссылками на нормативные документы и вот нашла:
"Общество производит отгрузку товара со склада покупателю и выписывает товарную накладную (форма № ТОРГ-12) на дату отгрузки товара и передачи его перевозчику. Право собственности на поставленный товар переходит к покупателю при получении товара на станции назначения. С момента отгрузки товара со склада до перехода права собственности соответственно проходит несколько дней. Покупатель возражает против того, что товарная накладная выписана Обществом на дату отгрузки товара. Является ли такой порядок оформления товарных накладных правильным?
1. В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 г. № 132, далее – Указания), товарная накладная формы № ТОРГ-12 (далее - накладная ТОРГ-12) «применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации».
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и вышеприведенными Указаниями накладной ТОРГ-12 может оформляться не только факт продажи (перехода права собственности), но и факт отпуска товара по любым основаниям, что прямо указано в приведенной норме (см. Постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.03.07 г. № А13-4742/2006-21).
Соответственно дата оформления накладной ТОРГ-12 может быть не связана с моментом перехода права собственности на отгружаемые по ней товары. Тем более, что этот момент может быть установлен в договоре совершенно любой, например, после полной оплаты или через год после отгрузки.
Однако, учитывая, что в соответствии с договором заключенным Обществом с покупателем прямо предусмотрена выписка товарной накладной в момент поставки, а дата поставки указана как дата получения продукции на складе покупателя, то Обществу необходимо соблюдать условия договора и выписывать накладную ТОРГ-12 именно в указанную дату (а не в дату отгрузки). Обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства (ст. 309 ГК РФ). Для оформления товарных накладных в ином допустимом порядке необходимо по обоюдному согласию сторон договора изменить его условия.
При существующих условиях договора Обществу рекомендуется на дату сдачи продукции железной дороге оформлять накладную ТОРГ-12 без предъявления ее покупателю. В качестве основания для выписки этой накладной в строке «Основание» следует указывать: «для передачи перевозчику по контракту № …(указываются реквизиты контракта с покупателем)». Данную накладную ТОРГ-12 следует считать основанием для списания продукции (товара) со склада по предъявлению квитанции станции-отправления о принятии груза к перевозке. Указанный порядок выписки накладных ТОРГ-12 без предъявления их покупателю рекомендуем отразить в Учетной политике Общества. "
В настоящее время налоговая требует соблюдения формы первичных документов, поэтому никакие советы не помогут, мы сами должны нести риски по их неправильному заполнению.

Вопрос

Была подготовлена товарная накладная ТОРГ-12 на отгрузку товара покупателю и передана на склад 10.03., машина от покупателя в этот день не приехала, а приехала только 15.03. Является ли нарушением то, что дата документа и дата фактической отгрузки не совпадает. Надо ли было переделать документы на 15.03. Какими законодательными документами надо руководствоваться. Заранее благодарна.

Ответ

В соответствии с п. 3 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» N 402-ФЗ первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Товарная накладная по форме N ТОРГ-12 — это первичный документ (унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»). Она применяется для оформления передачи товара и является для покупателя основанием для оприходования в учете приобретенного товара. Таким образом, при заполнении формы N ТОРГ-12 дата составления документа продавцом и дата отгрузки товара должны совпадать.

В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации (далее — Порядок), организации не вправе изменять какие-либо реквизиты товарной накладной N ТОРГ-12 (включая ее код, номер и наименование). Кроме того, Порядком категорически запрещено удалять отдельные реквизиты товарной накладной N ТОРГ-12. Исходя из этого, при поступлении в организацию товарной накладной N ТОРГ-12 работники бухгалтерской службы должны тщательно проверить накладную на наличие дефектов.

Форма ТОРГ-12 содержит реквизит «Дата составления», который заполняет поставщик, а также реквизиты, заполняемые грузополучателем в момент получения груза, и, в частности, реквизиты «Груз принял грузополучатель», «М.П.» и дата.

Учитывая указания по заполнению формы ТОРГ-12 и содержание самой формы, в графе «Дата составления» в соответствии с ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ должна проставляться именно дата составления документа, отражающая отгрузку товара. То есть в рассматриваемой ситуации указанной датой является дата передачи товара либо организации-перевозчику, либо водителю-экспедитору поставщика. Отметим, что под отгрузкой в данном случае понимается не момент реализации (то есть перехода права собственности на товар к покупателю), а день выбытия товара со склада поставщика.

Таким образом, вне зависимости от момента перехода права собственности на товар к покупателю товарная накладная по форме N ТОРГ-12 должна быть составлена в момент отгрузки реализуемого товара, в рассматриваемой ситуации — на дату передачи товара перевозчику. О моменте фактического поступления вещи во владение приобретателя можно судить по дате получения товара на товаросопроводительных документах.

В приложенных документах есть постановление Арбитражного суда, в котором рассмотрены риски, возникающие при неправильном оформлении первичных документов.

Смежные вопросы:

1. 
   Наша компания занимается продажей строительных материалов/товаров. Нами заключен договор с транспортной компанией на перевозку товара, а именно перевозка товара от поставщика (у которого мы закупили) на объект заказчику (кому…...
2. 
   Можно ли в форме Торг-12 в столбце 3 «код» проставлять код товара по ТН ВЭД ТС при оформлении документов на отгрузку нашим покупателям. Сейчас в этом столбце ничего не…...
3. 
   Бухгалтерский налоговый учет, продажа автомобиля через комиссионера от имени комитента, за счет комитента документы.
   ✒ Передача товара комиссионеру НДС Вещи, которые комитент передает комиссионеру, остаются в собственности комитента…...
4. 
   Добрый день! Товарно-транспортная накладная ТОРГ-12 подписана представителем покупателя по доверенности и заверена печатью. Печать содержит наименование организации и надпись: «для документов». Будет ли данная накладная считаться подписанной надлежащим образом?…...