Бланки трудових книжок за роками. Як правильно вшити та заповнити вкладиш у трудову книжку

15.04.2018 Документи

До трудовій книжціу деяких випадках може додаватись особлива вкладка. Зразок заповнення цього документа має бути під рукою кожного працівника кадрової служби. З'ясуємо, навіщо він потрібен, і навіть розберемося, як правильно його оформити, пронумерувати і вшити в книжку.

Оформлення вкладиша у трудову книжку + зразок

Вкладиш одночасно є додатком до трудової книжки та її продовженням. Необхідність у видачі виникає у тому випадку, коли закінчуються листи для запису відомостей про місця роботи громадянина.

Увага: вкладка без самої книжки недійсна.

Хто зобов'язаний видати та заповнити документ

Вкладиш має заповнюватися від імені роботодавця. Він же є відповідальним за його придбання та оформлення.

Приклад оформлення титульного листа трудової книжки та вкладиша до неї

Як оформити новий вкладиш за всіма правилами

Вкладиш має чітко встановлену форму, представлену на ілюстрації вище. А нижче наведено чіткий алгоритм оформлення вкладиша.

Першу сторінку заповнюємо основними відомостями про вашого співробітника. Ці дані мають бути ідентичні тим, що містяться у трудовій книжці.
На титульному листі трудової книжки робиться запис про дату видачі кожного нового вкладиша, його серію та номер.
Нумерація записів продовжує нумерацію трудової.
До книги обліку трудових книжок також вноситься запис про видачу всіх вкладишів.

Вклеїти чи вшити?

Документ має бути обов'язково вшитий у трудову книжку працівника. Але немає чітко прописаного регламенту про те, як і де саме це має бути зроблено. Зазвичай роботодавці вшивають його наприкінці трудової книжки.

Якщо в книзі заповнені всі сторінки одного з розділів, в неї вшивається вкладиш, який оформляється і ведеться роботодавцем у тому ж порядку, що й трудова книжка.

п. 38 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225

Оформлення заяви про видачу нового бланку

Нижче наведено зразок заяви про видачу вкладиша. Його слід писати працівникові на ім'я роботодавця у разі виникнення такої потреби.

Головному бухгалтеру
ТОВ «Ластівка»
А.А. Смирновий
від Л.Д. Макушина

ЗАЯВА
Прошу Вас оформити мені вкладку в мою трудову книжку у зв'язку із закінченням розділу «Відомості про роботу».
Зобов'язуюсь сплатити вартість вкладиша у розмірі 200 руб. 00 коп.

Хто має купувати документ

Обов'язок із придбання вкладиша бере він роботодавець. Пізніше він утримає вартість вкладиша з заробітної платиспівробітника виходячи з написаної ним заяви. У деяких організаціях це можна зробити безкоштовно.

Як анулювати неправильну вкладку, чи можна її списати

Така ситуація може виникнути у випадку, якщо, наприклад, видана раніше вкладка була втрачена або в ній виявилися серйозні помилки. У такому разі працівник повинен звернутися до того наймача, який видавав йому загублений вкладиш. Роботодавцю необхідно зробити офіційну позначку у трудовій книжці про анулювання раніше виданого вкладиша та зробити позначку про видачу нового документа. Всі ці зміни фіксуються у книзі обліку трудових.

Чого не можна робити

Вносити поправки до помилок. Якщо було допущено помилку, необхідно заповнювати новий бланк.
Застосовувати друкарську форму неналежного зразка.
Підшивати у трудову порожні листи.

За порушення цих вимог на роботодавця чи відповідального співробітника відділу кадрів може бути накладено штраф.

Кожна офіційно працевлаштована людина має трудову книжку, де вказується весь її трудовий стаж. Завдяки цій системі, роботодавець може наочно побачити, в яких сферах діяльності працював претендент, а також який рівень досвіду він має. Сама трудова книжка є невеликим документом, схожим на паспорт. Усередині вказано Особиста інформаціявласника, найменування організацій, у яких він працював та причини звільнень з них. Якщо трудовій книжці закінчилися сторінки заповнення, то неї можна придбати вкладиш. У цій статті способи оформлення вкладиша та місця для його придбання. Читайте інструкцію, як відновити трудову книжку.

Якщо закінчилася одна з граф трудової книжки і подальше заповнення неможливо, з'являється необхідність придбання вкладиша. Вкладиш вшивається в книжку і несе в собі ті ж функції, що і документ. Вкладиш неможливо використовувати без трудової книжки. Кількість вкладишів може бути необмеженою. Якщо у вкладку було внесено недостовірну інформацію, то документ анулюється і вилучається з трудової книжки. Відмітка про це має бути зроблена на титульному аркуші основного документа. Потім оформляється новий вкладиш, який реєструється та заново вшивається у трудову книжку.

Як оформити?

При придбанні вкладки в ТК ставиться відповідний штамп. Насправді немає якогось спеціального указу про те, де цей штамп має стоять, тому зазвичай його ставлять у верхній правий кут титульного листа. Там же вказується серійний номер вкладки.

На титульному листі вкладиша має бути поставлена печатка організації, яка була відповідальною за його видачу. Якщо друк з якихось причин не проставлено, за ним слід звернутися до керівника, оскільки без друку вкладка стає недійсною.

Для того, щоб отримати вкладку, спочатку потрібно написати відповідну заяву та віддати її керівнику. Варто зауважити, що вартість вкладиша оплачується працівником та вказується у заяві.

Як вшити?

Неприпустимо, щоб вкладка просто лежала в трудовій книжці. Він стає дійсним тільки в тому випадку, якщо є одне ціле з основним документом. Зазвичай вкладка вшивається після останньої сторінки трудової книжки. Вшиваючи вкладиш, необхідно використовувати п'ять проколів – менша кількість є ненадійною. Ознайомитись з керівництвом як розрахувати продуктивність праці та формула розрахунку.

На відео показано, яким чином можна вшити вкладку у трудову книжку:

часті питання

Де взяти вкладку у трудову книжку? Вкладиш може бути оформлений після заяви співробітника. Також вкладку можна придбати в книгарні або в спеціалізованому кіоску. Читайте .
Хто має купувати вкладку? Купівля вкладки – обов'язок співробітника, якому він знадобився. Тим не менш, організації закуповують вкладиші оптом. величезній кількості. Тому, швидше за все, не доведеться шукати вкладиш у магазинах – достатньо буде написати заяву на оформлення вкладиша та віддати його роботодавцю, а вартість вкладиша буде утримана із заробітної плати.
Де має стояти запис про те, що вкладка була видана? При видачі вкладиша на титульний лист трудової книжки ставиться відповідний друк.
Як триває нумерація у вкладці? У вкладці нумерація продовжується з того числа, яке має йти після номера останнього запису у трудовій книжці.
Що робити, якщо втрачено вкладку для трудової книжки? Ця ситуація не передбачена в жодному нормативному актіТак як вкладиш практично відразу вшивається і втратити його складно. Проте, якщо така ситуація сталася, слід попросити співробітника написати пояснювальну з приводу втрати вкладиша. Потім необхідно видати указ про видачу нового вкладиша та продовжувати ведення записів у ньому. Огляд які виплати покладено у разі скорочення працівника тут: .

Де реєструються вкладки для трудової книжки?

До кінця трудової діяльності багато громадян виявляють, що трудова також завершується, тобто сторінки в ній закінчуються.

У деяких осіб, які відрізняються особливою активністю, остання сторінка заповнюється, коли до пенсійного вікуще дуже далеко. У таких випадках ситуація вирішується рахунок вкладиша, який вшивається в трудову, що закінчується, продовжуючи її.

Дорогі читачі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок має унікальний характер.

Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему – звертайтесь у форму онлайн-консультанта праворуч! Це швидко і безкоштовно!

Вконтакте

Що таке вкладка?

Вкладиш у ТК – документ, що має такі характеристики:

розмір (формат) 88х125 мм;
картонна обкладинка;
містить 46 сторінок;
має елементи захисту.

Усередині бланк вкладиша точно повторює графи та іншу структуру трудовий, а також наділений власним ідентифікаційним номером, який проставлено на кожному аркуші вкладки у верхньому правому кутку.

Ідентифікаційний номер вкладиша реєструється у книжці працівника, що створює нерозривний зв'язок між цими двома документами.

Як використовується і для чого потрібний?

Після завершення використання ТК, якщо остання сторінка документа заповнена і на ній не залишилося місця для необхідного запису, ні в якому разі не можна:

Закреслювати відомості про нагородження та заохочення і вносити замість них відомості про роботу.
Вкладати або вклеювати чисті листи від трудових бланків і вносити на них відомості.
Заводити нову трудову.

Після закінчення вільного місця, необхідного для внесення записів про трудову діяльність особи, необхідно завести вкладку у трудову книжку.

Вкладиш стане єдиним правочинним продовженням внесення записів до ТК, що продиктовано Правилами, затвердженими на урядовому рівні 16.04.2003 за №225.

На вкладиші продовжуватимуть записи в тому ж порядку і за аналогією з тим, як це відбувалося при заповненні трудового.

Відповідно вкладиш стане правовою підставою для оформлення трудового стажу працівника та його наступного обліку при нарахуванні пенсії.

Де отримувати?

За великим рахунком, працівника це питання не турбуватиме.Бланки вкладишів, як і бланки трудових повинні зберігатися у відділі кадрів підприємства чи бухгалтерії. На маленьких підприємствах, де цих відділів відсутні, за зберігання бланків відповідає уповноважена особа.

Індивідуальний підприємець забезпечує бланками працівників особисто.Тобто бланки у роботодавця завжди мають бути. Він зобов'язаний закуповувати їх у спеціалізованих торгових організаціяху міру необхідності та зберігати поза доступом для сторонніх осіб, попередньо зареєструвавши у прибутково-видатковому журналі.

У міру необхідності, коли в трудову, що закінчилася, потрібно внести запис, уповноважений за внесення записів працівник отримує бланк вкладиша під розпис і акуратно, з дотриманням норм і правил, заповнює його.

Придбати вкладку зобов'язана організація (підприємство) або роботодавець юридичної особи.

Ці бланки, як і бланки книжок, мають певний ступінь захисту, їх придбання здійснюється роботодавцем відповідно до положень та в порядку, встановлених Міністерством Фінансів РФ.

Зазвичай організації укладають договір про постачання бланків на підприємство. Довіряти цю процедуру працівнику неправомірно , оскільки у зону його доступу немає можливості контакту з зазначеними організаціями, які гарантують якість бланків. Він може придбати бланк, якість якого є сумнівною. А роботодавець зобов'язаний співпрацювати з компаніями, які мають ліцензію на реалізацію поліграфічної продукції.

Організація має право на розсуд керівника:

Передати бланк працівнику безоплатно (п.44, 48 Правил).
Стягувати гроші за видачу бланка вкладки (п.47 Правил).

При цьому роботодавець не має права завищувати ціну на бланки вкладишів у порівнянні із ціною закупівлі. Якщо партія бланків вкладишів закуповувалась за відповідною вартістю, а згодом ціна зросла – це також не може спричинити підвищення ціни на бланк.

Заява на отримання

Якщо роботодавець стягує гроші, витрачені ним на придбання бланків вкладишів, він може використовувати два актуальних способи:

отримати готівкою;
відняти від зарплати.

Вибір методу компенсації вартості бланка залежить від роботодавця, він може надати вибір зручного способу оплати працівникові. Але роботодавець повинен розуміти, що працівник, який воліє, щоб кошти вирахували із зарплати, повинен підтвердити це письмово, у формі заяви.

Заява пишеться бухгалтеру, головному бухгалтеру чи кадровику.

Все залежить від порядку, встановленого у створенні. Якщо питання займається уповноважена особа – заяву потрібно буде написати їй. Проте складається воно з ім'ям керівника організації чи підприємства. Уповноважена особа або відділ приймуть її, засвідчать підписом керівника підприємства та пустять у діловодство.

На підставі підписаної керівником та оформленої за всіма правилами заяви можна зробити відрахування коштів. Без прохання, висловленого у заяві, жодних відрахувань робити не можна.

Правильно скласти заяву можна у вільній формі, за аналогією з іншими заявами.

У ньому мають бути зазначені у верхньому правому кутку прізвище та ініціали керівника, до якого звертається працівник, а нижче – відомості про заявника.

Заявити у тому, що у трудову книжку необхідний вкладиш, із зазначенням причини.
Попросити видати та належно оформити вкладиш у ТК.
Просити відняти вартість бланка вкладиша із заробітної плати за поточний місяць. Обов'язково вказати суму, яка відповідає вартості бланка вкладиша. Ці відомості можна отримати у відповідальної особи або бухгалтерії.
Поставити дату та підпис

Видача вкладиша

Вкладиш у ТК видається не особисто на руки співробітнику.

Його може отримати лише уповноважена особапід розпис. Якщо уповноважений за ведення ТК зберігає бланки у себе в сейфі (шафі), йому залишається лише взяти бланк вкладиша і почати заповнювати його. Проте заповнення бланка є його видачею. Відповідно, якщо підприємство стягує плату за бланки – працівнику потрібно розписатися у прибутково-видатковій книзі бланків самому чи написати заяву.

Запис про видачу вкладиша у ТК складає внутрішній стороні обкладинки трудовий. Тут кадровик чи відповідальний ставить штамп та номер вкладиша. Цей номер проставлений по всьому продовженню вкладиша, на всіх аркушах друкарським способом, тобто кожен екземпляр цього документа є унікальним. Запис про видачу дає йому юридичну силу повноцінного документа.

Формулювання запису, за допомогою якого вкладиш засвідчується на лицьовій стороні трудової, проста: «Видано вкладиш (зазначити його ідентифікаційний номер)». Жодної іншої інформації тут давати не потрібно.

Де реєструються?

Після придбання організацією бланків трудових та вкладишів до них вони повинні бути проведені відповідним актом приймання. Після їх придбання вони повинні бути оформлені у відповідному журналі. Тут реєструється їх прихід та витрата.

Ця прибутково-видаткова книга обліку бланків ведеться бухгалтерією, тому найчастіше і бланки зберігаються тут же. В інших випадках бухгалтери лише отримують партію бланків, одразу передаючи їх кадровикам або уповноваженим. Якщо бланки зберігаються у бухгалтерії, кадровик дає заявку головному бухгалтеру, а згодом звітує використання бланка.

Якщо бланк зіпсований при заповненні титульного листа або внесення первинного запису у вкладку, він списується спеціальним актом та знищується. Виправляти зіпсовані таким чином бланки або продовжувати використовувати їх неприпустимо.

При прийомі працювати співробітника з вкладишем у трудовий, у Книзі обліку руху ТК вкладиш реєструється разом із трудовой. Реєстрація в Книзі здійснюється за даними, що складають форму основного документа (ТК).

Правила та інструкції ведення та заповнення вкладиша у ТК

Ведення вкладиша орієнтується на два найважливіші в цьому плані документи:

Правила, затверджені Урядом 16.04.2003 року за №225.
Постанова Міністерства праці та соціального розвитку від 10.10.2003 року за № 69 – Інструкції щодо заповнення та ведення ТК та вкладишів до них.

Вкладиші заповнюються відповідно до перерахованих нормативних документів.

Заповнити вкладку в ТК потрібно акуратно, без помарок.Він заповнюється до внесення номера до ТК та підшивки. Справа в тому, що при заповненні може бути допущена помарок або опис.

У цьому випадку доведеться змінювати бланк і виправляти внесений на титульний лист трудовий номер. Якщо при заповненні титульного аркуша вкладиша допущено помилку чи помилку – бланк потрібно замінити та зробити акуратний запис на новому бланку, а зіпсований – списати актом.

Дата заповнення зазвичай вибирається не довільно, а пов'язана з необхідністю внесення нового запису:

про прийом чи звільнення;
про перейменування відділу чи організації;
про зміну форми власності тощо.

Наприклад, працівник подав заяву про звільнення за 2 тижні наперед. У цей період готується наказ про звільнення і упорядковується ТК. Якщо є потреба – заповнюється вкладка. Іноді заповнення вкладки пов'язане з черговою інспекторською (або іншою) перевіркою. Тобто дата заповнення вкладиша має бути пов'язана з певним подією, відбитим у трудовий. Проте такий зв'язок можна допустити.

Штамп про видачу може правомірно замінити собою напис, внесений вручну.Так само як і напис, штамп ставиться у верхньому правому кутку титульного аркуша трудового. Це невеликий прямокутник 10х25 мм, який складається з формулювання: "Видано вкладиш". Номер вкладки вписується уповноваженим за видачу.

Перенесення запису з ТК у вкладку здійснюється безпосередньо. Кадровик або відповідальний повинен візуально визначити, щоб останнього запису вистачило місця на сторінці.

Він вносить її, заповнивши місце, що залишилося. Наступний запис вноситься вже у вкладку. Нормою вважається, якщо запис про прийом залишився у трудовому. А до вкладиша внесено відомості про звільнення.

Нумерація записів у вкладці продовжує нумерацію записів, внесених до трудової.Тобто перший порядковий номер у вкладиші на одиницю більший за той, який виявився останнім у трудовій книжці. Якщо одна вкладка вже існує, наступна продовжує нумерацію попереднього.

Покрокове оформлення

Чистий бланк вкладиша заповнюється за аналогією із записами у трудовій книжці.

Однак, у вкладці відомості можуть бути більш актуальними. Наприклад, змінилося прізвище у зв'язку із заміжжям. Працівник придбав вища освіта, підвищив розряд тощо. Необхідно обов'язково ідентифікувати відомості у документах. Якщо на титульному аркуші не відображено нове прізвище працівника – його неприпустимо вказувати у вкладиші без зміни трудового.

Після заповнення вкладки, щоб уникнути помарок:

Потрібно перевірити всі внесені відомості на титульний аркуш та у графи вкладиша.
Поставити штамп або зробити запис про видачу вкладки.
Внести унікальний ідентифікатор (номер) вкладки.
Підшити вкладку до трудової.

Правильно підшитий вкладиш повинен бути скріплений з трудовий.Кріплення повинне відповідати інструкціям.

Його не можна приклеювати, закріплювати скріпками, металевими скобами та користуватися іншим матеріалом. Він підшивається до внутрішньої сторони трудової обкладинки, точніше – між обкладинкою та останньою сторінкою книжки.

Підшивається він за допомогою ниток.Для цього використовують звичайні бавовняні нитки, найкраще — № 10. Вони досить міцні та не розривають папір під час використання вкладиша. Пришивають вкладку наступним чином:

Від верхнього та нижнього краю вкладиша відступають приблизно по 2-3 см.
Шилом роблять отвори.
Голка з ниткою протягується в обкладинку вкладиша і трудову обкладинку, витягуючись через її задню стінку.
Голка повертається, просуваючись через задню стінку обкладинки трудової, потім через отвір в обкладинці вкладиша.
Таким чином, потрібно зробити кілька акуратних стібків, прикріпивши нитками вкладиш у ТК.

Чи діє вкладка без трудової?

Сам по собі вкладник не є дійсним, про що констатують положення Правил та Інструкцій, а також інші правові документи Трудового законодавства.

Без ТК за вкладкою неприпустимо:

приймати на роботу;
звільняти з роботи;
робити обліковий запис;
проводити інші процедури.

Вкладиш має бути підшитий до трудової книжки та зареєстрований на її титульному аркуші. Лише після цього документ вважається дійсним.

Корисне відео на тему

Висновок.

Вкладиш у трудову книжку – вихід із будь-якої складної ситуації, як у книзі закінчуються сторінки її ведення. Тільки вкладка може стати адекватним способом вирішення проблеми. Але він не може мати самостійного статусу документа, його юридична сила визначена трудовою. І тому його видача реєструється на титульному листі ТК.

Відповідальність заповнення вкладиша трудової книжки зазвичай покладається роботодавцем на працівника кадрової служби. Правила заповнення вкладиша у трудову книжку нічим не відрізняються від правил заповнення самої книжки, однак у кожному питанні є невеликі нюанси, які ми розглянемо далі.

Вкладиш у трудову книжку та її заповнення

Цей вкладиш - це окремий документ. Однак він є фактично дійсним без надання трудової книжки, на якій повинні бути проставлені реквізити цього вкладиша. Оформлення вкладиша проводиться у тому разі, як у трудовий книжці у кожному з розділів закінчилося місце для записи. Кількість вкладишів у трудову не обмежується жодними нормативними документами, їх слід заводити за необхідності.

Отриманий фахівцем з кадрів бланк вкладиша слід зареєструвати у всіх необхідних облікових документах та вшити міцними нитками у трудову книжку відповідного працівника. Далі необхідно проставити в цій трудовій книжці на титульному аркуші спеціальний штамп, де є позначення «Видано вкладиш», та вказати в ньому серію та номер вшитого вкладиша.

Як правильно заповнити вкладку трудової книжки?

Перша сторінка вкладиша містить самі відомості, які заповнювалися на титульному аркуші трудовий книжки працівника. Однак треба бути особливо уважним при заповненні цієї сторінки вкладиша і не варто переписувати всі дані з трудової книжки, оскільки у співробітника за період його трудової діяльності в цій організації могли змінитися професія (спеціальність) та рівень його освіти, та й прізвище -) теж. Фахівець з кадрів повинен вносити всі записи тільки на підставі підтверджуючих документів, дійсних у період, які йому зобов'язаний надати цей співробітник.
Датою заповнення вкладки зазвичай вважається та дата, з якої почався перший запис в цьому вкладиші.
Фахівець з кадрів, що заповнював першу сторінку вкладки, наприкінці неї повинен поставити свій підпис.
Завіряється вкладка печаткою роботодавця.
Особистий підпис працівника першій сторінці вкладиша у його трудову книжку також необхідна.
Записи у вкладиші є продовженням записів у трудовій книжці, тому їхня нумерація також має бути продовжена.
Усі відомості про роботу даного співробітника та його нагородження слід вносити у вкладку так само, як і в трудову книжку.

Виправлення допущених помилок під час заповнення вкладки

При заповненні вкладиша до трудової книжки можуть бути допущені помилки. Фахівець з кадрів повинен знати правильний вихід із цієї ситуації.

Буде правильно, якщо працівник кадрової служби здійснить заповнення бланка вкладиша до того, як увіє його і проставить у трудову книжку відповідний штамп про видачу цього вкладиша із зазначенням його реквізитів.

Оскільки помилково внесені записи під час заповнення нового бланка вкладиша виправленню не підлягають, то відповідальній особінеобхідно буде замінити його на такий самий чистий бланк. Оплата вартості такого зіпсованого бланка входить до обов'язку роботодавця.

Про зіпсоване бланк вкладки слід скласти акт, а сам бланк підлягає знищенню. У такому разі фахівець з кадрів повинен буде видаляти цей бланк вкладиша із трудової книжки, робити запис про недійсність проставленого штампу у трудовій книжці працівника та проставляти новий штамп із реквізитами нового вкладиша. При цьому слід врахувати, що для таких виправлень на титульному аркуші трудової книжки не передбачено додаткового місця. А якщо зіпсований бланк уже був зареєстрований у книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів у них, то доведеться і до цієї книги вносити відповідні виправлення.

Тому відповідальним за ведення трудових та вкладишів у них слід запам'ятати, що спочатку проводиться заповнення вкладиша, і лише потім його можна вшивати, реєструвати та проставляти у трудову книжку працівника штамп про його видачу.

Якщо запис або його частина потрапила до іншого розділу

Нерідко через неуважність допускається ще одна помилка. Коли закінчилися вільні рядки у розділі трудової книжки «) Відомості про роботу») працівники кадрових служб, перегортаючи сторінку, продовжують розпочатий запис вже на сторінці «) Відомості про нагородження»), при цьому не помічаючи, що потрібний розділ вже закінчено. Яким чином у такому разі потрібно внести виправлення та як правильно зробити запис у вкладку у трудову книжку?

У п.30 Правил №225 про ведення трудової книжки прописано, що не допускається виправляти помилковий запис шляхом її закреслення. Її можна буде змінити лише шляхом внесення до трудової книжки запису про її недійсність з наступним внесенням правильного запису.

Якщо запис про роботу частково потрапив у розділ «Відомості про нагородження»), то спочатку потрібно буде пронумерувати цю її частину, вписати повну та скорочену назву організації, яка вносить зміни, а потім проставити наступний порядковий номер та визнати помилковий запис недійсним.

Розглянемо варіант, коли частина запису про звільнення працівника потрапила на сторінку «Відомості про нагородження»), і фахівець з кадрів помітив це до того, як запевнив її своїм підписом і поставив друк. В цьому випадку помилковий запис можна не дописувати, а відразу починати його виправлення. Наприклад:


1				кодексу Російської Федерації
				Закрите акціонерне товариство «)Лінінвест»)
				(ЗАТ «Лінінвест»))
2	17	01	2014	Запис за номером 1 недійсний
				Інспектор із кадрів Підпис Н.К. Галкіна
				Друк

Тепер у вкладиші у потрібному розділі можна зробити правильний запис, який продовжуватиме раніше зроблені записи у трудовій книжці.

У нашому випадку слід внести недописану частину запису про звільнення до графи №3 розділу вкладиша «Відомості про роботу»), а потім завірити її підписом фахівця з кадрів та печаткою організації. Наприклад:

Зміна прізвища

Припустимо, що у працівника змінилося прізвище, наприклад, співробітниця вийшла заміж, або розірвала шлюб. На підставі її заяви та наданих нею підтверджуючих документів необхідно видати відповідний наказ. Потім фахівець з кадрів має внести зміни не лише до трудової книжки працівника, а й у вшитий та оформлений вкладиш. Для цього на титульному аркуші обох документів слід акуратно закреслити однією рисою колишнє прізвище та поряд із нею вписати нове прізвищепрацівника.

Потім на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки слід зробити посилання на наданий працівником документ, що підтверджує факт зміни його прізвища, завірити підписом фахівця з кадрів та поставити печатку організації.

Наприклад:

Минули ті часи, коли людина починала працювати на одному підприємстві підмайстром у віці 18 років і йшла з нього на пенсію на посаді майстра чи начальника виробництва. Зараз за трудову діяльністьУ пошуку більш «теплого» містечка співробітник може змінити десяток організацій. Трудова книжка не нескінченна і потрібні сторінки можуть закінчитися. Як упорається з цією проблемою, розглянемо докладно у цій статті.

Потреба додаткової вставки виникає, коли немає чистих сторінокформуляра, необхідні внесення нових записів.

Раніше кадровики особливо не турбували себе придбанням нових бланків, а просто перекреслювали відомості про нагородження та робили необхідні записи. Нині таке ведення документації є неприпустимим.

Також заборонені такі дії:

вклеювання в книгу чистих сторінок з позначкою відділу кадрів про таку модифікацію документа;
оформлення другого формуляра протягом початкового.

За відсутності чистих сторінок для внесення відомостей про переміщення з одного місця роботи в інше необхідно оформляти вкладку. Цей документ відповідає правилам ведення кадрової документації.

Наявність кваліфікованих співробітників, відповідальних за правильне ведення кадрової документації – це головний біль керівника. Відсутність кваліфікованих менеджерів з персоналу призводить до великих проблем як для підприємства, так і для його співробітників. Менеджер повинен не тільки вміти правильно заповнити та виписати формуляри, але й дотримуватись термінів оформлення бланків та стежити за їх наявністю.

Наявність вкладиша є обов'язковою, оскільки якщо в організацію оформляється співробітник, у якого немає вільного місця у трудовій книжці (ТК), запис про прийом на роботу необхідно зробити протягом 5 робочих днів. Якщо не виконати цю вимогу у встановлені терміни, виникає порушення.

Програма – це важливий, хоча не завжди необхідний формуляр. Він має самі дані і обсяг як і трудова книжка.

Роботодавець не має права вимагати придбання вставки у працівника. Також заборонено ухвалення відділом кадром чистого документа від службовця. Придбання бланків дозволено лише у певних ліцензованих організаційтому підприємство має це робити самостійно.

Вкладиші відносяться до бланків суворої звітності.

Правила та приклад оформлення вкладиша

Усі правила оформлення вклеювання чітко регламентуються російським трудовим законодавством. Для досвідченого кадровика це не складе особливих труднощів. Слід виконувати такі правила:

бланк заповнюється з першого листка. Інформація не береться із трудової книжки. Усі дані беруться виключно із паспорта, диплома та інших офіційних документів;
виправлення на титульному листі програми неприпустимі;
перший лист документа засвідчується печаткою підприємства, що відкриває формуляр та підписом співробітника, відповідального за його заповнення. Прізвище та ініціали посадової особи мають чітко читатись. Друк може бути двох видів – призначений для ведення кадрової документації або загальний для всього підприємства;
на першому аркуші ставиться дата виписки вкладиша, а чи не трудовий книжки.
нумерація записів наскрізна.

Запис про виписку вставки на трудовій книжці може виконуватися вручну або за допомогою спеціального штампу. При ручному заповненні всі цифри та літери повинні чітко читатись та не перекривати інші відомості.

Немає суворо регламенту про кількість можливих вклейок у трудову книжку. Отже, їх може бути від однієї та більше. Головне, щоб запис про них був присутній на основному документі.

Приклад оформлення вкладки та відповідного запису можна побачити на наведеній нижче фотографії.

Як коректно вшити вставку в трудову

Правильна вшивка програма – завдання відповідального співробітника. Зробити це необхідно бездоганно, оскільки неправильне оформлення призведе до необхідності заміни бланка. Витяг документа проходить у кілька основних етапів:

На сторінці під номером один ТК або внутрішній стороні скоринки необхідно зробити запис про передачу вкладки. Обов'язкова позначка про номер та серію бланка;
Оформлення першого листа провадиться на підставі пред'явлених працівником оригіналів документів;
Безпосереднє підшивання бланку. Робиться це у рекомендовані законодавством терміни.

У трудовому законодавстві не прописано саму процедуру вшивання. Саме слово «вшивання» передбачає щільне скріплення обох документів за допомогою ниток. Тобто звичайне склеювання в даному випадкуне підійде.

Трудова книжка розкривається у місці стику завершальної сторінки та обкладинки;
Вкладиш розгортається рівно посередині;
Документи стикуються один з одним. За допомогою гострого шила або товстої голки підробляють два отвори;
В отвори просуваються міцна нитка білого кольору. Документи міцно скріплюються один з одним. При цьому кінці нитки не повинні залишитись зовні.

В даному випадку не потрібно скріплення кінців за допомогою клею, паперу, сургуча та посвідчення печаткою.

Як зробити правильний запис про вклеювання

Для реєстрації руху бланків суворої звітності на підприємствах є спеціальні книги обліку. Наявність такого обліку є обов'язковою для відділу кадрів. Усі формуляри перебувають у підзвіті у відповідального співробітника, тому мають суворо реєструватися. Обліковий формуляр має певні графи:

Порядковий номер запису. Реєстрація йде наскрізна;
Дата виписки кадрового документа;
П.І.Б. власника;
Номер та серія бланка суворої звітності;
Посада власника документа;
Підрозділ, цех або дільниця, на яку оформляється співробітник;
Підпис посадової особи, відповідальної за витяг документа;
Підпис працівника, на якого оформляється бланк.

Найпоширеніші помилки та способи їх усунення

Оформлення або заповнення вкладиша не потребує особливих знань та вузької спеціалізації. Тим не менш, вклейку вкладиша роблять дуже рідко, тому дивно, що стикаючись з цим завданням вперше, співробітник може зробити безліч неправильних дій. Найпоширеніші помилки:

З'єднання із трудовою книжкою чистого бланка вклейки. Внаслідок заповнення можуть відрізнятися дані на титульних аркушах документів. У результаті вкладиш доведеться відокремити та підкріплювати новий бланк. Списання зіпсованого документа є досить клопіткою процедурою, оскільки необхідно буде скласти акт про його знищення із зазначенням причини такої дії.
Видалення обкладинки з вкладки. Зшивання двох досить товстих документів із скоринками важке заняття для тендітного співробітника кадрового відділу. Для полегшення завдання вилучається тверда обкладинка. Це є порушенням законодавства про кадрове діловодство. Внаслідок цього роботодавець може отримати відчутні штрафи при перевірці відповідними органами. Така трудова книжка буде визнана недійсною, що призведе до її переоформлення.

Якщо помилка співробітника вчасно помічена, достатньо зробити заміну зіпсованого бланку. Його вартість може бути віднімається і заробітку винного співробітника. Працівнику, якому оформляється документ, він надається безкоштовно, оскільки заміщення відбулося з вини адміністрації.

При оформленні цього документа не допускаються помарки та виправлення. У разі внесення невірної інформації або припущення помилки формуляр не можна вшивати у трудову книжку. Форма підлягає списанню за допомогою спеціального бланку.

Можливо, що співробітник відділу кадрів уже встиг зробити запис про серію та номер зіпсованого вкладиша на титульному аркуші трудової книжки. Зрозуміло, що через неуважного працівника ніхто не змінюватиме основного документа, необхідно робити виправлення. Тому співробітнику відділу кадрів необхідно пам'ятати про таке:

Не вносити записи на титульний лист ТК до повного оформлення вкладиша та її ретельної перевірки;
Якщо запис зроблено, а програма підлягає списанню, на титульному аркуші доведеться робити позначку про внесення помилкової інформації. Нижче записати правильні дані.

Якщо бланк підшитий, його лицьова сторонаоформлена правильно, і робиться неправильний запис про приймання або звільнення з роботи, то виправлення здійснюються відповідно до Інструкції про оформлення трудових книжок: помилкові відомості не перекреслюються та не штрихуються. Співробітник на тій самій сторінці робить запис про те, що запис під певним номером є недійсним. Нижче проводиться правильний запис.

На співробітника відділу кадрів лежить велика відповідальність. Від правильного заповнення трудової книжки та її доповнень залежить нормальне оформлення пенсії чи без проблемний перехід фахівця на іншу роботу. Люди можуть помилятися, але такі недогляди слід звести до мінімуму. Для навчання працівників необхідно мати зразки правильно оформлення титульних листівта записів у трудовій книжці та вкладиші.

Основні нюанси заповнення

До основних нюансів внесення інформації до бланку додаткаможна віднести такі моменти:

вставка є доповненням ТК, без неї не має юридичної сили;
нумерація записів не починається з одиниці, а є продовженням вже існуючої інформації про зміну місць роботи;
якщо запис у повному обсязі не помістився на останній сторінці основного формуляра, її логічно продовжують на першій сторінці програми;
дані про зміну прізвища вносяться до кожного документа одночасно;
на бланку має бути друк організації, яка виробила її вклеювання. Якщо друк ставить наступне підприємство, додаток вважатиметься недійсним.

Якщо з якихось причин сталася псування чи втрата вкладки, то підприємство має видати його дублікат на вимогу співробітника.

Співробітники відділу кадрів що неспроможні приймати вкладиш без трудової книжки, а тим паче робити у ньому будь-які записи. Згідно з російським законодавством трудова книжка та її доповнення мають бути надані одночасно у пошитому вигляді. Без дотримання цього регламенту співробітник може отримати відмову у оформленні працювати.

Відео містить додаткову інформацію про те, як правильно вшити вкладку у трудову.