Некоторые работодатели, принимая на ту или иную должность молодого человека, не спешат заводить на него трудовую книжку. Мотивируют это тем, что новоиспеченный работник должен пройти испытательный срок, или ссылаются на отсутствие бланков книжек. Или даже вообще не заостряют внимание на этом вопросе.

Работая без трудовой книжки, вы тем самым «помогаете» работодателю нарушать закон. А еще подвергаете себя опасности получать в дальнейшем не всю причитающуюся вам пенсию, которая рассчитывается, исходя из общего трудового стажа. А именно в трудовую книжку вносятся все записи о работе, в том числе и о сроках работы. Трудовую книжку обязаны выписать в отделе кадров (ОК) того предприятия, где молодой специалист начинает свою трудовую деятельность. Бланки книжек для вновь поступивших на работу могут выделяться работодателем бесплатно или же за деньги. При этом факт оплаты должен быть подтвержден кассовым чеком, если оплата проходит через кассу предприятия, или же вычетом определенной суммы из заработной платы. Во втором случае это также должно быть проведено документально.

Зачастую предприятие-работодатель не закупает трудовые книжки для своих молодых сотрудников – тогда купить ее придется самостоятельно. Продаются они в канцелярских магазинах в отделах, где реализуются бухгалтерские бланки.

Записи на первой странице, которые сделает работник, должны быть проверены молодым специалистом и заверены его личной подписью. Это:

• Фамилия, имя, отчество;
• Дата рождения;
• Образование;
• Специальность;
• Дата заполнения трудовой книжки;
• Фамилия и подпись лица, выписавшего трудовую книжку.

Правила ведения, заполнения и выдачи трудовых книжек работникам предприятий или фирм описаны в Постановлении Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

Как видите, завести трудовую книжку очень легко, если вы официально устроились на работу. Главное, заострить внимание на этом моменте в день приема вас на работу и обязать сотрудника выписать вашу личную трудовую книжку.

Трудовая книжка – документ учета рабочего стажа гражданина РФ. Оформление трудовой книжки при приеме на работу, также ее последующее заполнение и сохранение происходит в кадровом отделе организации, при отсутствии такого обязанность возлагается на руководителя или уполномоченное им лицо. Вопрос как оформить трудовую книжку, весьма важен, так как это влияет на оформление пенсии сотрудника при достижении определенного возраста.

При найме нового работника на вакантную должность в организации может возникнуть необходимость первоначального оформления книги учета трудового стажа. Как оформить трудовую книжку впервые?

Запись в трудовой книжки про прием на работу и перевод на другую должность

Книга учета трудового стажа содержит в себе три параграфа. Первоначально заполняют титульный лист на основании предоставленного паспорта сотрудником:

• Ф.И.О.;
• полная дата рождения;
• специализация;
• образование;
• дата оформления книги;
• сопутствующие подписи и пояснения;
• заверение печатью компании.

Далее следует заполнение впервые параграфа, который содержит данные о трудоустройстве. Все записи делают одним типом чернил одного цвета. Для указания дат используют арабские цифры. Исключены сокращения, данные фиксируют в полном объеме и разборчивым почерком.

Правила оформления трудовых книжек

Как правильно оформить трудовую книжку должен знать каждый ответственный сотрудник кадрового отдела. Каждая графа заполняется с предельной внимательностью и аккуратностью.

Обязательно отметить страницу данных о трудоустройстве штампом, содержащим полное название и адрес предприятия. Если штампа нет, необходимая информация вносится вручную.

Правила оформления трудовых книжек включают внесения отметок о наградах и регалиях сотрудника, которые подтверждены соответствующими документами и свидетельствами. Также нужно отметить и кем было произведено награждение. Денежные премиальные выплаты в трудовой книжке не указываются.

Оформление трудовой книжки образец

При полном заполнении сведений о трудоустройстве, нужно вклеить специальный вкладыш. Запрещено вносить записи, относящиеся к параграфу трудоустройства на других листах.

Как вносятся изменения в трудовую книжку

Ошибочно внесенные данные нельзя закрашивать или стирать. Пометка «исправленному верить» также исключена. Возможна , которая производиться на последнем месте трудоустройства.

Оформление титульного листа трудовой книжки очень важный момент. Если он подлежит корректировке, например, фамилия, то неактуальную информацию аккуратно зачеркивают одной чертой. Новые данные вносят сверху. На обратной стороне обложки книги учета трудового стажа сотрудника, указывают документацию послужившую основанием для изменений. Сноски заверяются печатью организации и подписью руководителя. Дальнейшие корректировки производят с указанием правильной отметки ниже, не зачеркивая предыдущую запись.

Правильное оформление трудовой книжки напрямую зависит с начислением в дальнейшем пенсии гражданам.

Если на предыдущем месте труда граждан при внесении информации в трудовую книжку была сделана ошибка, то для исправления потребуется письменное подтверждение прежнего нанимателя. Любую корректировку данных стоит производить только после того как предыдущая запись признана недействительной.

Правила оформления вкладышей трудовых книжек

Иногда возникает вопрос, как оформляется трудовая книжка, если один из параграфов полностью заполнен. В этом случае нужно дополнить параграф . Вкладыш вклеивают в определенный раздел или в конец книжки учета трудового стажа работника. После подобных манипуляций в трудовой книжке делается отметка, которая информирует о добавлении вкладыша, указывают его серийный номер. Пример оформления трудовой книжки показывает, что вкладыш, предъявленный отдельно от трудовой книжки не действителен.

Если произошла утеря трудовой книжки, то недостаточно просто выдать новый документ. Необходимо оформить дубликат, о чем сотрудник должен подать заявление. Отдел кадров подготавливает документ в течение 15 дней. В дубликате документа указывают суммарный стаж работника, до текущего момента трудоустройства. Переносят особые отметки, например о награждении.

Как оформляется совместительство и увольнение в трудовой книжке

Где оформить трудовую книжку работая на двух работах? Трудовую запись, указывающую на работу по совместительству, делают на основном месте трудоустройства. Часто подработка оформляется в виде трудового соглашения.

Данные информирующие о переводе сотрудника, увольнении, совместительстве и прочих изменений связанных с его трудоустройством вносят в третий графе параграфа сведений о работе. Также указывают нюансы, связанные с изменением рабочих отношений.

В день разрыва трудовых отношений между нанимателем и сотрудником, последнему выдают его трудовую книжку. Если сотрудник не забрал свои документы ему отправляют уведомление о том, что нужно забрать документы или дать согласие на их почтовую пересылку.

Невостребованные книги учета трудового стажа хранятся в кадровом отделе 2 года, после чего передаются в архив компании.

Во избежание недоразумений, следует очень внимательно относиться к правилам оформления книги учета трудового стажа граждан.

Трудовая книжка является основным документом, содержащим юридически достоверную информацию о работе и стаже сотрудника. Мы рассмотрим важные вопросы, касающиеся разновидностей и вариантов их оформления, выдачи оригиналов и дубликатов, а также нюансов оформления при работе с иностранными гражданами.

В статье рассмотрены важные вопросы, касающиеся видов трудовых книжек и вариантов их оформления, выдачи оригиналов и дубликатов, а также нюансов оформления этого документа для иностранных граждан.

Из статьи вы узнаете:

Как принять трудовую книжку от принятого на работу сотрудника

Работодатель обязан принять и начать вновь поступившего на работу сотрудника в течение первых пяти дней после того, как тот начал свою деятельность в компании. Рассмотрим вопрос о том, как принять на хранение документ у работника, в каких случаях он может получить его на руки и что предпринять, если книжки нет.

У работника нет трудовой книжки

Соискатель на этапе приема на работу обязан предъявить трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). Принимая ее для последующего ведения и хранения, необходимо проверить, чтобы последней в ней была отметка об увольнении с предыдущего места работы. Ее отсутствие означает, что сотрудник еще трудится по у прежнего работодателя или же то, что работодатель просто не сделал соответствующую отметку.

В таких случаях специалист может быть оформлен по совместительству или же он должен попросить прежнего работодателя правильно оформить свое увольнение.

Пример 1

Если речь идет о совместительстве, бумаги о стаже должны храниться у работодателя по основному месту работы. Внести отметку о совместительстве также может основной работодатель после того, как работник предъявит подтверждающие совместительство бумаги.

Пример 2

На руки сотрудник может получить свою трудовую только в двух случаях: при увольнении и для оформления выплат по обязательному социальному страхованию, в том числе для оформления пенсии. До 1 января 2015 года это было невозможно - работнику выдавалась только копия или установленным образом оформленная выписка. Кадровые работники некоторых предприятий сами привозили бумаги своих сотрудников в Пенсионный фонд.

Акт об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки работника

Сегодня для получения оригиналов бумаг со сведениями о стаже на руки работник может написать заявление в произвольной форме с объяснением причин. Вернуть их работодателю он обязан в течение трех рабочих дней после того, как бумаги вернет Пенсионный фонд (ч. четвертая ст. 62 ТК РФ).

Заявление о выдаче трудовой книжки работника

Для регистрации и учета бумаг, полученных сотрудниками предприятия на руки, должен быть отдельный журнал, форма его заполнения - произвольная. Использовать для этого унифицированную форму и вкладышей в них нельзя, поскольку в ней отсутствуют соответствующие графы. В данной книге предусмотрен только один вариант регистрации выдачи - при увольнении работника.

Журнал учета выдачи трудовых книжек

Если работник, получив бумаги, возвратит их позже установленного трехдневного срока, привлечь его к дисциплинарной ответственности нельзя, но, чтобы подстраховаться, в ПВТР можно оговорить срок возврата и вменить в обязанность работников сбор справок с предыдущих мест работы в случае его утери.

Копия трудовой книжки

Когда документ работнику требуется для иных целей, можно выдать ему копию. Работодатель обязан оформить ее по письменному заявлению работника в течение трех дней со дня обращения (ст. 62 ТК РФ). Скопировать нужно все страницы, на которых имеются записи. Каждую необходимо заверить надписью «Верно» или «Копия верна», указать должность лица, сделавшего копию, поставить его подпись с расшифровкой и датой заверения. Подпись может быть заверена печатью предприятия, предназначенной именно для таких целей.

Трудовые книжки по годам

Получив документ от работника, первым делом нужно проверить ее подлинность. Кроме выяснения, к какой серии относится документ, необходимо обратить внимание на ее внешние признаки. Рассмотрим, чем они отличаются, как их проверить и учесть.

Слухи о том, что в скором времени трудовые книжки будут отменены, идут не первый год. Кадровики волнуются, не очень понимая, как будет осуществляться делопроизводство в этом случае. Но, будучи в курсе того, как идет подготовка к этому событию, можно быть уверенным, что адаптация пройдет без особых проблем.

Порядок действий при приеме трудовой книжки

Проверить трудовую книжку на подлинность, исключить прием недействительных или поддельных документов.

Проверить соблюдение порядка закупки и учета бланков.

Собрать все документы, необходимые для подтверждения трудового стажа, проверить их на соответствие новым требованиям законодательства.

Проверить внесенные в трудовую книжку записи на соответствие установленным правилам ведения этого документа, при обнаружении ошибок внести корректировки в соответствии с данными правилами.

С одной стороны, теоретически, работа кадровиков с отменой книжек должна упроститься. Не потребуется закупать, регистрировать и учитывать бланки, организовывать хранение, архивирование и утилизацию. Но многие сомневаются, что отмена на практике приведет к упрощению документооборота, нет гарантии, что не потребуется введения в действие других документов для подтверждения трудового стажа .

Какие документы могут подтвердить трудовой стаж сотрудника

• Оригиналы трудовых договоров, заключенных с прежними работодателями.
• Официальные справки, оформленные надлежащим образом, выданные государственными организациями или прежними работодателями.
• Выписки из распоряжений и приказов, заверенные надлежащим образом.
• Лицевые счета и копии платежных ведомостей, подтверждающих начисление заработной платы.
• Документы, подтверждающие факт уплаты работником отчислений на социальное страхование.
• Другие документы, например военный билет и т. п.

С большой долей уверенности можно установить подлинность, зная номера этих документов, присваиваемые в разные годы и их основные атрибуты. В таблице, приведенной ниже, дан перечень нормативных актов, которые могут быть полезны работникам кадровой службы при проверке подлинности (раздел II Приказа № 91).

Как проверить трудовую книжку

Перед тем как будет начата проверка, нужно издать приказ. Унифицированной формы для него не существует, поэтому составить его можно в произвольном виде.

Приказ о проведении проверки трудовых книжек

Сначала нужно определить, был ли использован действительный бланк. Приобретение бланков напрямую у «Гознака» или официальных распространителе й (п. 3 Порядка, утвержденного Приказом № 117н) является обязанностью работодателя (ст. 65 ТК РФ), и зачастую покупка поручается малоопытным специалистам. Не имея необходимых знаний, они могут приобрести поддельные формы, но проверить их подлинность можно, имея представление о защитных элементах, характерных для разных периодов. Это не относится к серии от 1938 года, она защитных элементов не имеет.

Проверка производится в следующем порядке:

Проверить бланк на соответствие действующей на момент оформления форме.

Выяснить издателя бланка (только фабрика «Гознак»).

Проверить серию трудовой книжки, она должна соответствовать году оформления (см. таблицу ниже).

Проверить, чтобы на всех страницах документа были указаны одинаковые серия и номер; нумерация страниц должна быть последовательной.

Если проверка осуществляется силами нескольких человек, ее результат может быть оформлен не отчетом, а протоколом. В таблицах ниже представлены серии основных документов и вкладышей в них в соответствии с годом выпуска бланков.

Серия	Год выпуска	Серия	Год выпуска

Существующие виды трудовых книжек

Трудовые книжки образца 1938 года

Кроме серии и номера свидетельствоват ь о подлинности может внешний вид документа. Так, у документов образца 1938 года, утвержденных Постановлением № 1320, имеется темно-фиолетовая внешняя оболочка из кожзаменителя. Такой документ выдавался рабочим и служащим и, несмотря на отсутствие защитных знаков, они практически не подделывались. Отличительной особенностью также являются двуязычные бланки (русский язык и язык одной из 14 союзных республик). Титульный лист имеет упрощенный вид - на нем отсутствует герб СССР (он стоит на обложке), нет номера и серии, не проставлялась печать работодателя. Дата рождения владельца содержит только год, а даты, указываемые в сведениях о трудоустройстве, вносились в формате год, месяц, число.

Трудовые книжки образца 1973 года

В 1973 году Постановлением № 656 был утвержден новый образец. Его обложка может быть выполнена из зеленого кожзаменителя или голубого картона. Последние нужно проверять особенно тщательно, среди них подделки встречаются наиболее часто. Кроме вида обложки, при проверке этой серии нужно обращать внимание на годы выпуска, особенно конца 1980-х годов. Эти документы оформлялись рабочим и служащим, из защитных знаков следует отметить извилистые линии, хорошо видные на просвет. Бланки этой серии были двуязычными, герб СССР стоял на обложке и титульном листе, количество станиц было увеличенным по сравнению с остальными видами книжек. На каждом развороте проставлены серия и номер, на титульном листе выделено три строки для внесения персональных данных. Отметка типографии «Гознак» проставлена на последней странице.

Образец трудовой книжки 1973 года

Трудовая книжка колхозника образца 1975 года

Работникам колхозов выдавалась трудовая книжка колхозника образца 1975 года, утвержденная Постановлением № 310. Ее обложка выполнена из кожзаменителя зеленого цвета. В качестве элементов защиты также использовались извилистые линии, видимые на просвет. Двуязычные бланки, в которых членство в колхозе исчислялось трудоднями. Если такая книжка будет предъявлена сотрудником при поступлении на работу, продолжать использовать ее не следует - лучше оформить дубликат. Записи, сделанные на языке одной из союзных республик, нужно продублировать на русском.

Образец трудовой книжки колхозника 1975 года

Разворот трудовой книжки "членство в колхозе

Действующая в настоящее время форма образца 2003 года утверждена Постановлением № 225. Ее обложка выполнена из кожзаменителя серого цвета. Оформляется при первичном поступлении на работу всем сотрудникам, подписывающим трудовые договоры с российскими организациями и предприятиями. Кроме того, работающие в России постоянные представительств а иностранных компаний также оформляют своим сотрудникам трудовые книжки этой серии.

• надпись «Трудовая книжка», светящаяся в лучах ультрафиолета;
• шов, предотвращающий замену листов;
• водяные знаки в виде аббревиатуры ТК на каждой странице.

Каждый разворот имеет серию и номер, герб России стоит на обложке и титульном листе, отметка типографии «Гознак» стоит на последней странице.

Трудовая книжка образца 2003 года

Разворот трудовой книжки "сведения о работе

Если трудовая книжка оказалась недействительной

В случае, когда проверка показала, что у кого-то из сотрудников документ оказался поддельным или недействительным, необходимо поставить его в известность об этом факте. Работник должен написать заявление на имя руководителя предприятия (ч. пятая ст. 65 ТК РФ) с просьбой оформить ему новый документ. Дубликат в этом случае оформлять нельзя, поскольку исходный документ оформлен на поддельном бланке.

Как пишется заявление об оформлении новой трудовой книжки

Заявление об оформлени новой трудовой книжки

Для описания причины, по которой необходимо оформить новые бумаги, лучше указать «бланк неустановленной формы». Для подтверждения предыдущего стажа работник может обратиться в суд или собрать подтверждающие документы у прежних работодателей.

Директор ООО «Актуальный менеджмент» Екатерина Шестакова акцентирует внимание кадровиков на том, что большая часть используемых в настоящее время бланков (за исключением серии 1938 года) имеют повышенный уровень защиты от подделки. Но нет четко установленных регламентов, по которым осуществляется идентификация фальшивок.

Эксперт журнала «Кадровое дело» юрист Евгения Симакова советует на практике идентифицировать подлинные бланки по таким признакам:

• изготовлены на фабрике «Гознак»;
• номер и серия соответствуют тем, которые присваивались на момент оформления документа, одинаковые на каждой странице;
• нумерация страниц последовательная.

Как вносятся сведения об образовании на титульный лист трудовой книжки

Как правильно внести сведения об образовании, если документ оформляется на студента пятого курса государственного высшего учебного заведения: «неполное высшее» или «незаконченное высшее»?

Если студент уже окончил три полных курса, в строку «Образование» вносится отметка «незаконченное высшее» (п. 2.1 Инструкции по заполнению, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, далее - Инструкция № 69).

Как внести исправления в отметку об образовании на титульном листе?

В соответствии с пунктом 2.4 Инструкции № 69 записи об образовании исправлять нельзя, их можно только дописывать путем дополнения новых сведений, без зачеркивания внесенных ранее. Если, например, в строке «Образование» стояла надпись «среднее профессиональное », после нее нужно поставить запятую и написать «высшее профессиональное » (п. 2.1 Инструкции № 69). При этом заверять внесенные дополнения не нужно.

На работу оформляется сотрудник, у которого уже не осталось места для внесения новых записей в раздел «Сведения о работе». В документ вшит вкладыш, на этот момент у работника имеется среднее профессиональное образование (на титульном листе книжке стоит «среднее общее). Что написать на титульном листе вкладыша?

В титульный лист вкладыша вносятся сведения, актуальные на данный момент. Следует указывать то образование, которое имеется у сотрудника сейчас.

Каков порядок слов при внесении записи об увольнении

Как правильно сформулировать отметку об увольнении: «трудовой договор расторгнут по собственному желанию (инициативе работника)» или «уволен по собственному желанию (инициативе работника)»? Когда дается ссылка на статью Трудового кодекса - основание для увольнения, какова последовательнос ть изложения формулировок? Если работник увольняется по собственному желанию, как правильно дать ссылку на ТК: «статья 77, часть первая, пункт 3» или «пункт 3 части первой статьи 77»?

При внесении записи об увольнении необходимо руководствоватьс я статьей 84 ТК РФ и давать ссылку на применяемую норму закона в такой последовательнос ти: статья, часть статьи, пункт статьи полностью без сокращений.

Например: «статья 77, часть первая, пункт 3 Трудового кодекса Российской Федерации». Формулировка при этом может использоваться любая: и «расторгнут по инициативе работника», и «уволен по собственному желанию».

Как в трудовой книжке отражаются годы службы в армии

Как рассчитывается срок службы в армии? Как правильно нумеруются вносимые записи: 04 или 4?

Сроки службы в рядах вооруженных сил вносятся в соответствии с теми датами, которые указаны в военном билете. Нумеруются записи с порядковым номером от 1 до 9 без нулей: 1, 2, 3 и т. д.

Документы на сотрудника были оформлены в 2002 году. В них есть несколько записей, но отметка о службе по контракту в армии с 1998 по 2000 год отсутствует. Нужно ли отразить этот период?

Да, период службы по контракту в армии должен быть отражен, и отсутствие записи об этом является нарушением, допущенным кадровым работником, оформлявшим документ. При внесении записи проставьте порядковый номер, укажите текущую дату внесения, в графе 3 напишите: «С… по… проходил службу в Вооруженных Силах Российской Федерации». В графе 4 в качестве документа-основа ния укажите военный билет, его серию и номер.

После демобилизации сотрудник устроился на первое место работы, где ему была оформлена трудовая. После записи о приеме была сделана отметка о переводе в другое подразделение. Как исправить ситуацию и правильно внести отметку о службе в армии?

Такую отметку можно внести под следующим порядковым номером.

Как вносить корректировки, если персональные данные работника часто меняются

Сотрудница часто меняла фамилию в связи с замужеством. В результате свободного места не осталось ни на титульном листе, ни на внутренней стороне обложки, где указывается, на основании чего корректировались личные данные. Как в таком случае внести исправления в фамилию?

Все изменения в персональных данных должны в обязательном порядке отражаться на титульном листе. Для внесения исправлений можно использовать верхнее или нижнее поле титульного листа. Старые данные зачеркиваются одной горизонтальной чертой, над ними пишутся новые (п. 2.3 Инструкции № 69). На внутренней стороне обложки делается заверительная надпись, подлинность которой подтверждается подписью работодателя и печатью предприятия. Если места на передней внутренней стороне обложки уже нет, записи можно делать на задней.

Как изменить наименование предприятия при его переименовании

Как правильно внести в бумаги сокращенное наименование организации? Нужно указывать его в скобках?

Отметка, содержащая наименование предприятия, не нумеруется. Наименование указывается так же, как написано в уставных документах. Если в них закреплено как полное, так и сокращенное наименование юридического лица, они оба должны быть указаны. Сокращенное наименование нужно написать ниже полного, при этом скобки и кавычки использовать нельзя.

Например: Общество с ограниченной ответственностью «Студия телевизионных систем» ООО СТВС.

Как отразить факт переименования компании?

Если в тот период, когда сотрудник работал в компании, она была переименована, в графе 3 в отдельной ненумеруемой строке делается надпись: «Организация “А…” с 12.05.2016 переименована (преобразована) в организацию “Б…”» (раздел 3.2 Инструкции № 69). Такая отметка должна быть внесена в документы всех сотрудников.

Если название организации, указанное при приеме на работу, за несколько лет неоднократно менялось, как его можно исправить?

Записи о смене наименования должны вноситься оперативно и своевременно. Но если этого сделано не было, внесите только текущее наименование. При этом учтите, что указываемое наименование предприятия должно совпадать с теми реквизитами, что отражаются на печати, заверяющей факт увольнения.

Как вносятся исправления в трудовую книжку

При внесении записи об увольнении дата приказа была указана с ошибкой. Как указать в книжке, что она недействительна?

Внесите новую запись под следующим порядковым номером. В графе 3 напишите: «Запись за №... недействительна» (п. 1.2 Инструкции № 69). Отступив на строку ниже, внесите правильную запись.

Ликвидированная на настоящий момент организация допустила ошибку в фамилии специалиста при первичном заполнении документа. Какие документы должны быть представлены для установления ее принадлежности?

В случае, когда фамилия сотрудника не изменялась и была допущена именно опечатка, исправлению она уже не подлежит. Сотруднику нужно оформить дубликат.

Как исправить неправильную нумерацию, например, если один номер продублирован два раза. Как поступить, если ошиблись и внесли запись о награждении не в трудовую книжку, а во вкладыш?

Дублирование номеров записей ошибкой не считается, оставьте все как есть. Ошибочно внесенную во вкладыш запись признайте недействительной и внесите корректную запись в раздел «Сведения о награждениях». Укажите в ней наименование предприятия, поставьте следующий порядковый номер и внесите сведения.

Соискатель предъявил документ, в его вкладыше нумерация записей начинается заново с № 1. Запись об увольнении, сделанная в ноябре 2003 года, содержит следующие сведения: «уволен по статье 31 КЗОТ (организация уже ликвидирована). Имеются и другие записи об увольнении по статье 80, а не в соответствии с пунктом 3 части первой статьи 77 ТК РФ. Как следует поступить?

В данной ситуации у вас есть два варианта действий.

Первый: оставить внесенные ранее записи без изменений, надеясь на то, что ПФР не станет придираться и не сочтет ошибки принципиальными, поскольку в период 2003-2004 годов такие ошибки были обычным делом. Второй: погасить старый бланк, перечеркнув в ней все оставшиеся пустыми страницы и сделать отметку о выдаче дубликата. В дубликате указать общий суммарный стаж. Этот вариант кажется нам самым предпочтительным.

В наш холдинг входят предприятия, имеющие форму собственности ЗАО и ООО. Кадровый специалист, внося запись, сделал ошибку, указав, что работник уволен переводом из ООО в ЗАО. Но фактически он продолжает работать в ООО. Как поступить?

В соответствии с пунктом 1.2 Инструкции № 69, ошибочная запись может быть признана недействительной.

Поскольку в разделе «Сведения о работе» закончилось свободное место, и кадровик этого не заметил, запись о приеме была сделана в разделе «Сведения о награждении». Ошибка была обнаружена только через год. Как поступить в таком случае?

Оформите сотруднику вкладыш и внесите в него запись о приеме на работу. Запись, сделанную в разделе «Сведения о награждении» следует признать недействительной.

Оформляя увольнение сотрудника, я не заметила, что запись о переводе на другую должность отсутствует (менеджер был повышен до должности начальника отдела продаж). Была сделана запись об увольнении, поставлена заверяющая подпись и печать. Следующая запись содержала сведения о приеме в порядке перевода в дочернюю фирму (ее веду тоже я). В этот момент ошибка была обнаружена. Каким образом можно исправить ее?

Теперь исправить допущенную ошибку не представляется возможным. Единственный допустимый, на наш взгляд, выход - ждать того момента, когда трудовые отношения с этим сотрудником будут прекращены. Нужно внести запись об увольнении, после чего вновь открыть блок записей данного работодателя, к которому был переведен сотрудник. Укажите в заголовке его полное и сокращенное (если имеется) наименование. Поставьте следующий порядковый номер, укажите дату, когда работник был повышен в должности, и в графе 3 - сведения о переводе на другую должность, а в графе 4 - наименование и реквизиты документа-основа ния. Чтобы не забыть сделать это, вложите в трудовую памятку, она пригодится и в том случае, если последующие записи будет вносить другой кадровик.

Проводя плановую проверку, обнаружила следующую ошибку: работник был устроен слесарем, но фактически все это время работает токарем. Запись о переводе отсутствует. Как поступить в этом случае?

Сделайте запись под следующим порядковым номером текущей датой, в графе 3 сделайте надпись: «С такого-то числа переведен на работу токарем», укажите разряд. В графе 4 укажите наименование и реквизиты документа, по которому был сделан перевод на другую должность.

Как исправить ошибки, сделанные на титульном листе

На титульном листе указана неверная дата рождения. Как можно внести исправления, если первичное оформление производилось на нашем предприятии?

Оформляем прием нового сотрудника на работу. На титульном листе предъявленных бумаг указан только год рождения (без даты и месяца).

Кадровик, не обладающий достаточным опытом, внося исправления, также допустил ошибку. Неверная запись была им зачеркнута, внесены правильные данные. На внутренней стороне обложки им была сделана заверяющая надпись: «сведения о дате рождения изменены на основании паспорта...», поставлена печать предприятия. Как поступить в этом случае? При первичном оформлении были внесены некорректные сведения об образовании и специальности. Можно ли исправить эту ошибку?

На титульном листе запрещается делать какие-либо исправления, за исключением тех, которые касаются изменения персональных данных, например фамилии или имени. В данных случаях сотруднику нужно будет оформить дубликат, их выдача регламентируется постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее - Постановление № 225).

Как отражается трудовой стаж в трудовой книжке

Сотрудница нашла свой документ, датированный 1998 годом, который считала утерянным. В нем содержатся записи о стаже, не учтенном в новом документе, выданном в 2001 году взамен утерянного. Сотрудница написала заявление с просьбой привести в соответствие информацию о стаже. Как это сделать правильно?

В новый документ ничего вносить не надо, вести его следует в обычном порядке. Первый документ должен быть погашен путем перечеркивания оставшихся незаполненными строк и передан на хранение сотруднице. При оформлении пенсии она должна будет предъявить в ПФР оба документа, и ее стаж будет учтен полностью.

Если профессия сотрудника дает право на досрочное пенсионное обеспечение, нужно ли писать ее наименование на титульном листе полностью?

Например, электромонтер по ремонту и монтажу кабельных линий, постоянно занятый на работах по спайке освинцованных кабелей и кабелей с полиэтиленовыми и полихлорвиниловы ми оболочками (согласно списку № 2). В подобных случаях наименование профессии и специальности пишется полностью, в соответствии с пунктом 3.1 Инструкции № 69. Если этого не сделать, при оформлении досрочной пенсии у работника могут быть проблемы в ПФР.

Как поступить, если на титульном листе книжки, выданной в 1991 году ликвидированным на настоящий момент предприятием, отсутствует печать?

Это может являться серьезной проблемой, поскольку при отсутствии печати предприятия, выдавшего трудовую книжку, она считается недействительной. Работник может сделать попытку найти предприятие - правопреемника ликвидированной организации. Текущий работодатель имеет право оформить сотруднику новый документ с момента приема его на работу - статья 65 ТК РФ такую возможность допускает. Естественно, что стаж по первой книжке работником будет утрачен.

У работника предыдущим работодателем была сначала сделана запись о приеме по совместительству, а затем о том, что он переведен на основное место работы. При этом отсутствует запись об увольнении. Предприятие было ликвидировано. Как правильно поступить в этой ситуации?

Есть надежда, что работодатель, ликвидируя предприятие, сдал на архивное хранение документов по личному составу. Пусть работник обратится в архив. Выданная архивом справка станет основанием для ПФР, чтобы зачесть стаж.

Как внести исправления в неправильно указанное наименование прежнего работодателя, если найти его не представляется возможным?

Тут уже ничего не исправишь - этот период не будет засчитан при начислении пенсии.

В 1970-х годах сотрудник работал в противоградовой экспедиции на территории Таджикской ССР. В документе нет отметки о том, что работал он в полевых условиях, поэтому был отказ в оформлении досрочной пенсии. Как такая проблема может быть решена?

Работник должен обратиться в ту организацию, от которой он был отправлен в экспедицию. Ему должны выдать справки, подтверждающие полевой стаж, с которые он представит в ПФР. В случае если эта организация была ликвидирована, можно направить соответствующий запрос в архив. Выданные архивами справки признаются и принимаются ПФР.

Как выдать дубликат трудовой книжки

Пусть работник обратится на последнее место работы с заявлением о выдаче дубликата установленного образца.

Сотрудник получил оригинальный документ на руки для предъявления в социальную службу. Он попал в руки маленькому ребенку, который порвал страницы, начиная с раздела 2 - «Сведения о награждениях». Необходимо ли в этом случае оформлять сотруднику дубликат или достаточно вшить вкладыш?

В этом случае необходимо оформить дубликат в порядке, предусмотренном Постановлением № 225.

Новый работник, устраиваясь к нам на предприятие, предъявил две книжки, образца 1973 и 2003 года. Из записей, сделанных в них, видно, что он устраивался по ним на работу поочередно. Что нам делать?

Необходимо оставить работнику только один документ. Какую из двух, зависит от того, когда он оформлялся на работу впервые и какой именно образец на тот период считался действующим. Если первичное оформление происходило до 2004 года, можно оставить документ образца 1973 года, если после начала 2004 года - то лучше оставить ту, на которой стоит герб РФ.

Другой документ необходимо погасить, перечеркнув в нем все пустые строки и чистые страницы. Работник должен получить ее на руки и хранить до тех пор, пока ему не потребуется оформлять трудовую пенсию. Нужно объяснить работнику, что в его интересах обратиться к прежним работодателям и собрать у них недостающие справки, на основании которых он сможет подтвердить свой стаж полностью.

Как оформить трудовую книжку иностранцу

У нас работают две сотрудницы - гражданки бывших союзных республик - Украины и Белоруссии. У украинки бланк украинского образца велся сначала на русском, а впоследствии - на украинском языке. У белоруски форма республиканского образца изначально оформлен на белорусском языке. Сотрудник отдела кадров, работавший до меня, счел нужным продолжать вести их и вносил в них соответствующие записи. Как нужно было сделать правильно?

Бланки установленных в бывших союзных республиках образцов на территории РФ недействительны. Согласно статье 66 ТК РФ, трудовые книжки работодатель должен вести на каждого работника, отработавшего более пяти дней, по той форме, которая установлена Правительством РФ. У всех работающих на предприятии иностранцев должны быть оформлены документы образца, утвержденного Постановлением № 225.

Можно ли вносить текущие записи в формы советского образца, владельцами которых являются граждане бывших республик СССР?

Формы, действовавшие в советский период, считаются действительными и обменивать их не требуется.

Справочные материалы:

• b. сделать запись на задней обложке трудовой книжки;
• c. оформить вкладыш в трудовую книжку.

3. В каком случае НЕ оформляется дубликат трудовой книжки:

• a. в оригинале документа есть исправления;
• b. в оригинале документа присутствует запись, которая признана недействительной;
• c. оригинал испорчен работником.

4. Где следует проставить печать организации при оформлении копии трудовой книжки:

• a. только на первой и последней страницах;
• b. на всех страницах копии;
• c. на всех страницах, где для печати есть достаточно свободного места.

5. Что отражается в разделе трудовой книжки «Сведения о награждениях»:

• a. денежные премии за успехи в работе;
• b. победы на корпоративных конкурсах;
• c. присвоение государственных наград и почетных званий.

Все чаще наблюдаются случаи, когда соискатели предпочитают обходиться без документа, в который будут занесены все сведения о профессиональной деятельности. То есть оформляться на работу «неофициально». И напрасно. Данный документ является гарантией вашей будущей пенсии. Посему следует заранее побеспокоиться об этом. К тому же о том, как завести трудовую книжку, должен заботиться не работник, а работодатель.

Правила оформления этого документа описаны в инструкции Министерства труда России. Поэтому как работнику, так и работодателю придется потратить часть свободного времени на ее изучение. Так вы только выиграете, будучи уже подкованным в этом деле. Оформление документа выполняется только для работников организации, которые осуществляют трудовую деятельность более одной рабочей недели

Многие рабочие очень часто задаются вопросом относительно того, как правильнее поступить: завести трудовую книжку в новом варианте либо оставить старую? Ответ в этом случае следующий: необходимости в смене старого документа нет.

Если сотрудник первый раз имеет опыт трудоустройства, тогда трудовая книжка оформляется строго при нем. За нее придется заплатить сумму, равную цене бланка документа. Оплата либо вносится в кассу предприятия, либо удерживается из будущей зарплаты.

Порядок оформления трудовой книжки

• титульного листа}
• сведений о работе}
• сведений о награждениях.

Титульный лист

Содержит в себе такую информацию о сотруднике, как:

• дата рождения}
• наличие образования, профессии, специальности.

Все перечисленные сведения заносятся в соответствии с записями, имеющимися в паспорте работника либо ином документе, подтверждающем его личность. Чаще всего это военный билет гражданина либо документы, к примеру, аттестат, содержащие достоверную информацию об образовании. В самом низу того же титульного листа обязательно необходимо поставить дату внесения всех записей.

Все эти правила четко прописаны в инструкции Министерства труда России. Вы сможете найти в ней ответы на все возникающие вопросы о том, как впервые завести трудовую книжку.

После того, как все сведения занесены, следует все тщательно просмотреть и проверить на предмет ошибок и недочетов, только тогда расписываться и ставить печати.

Сведения о работе

Этот довольно большой раздел состоит уже из четырех пунктов, или граф:

1. графа, носящая название «номер записи»}
2. дата}
3. графа, в которую вносятся сведения, связанные с приемом, переводом и прочими перемещениями}
4. графа, содержащая в себе информацию о документах, послуживших основанием для внесения записи.

Что касается первой графы, то в ней отмечается номер внесенной по порядку записи, во второй – та дата, когда соискателя взяли на работу.

При приеме сотрудника на работу руководитель должен в третью графу вписать полное название организации и, если имеется, сокращенное. Здесь же следует отметить и то, на какую должность принят работник, по какой специальности, профессии и обязательно с учетом квалификации. Все соответствующие документы работник перед тем, как завести новую трудовую книжку, обязан предоставить в оригиналах.

В случае перевода или увольнения запись вносится в третью графу исключительно на основании изданного работодателем приказа или распоряжения. Дату и номер соответствующего документа необходимо отмечать в четвертой графе.

Все записи следует вносить только в полной форме, без каких-либо сокращений.

На тот случай, если сотрудник увольняется по собственному желанию или в связи с сокращением, соответствующую запись необходимо вносить в тот же день, но не позже. В иных ситуациях информация в трудовой книжке отмечается после издания работодателем приказа и на протяжении всей первой рабочей недели.

К сожалению, бывает и такое, когда работник уходит из жизни. Тогда руководитель должен внести в документ о профессиональной деятельности все сведения о расторжении трудового договора с бывшим сотрудником. А все документы, в том числе и трудовую книжку, следует передать родственникам либо по их желанию отправить почтой, но исключительно под расписку.

Награды и отличия

Последним пунктом являются правила внесения сведений о возможных награждениях сотрудника. В этом разделе руководитель либо иное лицо, которое является доверенным, к примеру, кадровик, должны отмечать все виды наград. К ним относятся и государственные. Сюда же относятся и почетные грамоты, и особенные премии, поощрения, но только если таковые предусмотрены.

Запомните, что при постоянных выплатах премии, которые положены согласно условиям трудового договора, нет необходимости каждый раз отмечать это в документе. Также не отражается информация, связанная и с разного рода взысканиями. Исключением является лишь сокращение работника.

Как не допустить ошибок

Главное, что следует понять и запомнить работнику и работодателю в равной степени: трудовая книжка является своего рода зеркалом всего профессионально наработанного стажа, и подсчет его осуществляется на основании указанных дат.

Иногда работодатели сталкиваются с тем, что соискатель не может предоставить трудовую. Руководитель в этом случае не знает, что ему делать дальше. На вопрос: заводим ли новую трудовую книжку на нового сотрудника, можно ответить двояко:

1. Если у соискателя трудовая утеряна, а справок с предыдущих мест работы он предоставить не может, то заводят новую трудовую, как будто он устраивается в первый раз.
2. Если соискатель может предоставить документы о предыдущих местах работы, то дубликат утерянной трудовой ему должны выдать на самом последнем месте, и ваша организация не имеет к этому отношения.

Если сотрудник впервые принят на работу, оформление трудовой книжки также необходимо. К тому же если прием был осуществлен на основании совместительства, руководитель имеет право внести соответствующую информацию, но только при наличии справки из основного места работы.

Работодатель должен помнить о том, что любые нарушения трудового законодательства чреваты наложением административного штрафа. Не стоит недооценивать работу подобных органов. Размер штрафа может быть разным, все зависит от степени и вида нарушения. Вот примеры:

• наложение штрафа на лица, занимающие определенную должность, которые ранее были подвержены наказанию за подобные действия, противоречащие закону}
• помимо штрафа, инспектор имеет право запретить осуществление любой трудовой деятельности на срок до 90 дней}
• наложение штрафа, но уже не на отдельного сотрудника, а на всю фирму, – размер такого штрафа колеблется от трех сотен до пяти сотен минимальной суммы заработной платы.

Заполнение трудовой книжки осуществляется исключительно на русском языке, если трудоустройство происходит в России. Если же прием сотрудника совершается на территории той республики, которая входит в состав Российской Федерации, то происходит оформление на русском и языке данной автономной республики.

Каждый раз, когда руководитель или уполномоченное лицо вносят сведения в документ о приеме на работу, увольнении или переводе, обязательно об этом следует известить работника под подпись, и только после этого отметить все в личной карте.

Работодателю необходимо знать, в каком случае нужно завести новую трудовую книжку для нового сотрудника. Требовать от работника, который впервые устраивается на работу, бланк документа о профессиональной деятельности категорически запрещено. Ведь эти бланки подлежат строгой отчетности.

После надлежащего оформления трудовой книжки будущий сотрудник обязан изучить и проверить все записи, и только после этого подписывать документы. В заключение необходимо осуществить регистрацию трудовой книжки в специальной книге по учету движения трудовых книжек.

• Кадровое делопроизводство и Трудовое право