Разработка должностной инструкции часто ошибочно поручается специалисту по кадрам. В силу того, что не каждый кадровый работник досконально знаком со спецификой производства, требования к должностной инструкции бывает очень сложно выполнить в полном объеме.
Оформление должностной инструкции регламентирует, главным образом, «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт относится к организационно-распорядительным документам, включенным в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации и «Общероссийский классификатор управленческой документации» . Должностная инструкция имеет собственный код по ОКУД – 0252051.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в к ГОСТу. В перечень реквизитов входят: название организации-автора (разработчика) документа; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления или издания; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст документа; отметка о приложении; подпись; гриф и визы согласования; отметка о заверке копии; отметка об исполнителе; идентификатор электронной копии.
Наименование организации указывается полностью в соответствии с учредительными документами. При наличии указывается: наименование вышестоящей организации, сокращенное наименование организации-разработчика, наименование обособленного структурного подразделения (если оно является автором).
Наименование вида документа (в соответствии с ОКУД)
Дата документа. Фиксирует время утверждения или подписания документа. Указывается непосредственно после утверждения
Регистрационный номер. Содержит порядковый номер и иные условные обозначения: буквенное обозначение вида документа, год выпуска, информация об исполнителе и так далее.
Место составления. Указывается, если не упоминается в названии организации, в соответствии с юридическим адресом организации.
Гриф утверждения . Реквизит, отражающий нормативный или правовой характер документа. Содержит слово «УТВЕРЖДАЮ» и данные лица, утвердившего инструкцию: инициалы, фамилия, дата утверждения.
Заголовок к тексту . Отражает содержание и функциональное назначение
Раздел «Общие положения» относится к частям должностной инструкции, содержащим положения общего характера.
п. 1.1 определяет название должности и назначение данной инструкции
п. 1.2 регламентирует уровень подчиненности, а именно: назначение на должность и снятие с нее
п. 1.3 устанавливает квалификационные требования к сотруднику: образование и стаж работы
п. 1.4 определяет перечень организационных и правовых норм, регламентирующих должностные обязанности
п. 1.5 Раздел «Должен знать» состоит из перечисления необходимых специальных знаний, необходимых для исполнения должностных обязанностей
п. 1.6 устанавливает уровень подчиненности
п. 1.7 регламентирует замещение сотрудника в период отсутствия
Кроме того, раздел «Общие положения» может содержать описание трудовой функции данной должности. Стоит заметить, что работодатель имеет право определить трудовую функцию работника, исключая обязанности, приведенные в или же, напротив, расширяя их перечень.
Функции и должностные обязанности выделяют в отдельные разделы должностной инструкции . Эти разделы описывают все виды работ, закрепленные за конкретной должностью. Приведенный пример должностной инструкции содержит описание функционала специалиста по кадрам. Перечень функций может быть определен задачей, поставленной для данной должности, а также разделением труда в коллективе.
Должностные обязанности, в свою очередь, устанавливают порядок исполнения функций. Соответственно раздел, включающий перечень должностных требований, содержит обязанности, регламентированные Трудовым кодексом, Федеральными законами и нормативными актами.
В приведенном примере функции и должностные обязанности объединены в одном разделе. Типовая схема должностной инструкции, как правило, позволяет не разбивать эти пункты, хотя предпочтительнее все же разнести их по разным разделам. специалиста по кадрам содержит перечень выполняемых работ, обязанности по изучению кадровой ситуации в организации, информировании о ней сотрудников и руководства, организации мероприятий по комплектованию предприятия кадрами, контролю документооборота и составлению отчетности.
Дополнительно в этот раздел можно включить обязанности по соблюдению трудового распорядка, соблюдению конфиденциальности, правила субординации и соблюдение техники безопасности.
П. 2.8 инструкции обязывает специалиста по кадрам принимать участие в планировании повышения квалификации персонала и его обучения. Вместе с тем в данном разделе, исходя из целесообразности, можно обязать специалиста регулярно повышать и свой профессиональный уровень.
При подготовке данного раздела важно с максимальной полнотой отразить все функции и обязанности сотрудника, занимающего определенную должность. В противном случае, это может повлечь за собой спорные или даже конфликтные ситуации.
Типовая форма должностной инструкции обязательно включает раздел, в котором закрепляются права, которые предоставляются сотруднику. Эти полномочия связаны с исполнением должностных обязанностей и, соответственно, с разделом, описывающим функции сотрудника в данной должности. Так, среди прав сотрудника могут быть:
В частности, должностная инструкция специалиста по кадрам закрепляет за кадровым работником право знакомиться с определенными документами, вносить предложения по оптимизации рабочего процесса, информировать руководство и запрашивать необходимую информацию, требовать содействия руководства в исполнении своих обязанностей и прав.
Раздел «Права» имеет логическое продолжение в виде следующего раздела – «Ответственность». В нем содержатся пункты должностной инструкции, устанавливающие содержание и форму ответственности за ее несоблюдение. Могут быть перечислены виды ответственности в соответствии с законодательством с указанием на действующий нормативно-правовой акт ТК РФ, ГК РФ, КоАП или УК РФ.
В нашем примере специалист несет ответственность за неисполнение должностных обязанностей, нарушения в пределах действующего законодательства и причинение материального ущерба.
Завершающим пунктом должностной инструкции специалиста по кадрам является пункт, регламентирующий внесение изменений в нормативный документ. Допустимы изменения по мере необходимости и установлен максимальный срок, в течение которого изменения могут не вноситься. Кроме того, оговаривается порядок ознакомления сотрудников с изменениями в документе.
Стоит отдельно отметить, что внесение изменений может быть инициировано работодателем, руководителем структурного подразделения или же самим работником. Однако эти правки не могут быть причиной изменения должностных обязанностей. В противном случае, это повлечет перевод на другую работу. (). Работодатель не может в одностороннем порядке вносить изменения в должностные обязанности сотрудника. Исключением являются причины, отраженные в
Основание для выпуска документа. Содержит данные о документе, являющемся основанием для издания инструкции: распоряжении или приказе с указанием названия документа, его идентификатора и даты выпуска.
Подпись уполномоченного должностного лица. Подпись должна включать наименование должности, собственноручную роспись и ее расшифровку.
Гриф согласования документа. Реквизит выражает согласие структурного подразделения, не являющегося автором документа, с его содержанием. Включает наименование структурного подразделения, должность его представителя, роспись и расшифровку, дату согласования. Данный реквизит может быть оформлен на отдельном листе, В таком случае, в конец должностной инструкции ставится отметка о наличии листа согласования.
Виза ознакомления. Может быть проставлена на оригинале документа при отсутствии журнала ознакомления или отдельного листа ознакомления. Виза должна содержать должность сотрудника, его подпись и дату ознакомления.
Дополнительно может ставиться отметка с идентификатором электронной копии документа или иными поисковыми данными.
Получить пример должностной инструкции и рекомендации по заполнению шаблона, уточнить необходимые разделы должностной инструкции, разработать документ, удовлетворяющий все требования к должностной инструкции, вы сможете, ознакомившись с другими материалами:
12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку
Этот документ относится к внутренним обязательным актам, регулирующим деятельность предприятия. Такие инструкции обычно регламентируют особенности управления, отчетности, обеспечения и координирования деятельности сотрудников. Поэтому не следует забывать про общие правила оформления должностных инструкций .
Современное делопроизводство требует составления согласованных и непротиворечивых локальных актов. Их разрабатывают для достижения трех целей:
Каждый образец оформления должностной инструкции имеет свои нюансы. При этом каких-либо единых правил закон не устанавливает.
Этот правовой акт должен успешно выполнять следующие задачи:
Должностные инструкции обычно разрабатывают руководители структурных подразделений фирмы на основе выполняемых сотрудником функций и внутренних правил компании.
Рассматриваемый документ является локальным нормативно-правовым актом, поэтому имеет свою специфику. Его оформляют в трех экземплярах:
Должностная инструкция может выступать приложением к трудовому договору или быть издана отдельно. При необходимости содержание согласуют с профсоюзом.
Вот основные требования, которые нужно учитывать в процессе составления текста:
По общепринятым форматам, документ должен раскрывать все вопросы, которые касаются трудовой деятельности служащего. При подготовке содержания рекомендуем руководствоваться постановлением Минтруда № 37. Это Квалификационный справочник должностей, содержащий общие характеристики для всех них. Текст нужно только адаптировать для конкретной организации.
Основные разделы должностной инструкции :
В зависимости от сложности документа его составлением могут заниматься начальники отделов или непосредственно руководители организаций. Такая процедура может потребоваться:
На основании правил, установленных государственными стандартами, в [составе инструкции] должны присутствовать такие реквизиты:
На первом этапе оформления документа подготавливают предварительный вариант содержания с учетом:
На втором этапе проект согласовывают с начальниками отделов, которых он касается. При необходимости вносятся поправки.
Третий этап предполагает утверждение должностной инструкции руководителем предприятия. Кроме того, требуется наличие подписи начальника отдела кадров и структурного подразделения, для которого предназначен документ. После этого происходит ознакомление сотрудника с содержанием (под роспись) и лиц, которых могут коснуться произошедшие изменения.
В процессе трудовой деятельности обязанности работника могут меняться. Такая ситуация возникает, например, при изменении цели компании или расширении сферы услуг. При существенной коррекции функционала потребуется сделать поправки в должностной инструкции, чтобы в дальнейшем избежать множества конфликтов. Расскажем, как как оформить все изменения.
Последовательность действий такова:
По окончании всех формальностей сотрудник приступает к выполнению обязанностей на новых условиях соглашения.
Заметим, что должностная инструкция не является индивидуальным личным документом для конкретного работника. Ее составляют согласно определенной должности, и она вообще не содержит имен. При несоблюдении этого условия работодателю придется переделать документ при увольнении служащего.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Оформление должностной инструкции – процедура необязательная, в ТК нет четких указаний на этот счет. Тем не менее, этот документ может понадобиться в случае возникновения трудовых споров, для четкой регламентации функционала сотрудников и при подборе кандидатов на свободную вакансию. Подробнее о том, для чего нужна должностная инструкция, и как ее составить, читайте в этом материале.
Предназначение должностной инструкции:Исполнение работником обязанностей регулируется соглашением, которое заключается между ним и работодателем. Основным документом является должностная инструкция.
Для подсобного рабочего, такая инструкция представляет собой наиболее важный документ. Ее положениями он обязан руководствоваться в своей повседневной рабочей деятельности. Указанный документ включает все его обязанности, права и основные требования.
Должностная инструкция подсобного рабочего состоит из нескольких взаимосвязанных частей. Оформление документа происходит по определенному алгоритму.
Начальные положения называются общими. Они устанавливают главные требования к лицу, замещающему данную должность. Поэтому, к числу общих положений следует отнести:
При этом работодатель вправе по собственному усмотрению дополнять общие положения иными нормами. Это относится к его исключительной компетенции. Поэтому, содержание данного раздела может существенно меняться.
Ключевое значение в должностной инструкции подсобного рабочего на производстве, являются его функциональные обязанности. Именно этот раздел четко устанавливает обязанности лица.
Применительно к специфике производственной деятельности, следует указать:
Специфика деятельности подсобного рабочего предполагает использование его труда для решения самых различных задач, не требующих квалификации. Поэтому, данные сотрудники могут привлекаться для любых видов работ.
Особенности деятельности предприятий сферы ЖКХ обуславливают возложения на сотрудников определенных обязанностей:
В целом, деятельность таких сотрудников в сфере ЖКХ схожа с производством. Ведь они в любом случае не выполняют сложных задач, а только помогают выполнить их сотрудникам, имеющих специальное образование или категорию.
Должностная инструкция подсобного персонала по кухне в школе имеет свою специфику. Поскольку его задачи так или иначе связаны с процессом приготовления пищи, лицо обязано иметь санитарную книжку.
Это послужит гарантией безопасности для учеников и персонала образовательного учреждения. В числе основных функций сотрудника, следует выделить:
Вместе с функциями, лицо должно иметь и права. Как правило, такие права предполагают возможность ходатайствовать перед руководством об улучшении условий труда, получать достоверную информацию о характере деятельности и произведенных изменениях.
Должностная инструкция подсобного персонала в больнице должна определять его задачи. Применительно к специфике медицинского учреждения, данное лицо должно убирать мусор, выполнить разгрузочные и погрузочные работы.