Вопрос. У меня возник вопрос: а вообще обязательна ли подпись покупателя на экземпляре товарной накладной, остающемся у продавца?

А. К.: Товарная накладная - это первичный учетный документ, применяемый для оформления продажи товарно-материальных ценностей. Она составляется в двух экземплярах: один остается у продавца и является основанием для списания товаров, второй передается покупателю и служит основанием для принятия товаров на учет.

При этом унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12 содержит такой реквизит, как личная подпись лица, принявшего товар.

Подпись покупателя не относится к обязательным реквизитам того экземпляра накладной, который остается у продавца. Ведь ни один нормативный документ не требует от продавца передавать свой экземпляр накладной покупателю на подпись. Главное, чтобы он содержал личные подписи должностных лиц продавца, ответственных за отгрузку и списание товара.

Отсутствие подписи покупателя на экземпляре накладной, остающемся у продавца, не может являться препятствием для отражения им в бухгалтерском и налоговом учете списания товара и признания выручки. А значит, и основанием для претензий со стороны контролирующих органов.

Подпись покупателя должна быть лишь на его собственном экземпляре товарной накладной, поскольку на основании этой накладной он приходует товары и учитывает расходы на их приобретение.

Вопрос. То есть отсутствие подписи покупателя в накладной не влечет для продавца никаких негативных последствий?

А. К.: С точки зрения налогообложения и бухгалтерского учета негативных последствий не будет. Но они могут возникнуть в отношениях с контрагентом, если товарная накладная - единственный документ, подтверждающий получение покупателем товара.

Дело в том, что по общему правилу обязанность продавца по передаче товара считается исполненной в момент вручения товара покупателю либо предоставления товара в его распоряжение.

Конечно, исходя из особенностей отношений сторон, получение покупателем товара может подтверждаться и другими документами. Например, товаросопроводительными документами или почтовой квитанцией, если товар доставляется организацией-перевозчиком или отправляется почтой. Подтвердить факт приемки товара покупателем можно и актом приемки-передачи, составленным в произвольной форме.

Но если таких документов нет, а на товарной накладной нет подписи покупателя, то могут возникнуть проблемы.

Ведь у продавца нет доказательств получения товаров покупателем (а товарная накладная без подписи покупателя таким доказательством не является), а значит, он не сможет подтвердить исполнение своих договорных обязательств. Этим и может воспользоваться нечистоплотный покупатель.

Во-первых, он может отказаться от оплаты товара, и продавец не сможет взыскать долг даже через суд. Ведь доказательств поставки у него не будет. И даже если исполнение обязательства по оплате товара было обеспечено банковской гарантией, получить деньги с банка по этой же причине не удастся.

Во-вторых, если товар был оплачен авансом, то покупатель может потребовать возврата денег, а также уплаты неустойки или процентов за пользование чужими денежными средствами ст.394, ст.395, ст.1107, . В этой ситуации покупатель может потребовать и повторной поставки товара.

Вопрос. Да, не очень радостная вырисовывается картина...

А. К.: Не спорю. Но все не так страшно. Во-первых, если товар забирает с вашего склада сам покупатель, вам не составит труда предъявить ему свой экземпляр накладной и получить его подпись. То же самое нужно сделать, если вы сами доставляете товар на склад покупателя. Во-вторых, как я уже сказал, подтвердить получение товара можно подписью покупателя на любом другом документе, подтверждающем получение товара.

Кстати, в связи с этим обращаю ваше внимание на то, что необходимо тщательно проверять полномочия лица, получающего товар от имени покупателя. Такие полномочия должны подтверждаться доверенностью, если, конечно, товар получает не руководитель организации, но это, согласитесь, редкость. И продавец вправе потребовать представления такой доверенности, при этом ее копию желательно оставить себе.

Если этого не сделать, покупатель может не признать факт поставки по той причине, что товар был принят неизвестными ему лицами, а это повлечет за собой судебное разбирательство. И в худшем случае для продавца все может закончиться отказом во взыскании долга за поставленный товар или возвратом предоплаты.

Универсальный документ объединяет в себе данные сразу двух разных документов, поэтому количество подписей на нем увеличивается. При этом, со стороны продавца и покупателя подписать его может как одно лицо, так и разные лица. Это зависит от того, как распределены соответствующие полномочия у сторон отношений. Так, если тот, кто подписывает УПД со стороны покупателя, имеет полномочия на приемку товара, отвечает за правильность оформления документа, то в УПД от имени покупателя может быть всего одна подпись. Однако таких подписей может быть и гораздо больше. В этой статье расскажем, какие подписи в УПД и когда нужно проставить.

Кто подписывает УПД со стороны продавца, исполнителя, подрядчика

УПД объединяет в себе два разных документа. В него включена форма счета-фактуры (обведена черной рамкой) и сведения, необходимые для оформления приема-передачи товара, результатов работ и т.д.

Обратите внимание, что . Это нужно учесть и форме УПД. Для этого УПД, как рассказала ФНС в приведенном ниже письме, можно откорректировать.

Таким образом, при подписании со стороны продавца, исполнителя, подрядчика (далее – Продавца) обязательные подписи в УПД включают:

• лиц, уполномоченных на подписание счета-фактуры;
• лиц, уполномоченных на отгрузку (передачу) товара, работ, услуг (строка 10);
• лиц, отвечающих за оформление операции (строка 13).

Предусмотрено, что если лицо одновременно уполномочено на подписание счета-фактуры и отгрузку (передачу) товара (работ, услуг), то в строке 10 подпись можно не ставить, достаточно указать ФИО и должность этого лица.

Также подпись можно не ставить в строке 13, если лицо, отвечающее за оформление операции, тоже самое, что и лицо, уполномоченное на отгрузку или передачу товара (работы, услуги).

При этом, если за оформление операции в компании отвечают несколько сотрудников, то УПД может быть подписан каждым из них. Для этого форму универсального документа можно доработать, включив, например, дополнительную строку 13а.

Такие разъяснения по поводу заполнения приводятся , в котором помимо прочего приводятся правила заполнения УПД. Подписи всех указанных лиц в приведенных случаях проставлять не обязательно.

Кто подписывает УПД со стороны покупателя (заказчика)?

Здесь правила заполнения УПД примерно такие же. Покупатель (заказчик) ставит подписи в строках 15 и 18. В 15 строке расписывается лицо, отвечающее за приемку товара, работы, услуги. В строке 18 лицо, которое отвечает за оформление операции.

Если это одно и тоже лицо, то его подпись достаточно поставить только в 15 строке. В строке 18 при этом нужно указать ФИО и должность этого лица, а подпись ставить не обязательно.

Если же за оформление операции отвечают сразу несколько сотрудников, то форму УПД можно дополнить дополнительными строками, например, строкой 18а, в которой должен будет расписаться другой ответственный сотрудник.

Ниже мы приведем образец, как подписать УПД, когда со стороны заказчика одно и тоже лицо отвечает и за приемку услуги и за оформление операции.

Нередкий вопрос к бухгалтерии от складских работников или иных лиц, принимающих товар по накладной формы ТОРГ-12: «Где ставить подпись? Там где «груз принял» или где «груз получил»?

Многие бухгалтеры сами не знают ответа на этот вопрос. Давайте разберемся.

Форма ТОРГ-12 стандартная и всем нам, казалось бы, хорошо известна. Она используется для оформления продажи товаров сторонней организации и является первичным учетным документом. Основными документами, регулирующими ее применение, являются

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона , оформление этой формы является обязательным при передаче товаров продавцом-грузоотправителем перевозчику или покупателю-грузополучателю.

Примечание сайт: C 1 января 2013 года бухгалтерский учет регулирует Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

«Груз принял»

Груз принимает любое материально-ответственное лицо, фактически принимающее груз. Например, завхоз. Таким лицом также может быть доверенное лицо, если доставка груза покупателю осуществляется через него. Это лицо обязано подтвердить грузоотправителю свои полномочия по приемке груза, предъявив оформленную в установленном порядке доверенность и внеся реквизиты доверенности в графу «Груз принял».

«Груз получил»

Грузополучателем как правило является одна из сторон сделки купли-продажи. Чаще всего это юридическое лицо. В графе «Груз получил грузополучатель» должна стоять подпись официального представителя юридического лица. Уполномоченным представлять интересы организации может быть лицо по доверенности или по Уставу. Например, генеральный директор.

Чувствуете разницу?

То есть груз сначала принимается складским работником, а потом получается уполномоченным представителем юридического лица. По факту это может быть один и тот же человек. Но важно помнить, что в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, с заполненными реквизитами. Незаполнение обязательных реквизитов является нарушением оформления первичного учетного документа.

Подведем итоги

По моему мнению, заполнение граф «груз принял» и «груз получил» является обязательным.

Вопрос: ...В каком порядке должно подписывать товарную накладную формы n ТОРГ-12 и счет-фактуру уполномоченное лицо по доверенности при отпуске груза? Должно ли оно подписывать эти документы за другое лицо? Уполномоченному лицу выдана доверенность на подпись документов за руководителя и главбуха. Должно ли уполномоченное лицо ставить свою подпись в строках "Директор" и "Главный бухгалтер"? (Консультация эксперта, 2010)

Вопрос: В каком порядке должно подписывать товарную накладную формы N ТОРГ-12 и счет-фактуру уполномоченное лицо по доверенности при отпуске груза? Должно ли оно подписывать эти документы за другое лицо, например кладовщика? Этому уполномоченному лицу выдана доверенность на подпись документов за руководителя и главного бухгалтера. Должно ли уполномоченное лицо ставить свою подпись в строках "Директор" и "Главный бухгалтер", если для него создана в документах отдельная строка "Уполномоченное лицо по доверенности N...", где указаны Ф.И.О. самого уполномоченного лица?
Ответ: Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу (п. 1 ст. 185 Гражданского кодекса РФ).
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).
Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено.
Отметим, что нормативно не установлено какой-либо специальной формы доверенности для указанного случая, поэтому допускается составление документа в произвольной форме, но при этом требуется указание определенных реквизитов:
дата составления доверенности;
место составления;
уполномоченное лицо (целесообразно с указанием паспортных данных);
наименование организации, от имени которой выдается доверенность;
содержание хозяйственных операций, которые уполномоченное лицо имеет право совершать от имени организации;
подпись руководителя и печать организации.
Кроме прочего, в доверенности целесообразно указать документы, которые имеет право подписывать уполномоченное лицо. Также необходимо указать, за какое должностное лицо (за руководителя или главного бухгалтера или за обоих лиц, за лицо, которое отпускает груз или которое производит отпуск груза) передается право подписи.
Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, в частности, наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, а также личные подписи указанных лиц (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).
Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций (утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132) предусмотрена товарная накладная формы N ТОРГ-12, которая применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Накладная составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей ТМЦ, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.
Товарная накладная (форма N ТОРГ-12) предполагает наличие подписей:
- "Отпуск груза разрешил" (с указанием должности, подписи и расшифровки подписи);
- "Главный (старший) бухгалтер" (с указанием должности, подписи и расшифровки подписи);
- "Отпуск груза произвел" (с указанием должности, подписи и расшифровки подписи).
В п. 2.1.2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5, указано, что накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар.
Учитывая, что каждый конкретный работник организации совершает тот или иной вид хозяйственных операций на основании установленной должностной инструкции, то, по нашему мнению, в указанных строках формы N ТОРГ-12 должны стоять подписи тех лиц, которые и будут непосредственно исполнять операции по отпуску груза в соответствии с организационной структурой организации. Это могут быть, например, менеджер (отпуск груза разрешил), кладовщик (отпуск груза произвел). При этом в строке "Главный (старший) бухгалтер" должна стоять подпись лица, исполняющего обязанности главного (старшего) бухгалтера
В силу п. 3 ст. 9 Закона N 129-ФЗ перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Отметим, что руководитель организации может передать часть своих полномочий (в частности, право подписи первичных документов) другому лицу.
Из вопроса следует, что среди документов, перечисленных в доверенности, указана товарная накладная ТОРГ-12. Доверенность выдана уполномоченному лицу на право подписи за руководителя и главного бухгалтера. Поэтому в товарной накладной уполномоченное лицо имеет право расписаться за главного бухгалтера в строке "Главный (старший) бухгалтер" с указанием должности и расшифровкой подписи. А также за руководителя в строке "Отпуск груза разрешил" при условии, что в организации отсутствует конкретный сотрудник, на которого возложены обязанности по отпуску груза, и при наличии записи в доверенности о том, что уполномоченное лицо наделено должностными обязанностями по отпуску товара.
На практике строку "Отпуск груза произвел" заполняет материально ответственное лицо организации, которое наделено должностными обязанностями по отгрузке товара, например кладовщик.
В случае временного отсутствия материально ответственного лица на работе (на период командировки, болезни, отпуска и т.п.) его функции по подписанию соответствующих документов должен взять на себя другой работник. Если у руководителя есть штатный заместитель, эти функции будут возложены на него. Если его нет или он по каким-либо причинам не выполняет функцию по подписанию документа, то право подписи передается иному работнику на основании доверенности, выданной от имени юридического лица.
Поэтому, по нашему мнению, если в доверенности указано, что уполномоченное лицо наделено должностными обязанностями по отгрузке товара, то в строке "Отпуск груза произвел" должна стоять его подпись с ее расшифровкой и указанием должности уполномоченного работника.
Относительно вопроса, должно ли уполномоченное лицо ставить свою подпись в строках "Директор" и "Главный бухгалтер", если для него создана в документах отдельная строка "Уполномоченное лицо по доверенности N..." (где указаны Ф.И.О. самого уполномоченного лица), отметим следующее. В накладной можно указать реквизиты доверенности, на основании которой действует уполномоченное лицо. Согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20, организация имеет право внести в форму товарной накладной дополнительные строки. Однако уполномоченному лицу расписаться в соответствующих строках накладной, по нашему мнению, все же необходимо.
Отметим, что отсутствие необходимых подписей ответственных лиц в товарной накладной (в том числе главного бухгалтера), как правило, приводит к возникновению у покупателей налоговых споров по вопросу сомнительности наличия соответствующих хозяйственных операций и, как следствие, признания у покупателей налоговых вычетов по НДС и учитываемых в целях налогообложения прибыли расходов.
Так, в Постановлении Президиума ВАС РФ от 11.11.2008 N 9299/08 суды пришли к выводам: первичные документы общества не подписаны уполномоченными лицами (отсутствует подпись руководителя, главного бухгалтера или иного лица, действовавшего от имени организации на основании приказа или доверенности); указанные первичные документы за период с марта по август 2004 г. содержат недостоверные сведения, а следовательно, вычеты по налогу на добавленную стоимость контрагентом общества не подтверждены документально.
В Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 09.04.2008 N А19-11067/07-43-04АП-4990/07-Ф02-1237/08 по делу N А19-11067/07-43 суды пришли к выводу, что затраты необоснованно включены налогоплательщиком в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Такой вывод суды сделали из оценки представленных обществом товарных накладных. Первичные документы не соответствовали требованиям ст. 9 Закона N 129-ФЗ, а именно: товарные накладные не содержат наименований должностей лиц, отпустивших товар.
Аналогичные выводы сделаны в Постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 29.04.2009 N Ф04-2483/2009(5364-А45-34) по делу N А45-11422/2008-23/365, ФАС Северо-Кавказского округа от 13.11.2008 N Ф08-6724/2008, от 04.05.2009 N А53-18876/2008-С5-27, от 15.07.2008 N Ф08-3970/2008, ФАС Северо-Западного округа от 30.10.2009 по делу N А13-11861/2008, от 21.08.2008 по делу N А66-7701/2007, ФАС Поволжского округа от 02.10.2008 N А57-3099/08.
Существуют и противоположные решения, из которых следует, что незаполнение в товарных накладных обязательных реквизитов является малозначительным нарушением оформления и не опровергает факт передачи товара.
Например, в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.02.2009 N А33-11818/07-Ф02-152/09 по делу N А33-11818/07 судом не принят во внимание довод налоговой инспекции о том, что товарные накладные составлены с нарушением установленных требований, поскольку спорные товарные накладные, где отсутствуют расшифровки подписи в строках "Отпуск груза произвел" и "Груз получил" и остальные строки заполнены надлежащим образом, позволяют установить факт получения товара обществом и принятие им товара к учету.
В Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 26.10.2009 по делу N А53-27009/2008-С5-34 суды отклонили довод налоговой инспекции об отсутствии в товарных накладных подписей и должности должностного лица в строках "Отпуск разрешил", "Отпуск произвел", сделав вывод о том, что во всех указанных налоговой инспекцией товарных накладных лицом, отпустившим и разрешившим отпуск товара, является генеральный директор поставщика, подпись с расшифровкой которого имеется на всех накладных. Отсутствие в накладных расшифровки подписи лица, принявшего и получившего груз, а также даты получения груза не может являться основанием для отказа в применении вычета по НДС, поскольку такое основание не предусмотрено Налоговым кодексом РФ.
Аналогичное мнение судей отражено в Постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 05.03.2008 N Ф04-1408/2008(1506-А45-34) по делу N А45-5924/07-31/153, ФАС Восточно-Сибирского округа от 23.11.2007 N А74-384/07-Ф02-8627/07 по делу N А74-384/07, ФАС Центрального округа от 17.03.2008 по делу N А48-3605/07-18.
Что касается счета-фактуры, то он не является первичным документом. Прежде всего он является основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету (ст. 169 НК РФ). Счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер компании либо иные лица, уполномоченные на то приказом по организации или доверенностью от ее имени.
При заполнении счета-фактуры налоговыми органами рекомендуется указывать вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера фамилии и инициалы лиц, уполномоченных его подписывать.
По мнению контролирующих органов, указанное в приказе (доверенности) уполномоченное лицо вправе подписывать счет-фактуру за руководителя организации и главного бухгалтера организации. При этом после подписи уполномоченного лица следует указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего данный счет-фактуру. В случае если в счете-фактуре в реквизитах "Руководитель организации" и "Главный бухгалтер" присутствуют фамилии и инициалы руководителя организации и главного бухгалтера организации, то под указанными реквизитами рекомендуется дополнительно указать следующие сведения: "За руководителя организации" и "За главного бухгалтера" соответственно. При этом уполномоченное лицо ставит свою подпись и после подписи указывает фамилию и инициалы лица, подписавшего данный счет-фактуру (Письма Минфина России от 28.04.2009 N 03-07-09/23, ФНС России от 18.06.2009 N 3-1-11/425@).
В то же время если в счете-фактуре присутствуют дополнительные реквизиты для лиц, уполномоченных подписывать счет-фактуру (например, указываются должность и реквизиты выданных им доверенностей), то такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований НК РФ (Письма Минфина России от 06.02.2009 N 03-07-09/04, от 28.01.2008 N 03-07-09/02 (направлено для сведения налоговых органов Письмом ФНС России от 22.02.2008 N 03-1-03/507), УФНС России по г. Москве от 23.01.2009 N 19-11/004827).
Таким образом, во избежание возможных проблем с налоговыми органами накладная по форме N ТОРГ-12 должна содержать не только наименование товара, его количество и цену, но и информацию о том, кто разрешил и произвел отпуск груза, кто принял и получил груз и т.д. Должны быть указаны должности уполномоченных лиц. Также товарная накладная должна содержать их подписи и расшифровки подписей и ссылки на документы, на основании которых действуют эти лица.
Исходя из разъяснений налоговых органов при заполнении счета-фактуры рекомендуется вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера указывать фамилии и инициалы лиц, уполномоченных его подписывать. Кроме того, в счет-фактуру организация может внести дополнительный реквизит, например: "Уполномоченное лицо по доверенности N...", где указаны Ф.И.О. самого уполномоченного лица, что не приведет к нарушениям норм налогового законодательства.
Е.А.Емельяненко
ЗАО "Сплайн-Центр"
Региональный информационный центр
Сети