Днями до мене звернулася людина, яка попросила мене допомогти скласти йому БДДС та БДР, вірніше розповісти про те, як скласти БДДС та БДР. Зміст статті буде наступним:основні поняття, структура бюджетів, приклад бюджету в excel ( готова для скачування оболонка для складання БДДС та БДР).

Спочатку давайте розберемося в даних абревіатурах.

БДДС- Бюджет руху грошових коштів.

БДР -бюджет доходів та видатків.

Відмінності між БДДС та БДР не великі. Загалом БДДС – це більш розгорнута версія БДР. Найчастіше в організаціях ведуть лише БДДС. Складається цей бюджет щомісяця на місяць наперед з метою планування доходів та витрат організації. Після затвердження бюджету складається графік платежів. Бюджет руху коштів складається здебільшого в excel'ї.

Ну та гаразд, не писатиму багато розумних слів, а напишу все по справі.

Структура БДДС (з прикладу виробничого підприємства):

1. Прибуткова частина- Вказується вся доходна частина підприємства

1.1. Доходи від основної (операційної) діяльності

1.2. Доходи від інвестиційної діяльності

2. Витратна частина- Вказується вся видаткова частина організації

2.1. Виробничі витрати - витрати, пов'язані безпосередньо з процесом виробництва

2.2. Умовно постійні витрати - витрати, що розподіляються на собівартість продукції на загальну кількість виробленої продукції

2.3. Податки та збори

3. Інвестиції

4. Сальдо- Різниця між доходною та видатковою частиною

Кожна із зазначених вище статей бюджету руху коштів може включати безліч статей витрат, все залежить від діяльності, яку веде організація.

Як ви бачите, нічого складного у складанні бюджету немає. Готову оболонку для складання бюджету організації (БДДС) в excel з усіма проставленими формулами ви можете завантажити за посиланням нижче.

Що таке бюджет руху коштів (БДДЗ)? Як скласти бюджет доходів та видатків підприємства? Як не допустити перевищення видатків бюджету над його доходами?

Якщо ваш бізнес має доходи, тобто і витрати. Отже, вам потрібно професійно вести бюджет.

Чим більше грошей, тим важче ними керувати. З метою грамотного розподілу коштів та управління платоспроможністю компанії підприємці користуються бюджетом доходів та видатків і бюджетом руху коштів .

З вами Денис Кудерін, експерт з економічних та фінансовим питанням. У цій статті я розповім, що являють собою згадані вище поняття і як керувати бюджетом, щоб зробити бізнес ефективнішим.

Сідаємо зручніше і читаємо до кінця – у фіналі на вас чекає огляд надійних компаній, які допоможуть налагодити бюджетування на об'єктіплюс поради, як не допустити перевищення витрат підприємства над доходами.

1. Що таке БДР та БДДС і чим вони відрізняються

Навіть сімейним бюджетом управляти не так просто. Хто пробував, той знає, що грошей на повсякденні витрати завжди йде більшечим ви розраховували. Доводиться коригувати витрати, додавати до бюджету нові статті, про які ви на момент його складання забули.

Уявіть, як складніше вести бюджет великого підприємства. У будь-якого об'єкта комерції сотні видаткових статейта витрат, які необхідно робити.

Бюджет – це абстракція, це конкретне поняття, підкріплене спеціальними документами. Кожне підприємство, що навіть складається з 2 співробітників, веде бюджет доходів та видатків (БДР) і по можливості – бюджет руху грошових коштів (БДДС). Це основа.

Перш ніж перейти до практичного змісту цих понять, визначимося з термінологією.

БДР- Метод документальної фіксації операцій, що формують доходи та витрати підприємства. Як правило, такий документ має вигляд нескладної таблиці, в якій враховано всі господарські маніпуляції, що призводять до надходження коштів або їх витрат. При цьому враховуються не лише грошові, а й будь-які інші доходи та витрати.

БДДС– спосіб відобразити рух грошових потоків для підприємства. У цьому документі фігурують виключно ті, що мають грошовий вираз.

Первинні документи, якими користуються при оформленні операцій БДР, це акти завершених робіт та наданих послуг, акти прийому-передачі матеріальних активів, будь-які інші документи, що підтверджують доходи та витрати компанії. Документ схожий на бухгалтерський звіт «Про прибутки та збитки».

Чим відрізняються БДР та БДДС?

Ці бюджети відрізняються цілями, котрим вони формуються. БДР розробляється з метою планування прибутку, яку компанія здатна одержати за бюджетний період. Сюди входять усі дані про собівартостіпродукції та виручці.

БДДС призначений для розподілу грошових потоків. Він відбиває всю діяльність організації, яка виконувалася у грошовій формі. За допомогою БДДС відстежуються всі операції підприємства за різними рахунками.

У таблиці показані операції, які відображаються в бюджетних документах, що розглядаються нами:

Обидва бюджети разом дають чітке розуміння поточного фінансового становища підприємства міста і її перспектив. Як правило, починається зі складання БДР, оскільки цей документ має більш «розширений» формат.

У БДР включають три групи фінансових показників – доходи, витрати та прибуток. Останній обчислюється за допомогою віднімання другого з першого.

БДДС – це план руху готівки у касі підприємства міста і на розрахункових рахунках. Документ відображає всі заплановані надходження та списання коштів у результаті госпоперацій. БДДС оберігає бізнес від головної помилки – залишитись без грошей на ведення основної діяльності.

У цьому короткому відео вам пояснять різницю між БДР та БДДС на прикладі покупки холодильника.

2. Яка діяльність лежить в основі складання БДДС – 3 основні види діяльності

Під час складання звіту БДДС керуються трьома видами діяльностіпідприємства – операційної(поточної), інвестиційноїі безпосередньо фінансової.

Розглянемо їх докладно.

Вид 1. Операційна діяльність

Це основний вид діяльності компанії - та робота, яка створює надходження та витрати грошей. Це виробництво продукції, продажу товару, надання послуг, виконання робіт, здавання обладнання в оренду та інші операції, пов'язані з рухом коштів.

Вид 2. Інвестиційна діяльність

Пов'язана з придбанням чи продажем необоротних активів. Інвестування, як і операційна діяльність, має на меті отримання прибутку або досягнення корисного для компанії ефекту. Однак у такій діяльності основні оборотні кошти не задіяні, а використовуються. вільнігроші.

приклад

Підприємство « Безпечні технології» інвестує частину своїх активів у розвиток альтернативних джерел енергії – генераторів на основі сонячних батарей та вітру. Гроші вкладаються в лабораторні дослідження та наукові розробки. Ці фінансові операції обов'язково відбиваються у звіті БДДС.

Вид 3. Фінансова діяльність

Приводить до змін у складі та розмірі основного капіталу компанії. Наприклад, це залучення і повернення кредитів, необхідних підприємству у розвиток нових напрямів виробництва.

Бюджет ДДС запобігає нестачі та надлишку оборотних коштів

Поділ діяльності підприємства види дозволяє оцінити дію всіх трьох напрямів на фінансовий статус підприємства міста і розмір капіталу, що у її розпорядженні.

Грамотно складений бюджет руху грошей забезпечує постійне наявність коштів, необхідні виконання основний роботи підприємства.

БДДС дозволяє також ефективно використовувати надлишок грошей підприємства, оскільки головний принципбізнесу в тому, щоб вільні кошти не лежали без діла на банківських рахунках, а приносили ще більші прибутки.

3. Як формується БДР – 5 основних етапів

БДР – універсальний інструмент управління бізнес-процесами. Він дає змогу оптимально використовувати ресурси компанії, оцінювати економічний стан підприємства, планувати подальшу роботу.

Сьогодні більшість компаній користуються автоматизованими системамиведення та управління бюджетом. Спеціальні програми знижують кількість помилок, скорочують час на розрахунки та полегшують працю співробітників фінансових відділів підприємства та центрів фінансової відповідальності (ЦФО).

Перед тим, як скласти БДР, потрібно сформувати та систематизувати локальні бюджети компанії – виробничий, управлінський, бюджет продажів, бюджет витрат тощо. БДР виступає документом, що узагальнює всі ці дані.

Основна мета БДР – облік та прогноз фінансового стану організації. Це підсумкова частина бюджету підприємства, вершина айсберга, основу якого – показники всіх бюджетів компанії з усіх напрямків.

Розглянемо поетапно, як формується БДР.

Етап 1. Розрахунок витрат

Без видатків немає доходів. Керуючись цією простою істиною, фінансові відділи будь-якої компанії, першочергову увагу приділяють саме витратам.

Що входить у витратну частину:

• виробничі витрати;
• комерційні витрати;
• управлінські;
• зарплата та податки;
• інші витрати.

Деталізація витратних статей залежить від цілей та можливостей компанії. Зрозуміло, що докладніше враховуються витрати, то ясніше економічна ситуація, у якій перебуває конкретний об'єкт.

Етап 2. Розрахунок доходів

Доходи – це надходження до активів компанії.

Сюди відносяться:

• виторг від продажів;
• доход від послуг;
• доходи від оренди;
• позареалізаційні доходи- Відсотки за позиками, компенсації та інші надходження, не пов'язані безпосередньо з реалізацією основної продукції.

У кожного підприємства свої джерела доходів, тож деталі залежать від профілю та специфіки компанії.

Етап 3. Визначення прибутку

Прибуток- Позитивна різниця між доходами і витратами. Якщо різниця буде негативною, то це вже не прибуток, а збиток. Це означає, що підприємство працює в мінус, і потрібні кардинальні зміни у виробничих та всіх інших процесах.

Етап 4. Планування прибутку

Оскільки прибуток – головне джерело фінансування підприємства, вся його діяльність спрямована на збереження та збільшення оборотного капіталу . Гроші, вкладені у виробництво, мають повертатися якомога швидше- Це завдання і вирішує професійне планування прибутку.

Інша мета планування – отримати максимум вигоди при мінімальних витратах, але не рахунок втрати якості, а рахунок раціональної організації праці та зниження супутніх витрат.

У цьому задовольняються основні потреби предприятия:

• виплата зарплати та стимулювання співробітників;
• накопичення коштів на модернізацію та розширення виробництва;
• виплата за зобов'язаннями, а також інвесторам та власникам компанії;
• збільшення рентабельності підприємства;
• підвищення конкурентоспроможності.

Знову ж таки, на точність прогнозу безпосередньо впливає максимально докладна деталізація витрат та доходів компанії.

Етап 5. Складання звіту

Скласти грамотний та об'єктивний звіт можуть лише професіонали. Якщо ви – керівник компанії та сумніваєтеся у компетентності своїх співробітників ЦФО, то найкращий варіант- Делегувати бюджетування кваліфікованої компанії-аутсорсеру.

Сторонні фахівці не лише складуть докладну БДР, але й за необхідності нададуть. Можливо, на це піде більше часу, але й результат буде об'єктивнішим.

4. Як складається БДДС – 5 основних етапів

Загалом складання БДДС схоже формування БДР, але є певні нюанси.

Як я вже казав, тут враховуються лише грошовінадходження та витрати, що відображаються у фінансових документах.

Етап 1. Встановлення залишку коштів

Для початку необхідно встановити обов'язковий мінімальний залишок коштів. Величина цього показника залежить від специфіки діяльності фірми та ймовірності настання непередбачених ситуацій. Фінансовою мовою це називається « кінцеве сальдо ».

Етап 2. Визначення доходної частини

Складання доходної частини бюджету ґрунтується на бюджеті продажу та надходжень від інвестицій, дивідендів та відсотків.

Є два варіанти збору інформації:

1. Знизу вгоруколи плани матеріальних надходжень походять від різних відділів і після цього зводяться в єдиний звіт;
2. Зверху внизколи документи затверджуються центральною фінансовою службою компанії і після цього доводяться до керівників відділів.

Етап 3. Упорядкування витратної частини

Видаткову частину становлять з урахуванням прямих витрат – витрат за оплату праці, сировину, накладних, виробничих, загальногосподарських витрат. Сюди ж входять витрати на інвестиції та інші фінансові операції повернення позик, відсотків та дивідендів інвесторам.

Етап 4. Розрахунок чистого грошового потоку

Чистий грошовий потік (іноді використовують англомовний термін Cash Flow) розраховується за формулою та показує різницю між позитивним та негативним балансом на конкретний проміжок часу. Цей показник характеризує поточний фінансовий статус підприємства та визначає його перспективи.

Коли видаткова частина бюджету перевищує доходну, виникає ситуація, яку називають касовий розрив ». Підсумкове сальдо стає негативним. У таких випадках вживають заходів щодо усунення мінуса – урізують витрати або (у крайньому випадку) використовують позиковіі резервнікошти на подальше ведення бізнесу.

Підприємства, які не можуть усунути негативне сальдо протягом тривалого періоду, рухаються до банкрутства. Саме у таких компаніях з'являються затримки зарплат, боргові зобов'язання не виконуються, кредитори насідають, а прибутки не покривають поточні витрати.

Етап 5. Коригування та затвердження

Заключна стадія – коригування бюджету відповідно до поточних економічних реалій та його затвердження керівниками підприємства. Затверджений бюджет – це офіційний документ, яким керується весь персонал компанії, але насамперед – керівники ЦФО.

5. Де отримати допомогу при складанні БДР та БДДС – огляд ТОП-3 компаній з надання послуг

Формування БДР та БДДС – відповідальна робота, якою повинні займатися досвідчені та кваліфіковані співробітники.

Якщо таких немає на вашому підприємстві чи вашим фахівцям не вистачає знань, є сенс запросити сторонні організації. Вони виконають цю роботу професійно, компетентно та повноцінно, використовуючи сучасне програмне забезпечення.

Експерти нашого журналу вивчили ринок та обрали трійку найбільш надійнихта привабливих у плані вартості послуг компаній.

"ІТАН" - це актуальні системи бюджетування комерційних об'єктів на основі 1С. Основний напрямок діяльності – постановка, впровадження та автоматизація фінансового планування на підприємстві замовника, організація управлінського обліку, консолідація фінансової інформації для великих холдингів та компаній із розгалуженою мережею філій.

Компанія створена у 1999 році. Серед досягнень – розробка універсальних та інтегральних рішень на основі платформи 1С. З кожним роком унікальні продукти компанії удосконалюються, стають простішими та зручнішими в управлінні. Місія «ІТАН» – сприяти підвищенню продуктивності фінансового управління підприємств.

Продаж та впровадження у практику програмних продуктів 1С. Напрями діяльності – бюджетування, бухгалтерський, складський та виробничий обліки, продажі, документообіг.

У компанії працює 56 висококваліфікованих та досвідчених фахівців. Передбачено фінансову відповідальність співробітників за результат. За останній ріку компанії з'явилося 250 нових клієнтів. Ще одна перевага – столична якість за регіональних цін. У GOODWILL безліч готових проектіву сфері автоматизації фінансового, складського, управлінського обліку.

3) Перший БІТ

Компанію «Перший БІТ» заснували у 1997 році кілька молодих та амбітних фахівців з економіки та прикладної математики. Головний напрямок діяльності організації – розвиток бізнесу на основі актуальних ІТ-технологій. Зараз у компанії 80 офісів у Росії, країнах ближнього та далекого зарубіжжя.

«Перший БІТ» виконає автоматизацію підприємства з усіх необхідних напрямків, включаючи бюджетування та управлінський облік. 2500 тисяч клієнтів вже обрали програмні продукти та послуги компанії.

6. Як не допустити перевищення видатків бюджету над його доходами – 3 корисні поради

Вести бюджет професійно – значить постійно відстежувати фінансовий результат діяльності. Одна з цілей бюджетування – не допустити перевищення видатків над доходами.

Як цього досягти? Застосовуйте на практиці експертні поради.

Порада 1. Дисциплінуйте персонал у сфері використання коштів

Фінансова дисципліна – основа раціонального розподілу матеріальних активів підприємства.

Керівник невеликого бізнесу може вести бюджет самостійно. ПЕРЕВІРЕНО! Якщо займатися веденням бюджету регулярно, не рідше одного чи двох разів на тиждень, то починаєш "відчувати" своє підприємство і, як наслідок, вміло балансувати між обачністю та діловим азартом.

Отже, бюджет. Бюджет зазвичай потрібний у трьох випадках:
1. Вам потрібний класичний БДДС.
2. Берете кредит у банку, необхідний план доходів і витрат і прогноз руху коштів.
3. У вас реальний бізнес і ви хочете заробляти більше, витрачати менше, при цьому завжди бачити повну фінансову картину.

Це різні бюджети. Щоб не нудити очікуванням студентів та позичальників, даємо посилання перших двох бюджетів. Завантажуйте. А самі підемо далі. Реальний бізнес набагато цікавіший.

Класичний бюджет руху коштів

Завантажити класичний бюджет руху коштів. Зразок.

Прогноз руху коштів

План доходів та витрат

Завантажити план доходів та витрат, прогноз руху коштів. Зразок.

Бюджет руху коштів для реального бізнесу

Намагатимемося підійти до такого важливому питаннюяк вивчення процесу бюджетування по-старому. Так статут Смольного інституту наполегливо вимагав, щоб діти завжди мали вигляд бадьорий, веселий, задоволений і вільні дії душі. Зразок Бюджету руху грошових коштів для реального бізнесу (далі за текстом "Бюджет") На відміну від Бюджету доходів та витрат цей інструмент робить акцент не на запланований прибуток, а на можливість практично контролювати грошовий потік.

Бюджет руху грошових коштів для реального бізнесу. Зразок.

Цей бюджет підійде для невеликого виробничого підприємства, підприємства, яке займається оптовою торгівлею чи будівельно-монтажними роботами. Це той випадок, коли доходи та витрати краще вести на замовлення або проекти.

Бюджет виконано у електронних таблицях Excel. Він простий в експлуатації, не потребує спеціальних знань з інформаційних технологій. Всі розрахунки зроблено на основі формули СУМЕСЛІМН та функції "Перевірка даних". До складу файлу входять два основні аркуші: Лист "Бюджет руху ДС" та Аркуш "Реєстр платежів".

Аркуш "Бюджет руху ДС" включає в себе комірки з формулами (забарвлені) з даними про фактичнихнадходженнях і витратах та порожні осередки (білого кольору) для запланованихданих.

Починати роботу з Бюджетом руху коштів слід із Листа "Бюджет руху ДС". У колонку "Проект" необхідно занести дані про замовлення або проекти. Можна коригувати статті витрат розділів "Постійні витрати", " Фінансова діяльність", "Інвестиційна діяльність", додавати копіюванням рядка розділу "Проект".

Потім необхідно заповнити колонки з запланованими даними, при цьому оплати за ТМЦ, послуги тощо. за проектами треба проставити зі знаком "мінус".

Тепер у рядку "Початок Банку" добре видно касові розриви (негативні значення).

Переходимо до Аркуша "Реєстр платежів". До реєстру платежів можна вносити заплановані до оплати документи у дві черги.

Для того, щоб фактичні дані щодо надходжень коректно відображалися на Листі "Бюджет руху ДС", необхідно не тільки вибрати «Проект»,

але й у колонці «Вигляд витрат» вибрати «Оплата від замовника». Суму приходу треба поставити зі знаком «мінус».

Аналогічно, при оплаті за товар, матеріали, послуги, які можна прямо віднести на проект, необхідно не лише вибрати «Проект», а й у колонці «Вигляд витрат» вибрати «Оплата постачальнику».

Найменування статей загальногосподарських витрат можна змінювати, але для цього слід перейти на Аркуш "Бюджет руху ДС".

Працювати можна з декількома розрахунковими рахунками, касою, підзвітними сумами, при цьому найменування банків можна змінити в рядках 5-15, а в колонці "Сальдо" проставити початкові залишки, що входять.

Починати роботу з рознесення фактичних оплат краще порівнявши Поточного сальдо таблиці з вхідним залишком виписки банку. Аналогічно, закінчувати роботу порівнянням з вихідним залишком виписки банку. Це гарна звичка, вона дає змогу контролювати себе.

Отже, бюджет готовий. Через тиждень роботи, процес внесення фактичних даних та коригування запланованих займатиме зовсім небагато часу. А Ви зможете повністю зосередитись на розвитку своєї справи, залученні нових клієнтів, підвищенні обсягу продажу та іншими важливими та корисними справами.

Такий Бюджет добре поєднується зі зручним Табелем обліку робочого часу в розбивці за проектами та категоріями співробітниківта його легко пристосувати для цілей Роздільного обліку ДОЗ.

Бюджет може бути першим кроком у освоєнні навичок розробки фінансової стратегії. Вникнувши в специфіку бізнесу, розклавши по поличках всі витрати, можна без особливих зусиль перейти до більш серйозних аналітичних процедур. Так, за допомогою сервісу "Фінанси в кулаку" можна розписати точні дії, які допоможуть вирішити проблеми бізнесу, скоротити витрати, збільшити прибуток та ваш дохід.

Теорія. Готові таблиці. Форми документів Схеми. Шаблони. Пояснення.

У компанії «Урал Лото» розробили модель в Excel, за допомогою якої фінансова служба зможе швидко скласти Бюджет доходів та витрат (БДР) та Бюджет руху грошових коштів (БДДС). Приклад Excel можна завантажити за посиланням наприкінці статті.

Для розробки системи бюджетування, спрощення процедури планування та мінімізації ризику виникнення помилок у фінансових планах компанії потрібна єдина модель БДР в Excel, у якій під введення даних відведено лише одну таблицю, проте інші формуються автоматично.

Уявімо, що фінансовий директор спільно з економічною службою має розробити систему бюджетування з нуля. Спочатку складно зрозуміти, як буде організований бюджетний процес, які види бюджетів та звітів будуть потрібні, в якому вигляді необхідно буде отримувати інформацію щодо фактичних доходів та витрат з облікової програми. Саме так міркували у ТОВ «Урал Лото».

У перші місяці обмежилися формуванням окремих бюджетів – продажів, закупівель, підрозділів. Через деякий час вдалося розробити (аркуші "detailed PL" і "detailed CF" відповідно) створені за допомогою інструмента Excel "Зведені таблиці". За допомогою вбудованих фільтрів в них можна відібрати статті, підстатті першого і другого рівнів, згрупувати окремо доходи (надходження) і витрати (виплати). Щоб відобразити в них зміни, внесені в робочу таблицю, потрібно клацнути правою кнопкою миші і вибрати з меню «Оновити».

Аркуш «detailed PL» дозволяє сформувати бюджет доходів та витрат як загалом по компанії, так і по окремому підрозділу. Щоб отримати його, достатньо вибрати у вікні «Назва бюджету» пункти «БДР» та «В обидва бюджети». Якщо необхідний план конкретного підрозділу, потрібно буде ввести його назву у вікні ЦФО.

Опція "В обидва бюджети" призначена на випадок, якщо цифри однакові для обох бюджетів, тобто, наприклад, коли 10 000 рублів у січні за якоюсь статтею йде і в БДР, і в БДДС. Це зроблено, щоб не вбивати одні й самі цифри двічі.

Деталізований БДДС в Excel створюється аналогічно: на аркуші «detailed СF» потрібно вибрати «БДДС» та «В обидва бюджети», а потім оновити дані. Також існує і фільтрація ЦФО.

Коли непрямий метод планування бюджету руху коштів кращий за прямий

Стаття підкаже, який спосіб складання бюджету руху коштів підходить вашій компанії.

Корисні документи

БДР та БДДС приклад в Excel

Приклад бюджету доходів і видатків та бюджету руху грошових коштів (БДДС) в Excel в цілому по компанії наведено на аркушах «PL Budget» та «CF Budget». На відміну від деталізованих планів, вони формуються не безпосередньо з робочої таблиці, а після проміжної обробки інформації на допоміжних аркушах («Звід ст.» та «Звід ст.-підст.»).

Перша з допоміжних таблиць – «Звід ст.» – призначена для консолідації бюджетних даних за основними статтями витрат та доходів (надходжень та виплат). Налаштовується аналогічно до деталізованих бюджетів – за допомогою поля «Назва бюджету» (див. рис. 1).

Оскільки вона використовується для обох бюджетів, БДР та БДДС можна сформувати лише по черзі, застосовуючи фільтр у полі «Назва бюджету». Одночасне оновлення обох бюджетів у цій версії файлу неможливе. Звичайно, можна зробити дві такі допоміжні таблиці – для кожного бюджету, але користуватися файлом стане складніше, адже щоразу довелося б оновлювати більшу кількість. зведених таблиць. Та й сам файл стане «важчим».

Рисунок 1. Допоміжна таблиця

У другій допоміжній таблиці («Звід ст.-підст.») консолідуються дані з деталізацією «Стаття» та «Підстаття першого рівня». Об'єднані назви останніх наводяться у стовпці «Для звіту» у робочій таблиці. Робота проходить аналогічно з описаної раніше «Звід ст.» – необхідно вибрати назву бюджету залежно від того, який із них формується.

Бюджети заповнюються даними з допоміжних таблиць за допомогою формули ВПР. Наприклад, розрахунок «Виручки від реалізації лотереї по “6 із 40”» за січень (осередок Е10 на аркуші «PL Budget») буде заданий як ВПР($A10;"Звід ст.-підст."!$A:$T; 4;0), де A10 – осередок, що містить найменування підстатті («6 з 40»), "Звід ст.-підст."!$A:$T – вихідний діапазон у другій допоміжній таблиці, де відбуватиметься пошук рядка з тим ж найменуванням, 4 - номер стовпця з даними за січень.

Завантажити приклад БДР та БДДС в Excel

Переваги бюджетування в Excel

Єдиний бюджет у Excel суттєво спростив процес планування у компанії. Коригування бюджету стали проходити простіше. Достатньо ввести нове значення в одній таблиці, і це відобразиться у всіх інших. Імовірність помилок знижується.

Формат «все в одному» дозволив відмовитися від створення окремих бюджетів із продажу, закупівлі, податків, ФОП тощо. Компанія "Урал Лото" відносно невелика: один центральний офіс (чисельність співробітників - 55 осіб), філій немає. Тому набагато простіше заповнювати лише одну робочу таблицю.

Таблиця.Структура робочої таблиці бюджету Excel (лист «Work table»)

Бюджет на рік формується з урахуванням функціонування підприємства: продажу, закупівля, виробництво, зберігання, облік тощо. Планування бюджету – це тривалий та складний процес, адже він охоплює більшу частинусередовища функціонування організацій

Для наочного прикладу розглянемо дистриб'юторську фірму і складемо для неї простий бюджет підприємства з прикладом Excel (Приклад бюджету можна завантажити за посиланням під статтею). У бюджеті можна запланувати витрати на бонусні знижки для клієнтів. Він дозволяє моделювати різні програмилояльності та при цьому контролювати витрати.

Дані для складання бюджету доходів та видатків

Наша фірма обслуговує близько 80 клієнтів. Асортимент товарів складає близько 120 позицій у прайсі. Вона робить націнку на товари 15% від їхньої собівартості і таким чином встановлює ціну продажу. Така низька націнка економічно обґрунтована щільною конкуренцією та виправдовується великим товарообігом (як і багатьох інших дистриб'юторських підприємств).

Для клієнтів пропонується бонусна система винагород. Відсоток знижки на закупівлю для великих клієнтів та реселерів.

Умови та розмір процентної ставки бонусної системивизначається двома параметрами:

1. Кількісний кордон. Кількість придбаного конкретного товару, який дає клієнту можливість отримати певну знижку.
2. Відсоткова знижка. Розмір знижки – це відсоток, що обчислюється від суми, яку придбав клієнт при подоланні кількісної кордону (планки) . Розмір знижки залежить від розміру кількісного кордону. Чим більше товару придбано, тим більша знижка.

У річному бюджеті бонуси відносяться до розділу "планування продажів", тому вони впливають на важливий показник фірми - маржу. (Показник прибутку в процентному співвідношеннівід загального доходу). Тому важливим завданнямє можливість встановлювати кілька варіантів бонусів із різними межами на рівнях реалізації та відповідних їм % бонусів. Потрібно, щоб маржа утримувалася у певних межах (наприклад, не менше 7% або 8%, це ж прибуток фірми). А клієнти зможуть обирати кілька варіантів бонусних знижок.

Наша модель бюджету із бонусами буде досить проста, але ефективна. Але спочатку складемо звіт руху коштів за конкретним клієнтом, щоб визначити, чи можна давати йому знижки. Зверніть увагу на формули, які посилаються на інший лист перед тим як порахувати знижку у відсотках Excel.

Складання бюджетів підприємства в Excel з урахуванням лояльності

Проект бюджету в Excel складається з двох аркушів:

1. Продаж - містить історію руху коштів за минулий рік за конкретним клієнтом.
2. Результати - Містить умови нарахування бонусів і простий рахунок результатів діяльності дистриб'ютора, що визначає прогноз показників привабливості клієнта для фірми.

Рух коштів за клієнтами

Структура таблиці «Продаж за 2015 рік за клієнтом:» на аркуші «продажу»:

Модель бюджету підприємства

На другому аркуші встановлюємо межі для досягнення бонусів відповідні відсотки знижок.

Наступна таблиця – це базова форма бюджету доходів та витрат у Excel із загальними фінансовими показниками фірми за річний період.

Структура таблиці "Умови бонусної системи" на аркуші "результати":

1. Кордон бонусної планки 1. Місце для встановлення рівня граничної планки за кількістю.
2. Бонус % 1. Місце для встановлення знижки під час подолання першого кордону. Як розраховується знижка для першого кордону? Добре видно на аркуші продажу. За допомогою функції =ЯКІ(Кількість > межа 1 бонусної планки[кількість]; Обсяг продажів * відсоток 1 бонусної знижки; 0).
3. Кордон бонусної планки 2. Вища межа в порівнянні з попередньою кордоном, яка дає можливість отримати більшу знижку.
4. Бонус % 2 –знижка для другого кордону. Розраховується за допомогою функції =ЯКІ(Кількість > межа 2 бонусної планки[кількість]; Обсяг продажів * відсоток 2 бонусної знижки; 0).

Структура таблиці "Загальний звіт з обороту фірми" на аркуші "результати":

Готовий шаблон бюджету підприємства в Excel

І так ми маємо готову модель бюджету підприємства в Excel, яка є динамічною. Якщо гранична планка бонусів становить 200, а бонусна знижка становить 3%. Це означає, що торік клієнт придбав товару у кількості 200шт. А наприкінці року отримає бонус знижку 3% від вартості. А якщо клієнт придбав 400шт певного товару, то він подолав другу граничну планку бонусів і отримує знижку вже 6%.

За таких умов зміниться показник "Маржа 2", тобто чистий прибуток дистриб'ютора!

Завдання керівника дистриб'юторської фірми вибрати найоптимальніші рівні граничних планок для надання клієнтам знижки. Вибирати потрібно так щоб показник «Маржа 2» знаходився хоча б у межах 7%-8%.

Щоб не шукати кращого рішення методом тику, і не робити помилок рекомендуємо прочитати наступну статтю. Там описано як зробити в Excel простий та ефективний інструмент: Таблиця даних у Excel та матриця чисел . За допомогою «таблиці даних» можна в автоматичному режимі візуалізувати найоптимальніші умови для клієнта та дистриб'ютора.