Розробка посадової інструкції часто помилково доручається фахівцю з кадрів. У силу того, що не кожен кадровий працівник досконально знайомий зі специфікою виробництва, вимоги до посадової інструкції дуже складно виконати в повному обсязі.

У цій статті ми:

• покроково розберемоприклад посадової інструкції;
• розглянемо, як організованоструктура посадової інструкції;
• опишемо стандартніі загальні правилаїх наповнення.

Вимоги до посадової інструкції: як оформити реквізити

Оформлення посадової інструкції регламентує головним чином «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Цей стандарт відноситься до організаційно-розпорядчих документів, включених в Уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації та «Загальноросійський класифікатор управлінської документації». Посадова інструкція має власний код ОКУД – 0252051.

Схеми розташування реквізитів документів приведені до ГОСТу. До переліку реквізитів входять: назва організації-автора (розробника) документа; найменування виду документа; дата; реєстраційний номер; місце складання чи видання; гриф затвердження; заголовок до тексту; текст документа; відмітка про додаток; підпис; гриф та візи погодження; відмітка про засвідчення копії; відмітка про виконавця; ідентифікатор електронної копії

передбачає наступне розташування реквізитів:

Найменування організаціївказується повністю відповідно до установчих документів. За наявності вказується: найменування вищої організації, скорочене найменування організації-розробника, найменування відокремленого структурного підрозділу (якщо є автором).

Найменування виду документа(відповідно до ОКУД)

Дата документу.Фіксує час затвердження чи підписання документа. Вказується безпосередньо після затвердження

Реєстраційний номер.Містить порядковий номер та інші умовні позначення: літерне позначення виду документа, рік випуску, інформація про виконавця тощо.

Місце упорядкування.Вказується, якщо не згадується в назві організації відповідно до юридичної адреси організації.

Гриф затвердження. Реквізит, що відображає нормативний чи правовий характер документа. Містить слово «ЗАТВЕРДЖУЮ» та дані особи, яка затвердила інструкцію: ініціали, прізвище, дата затвердження.

Заголовок до тексту. Відображає зміст та функціональне призначення

Розділ "Загальні положення" відноситься до частин посадової інструкції, що містять положення загального характеру.

спеціаліста з кадрів. П. 1. Загальні положення

п. 1.1визначає назву посади та призначення даної інструкції

п. 1.2регламентує рівень підпорядкованості, а саме: призначення на посаду та зняття з неї

п. 1.3встановлює кваліфікаційні вимоги до співробітника: освіта та стаж роботи

п. 1.4визначає перелік організаційних та правових норм, що регламентують посадові обов'язки

п. 1.5Розділ «Має знати» складається з перерахування необхідних спеціальних знань, необхідних для виконання посадових обов'язків

п. 1.6встановлює рівень підпорядкованості

п. 1.7регламентує заміщення співробітника під час відсутності

Крім того, розділ "Загальні положення" може містити опис трудової функції цієї посади. Варто зауважити, що роботодавець має право визначити трудову функцію працівника, за винятком обов'язків, наведених у або, навпаки, розширюючи їх перелік.

Приклад посадової інструкції: функції та посадові обов'язки фахівця з кадрів

Функції та посадові обов'язки виділяють на окремі розділи посадової інструкції. Ці розділи описують всі види робіт, які закріплені за конкретною посадою. Наведений приклад посадової інструкціїмістить опис функціоналу спеціаліста з кадрів. Перелік функцій можна визначити завданням, поставленої на цю посаду, і навіть поділом праці колективі.

Посадові обов'язки, своєю чергою, встановлюють порядок виконання функцій. Відповідно, розділ, що включає перелік посадових вимог, містить обов'язки, регламентовані Трудовим кодексом, Федеральними законами та нормативними актами.

У наведеному прикладі функції та посадові обов'язки об'єднані в одному розділі. Типова схема посадової інструкції,як правило, дозволяє не розбивати ці пункти, хоча краще все ж таки рознести їх по різних розділах. спеціаліста з кадрів містить перелік виконуваних робіт, обов'язки щодо вивчення кадрової ситуації в організації, інформування про неї співробітників та керівництва, організації заходів щодо комплектування підприємства кадрами, контролю документообігу та складання звітності.

Додатково до цього розділу можна включити обов'язки щодо дотримання трудового розпорядку, дотримання конфіденційності, правила субординації та дотримання техніки безпеки.

П. 2.8 інструкції зобов'язує спеціаліста з кадрів брати участь у плануванні підвищення кваліфікації персоналу та його навчання. Водночас у цьому розділі, виходячи з доцільності, можна зобов'язати спеціаліста регулярно підвищувати свій професійний рівень.

Під час підготовки даного розділу важливо з максимальною повнотою відобразити всі функції та обов'язки співробітника, який обіймає певну посаду. Інакше це може спричинити спірні або навіть конфліктні ситуації.

Приклад посадової інструкції спеціаліста з кадрів. П. 2. Посадові обов'язки

Розділи посадової інструкції: права, відповідальність, порядок перегляду

Типова форма посадової інструкціїобов'язково включає розділ, у якому закріплюються права, що надаються співробітнику. Ці повноваження пов'язані з виконанням посадових обов'язків і, відповідно, розділом, що описує функції співробітника на цій посаді. Так, серед прав співробітника можуть бути:

• право на прийняття рішень відповідно до посадових обов'язків
• внесення пропозицій щодо вдосконалення робочого процесу
• підвищення кваліфікації
• отримання інформації
• підпис чи погодження певних документів

Зокрема, посадова інструкція спеціаліста з кадрів закріплює за кадровим працівником право знайомитися з певними документами, вносити пропозиції щодо оптимізації робочого процесу, інформувати керівництво та вимагати необхідну інформацію, вимагати сприяння керівництва у виконанні своїх обов'язків та прав.

спеціаліста з кадрів. П. 3. Права

Розділ "Права" має логічне продовження у вигляді наступного розділу - "Відповідальність". У ньому містяться пункти посадової інструкції,що встановлюють зміст та форму відповідальності за її недотримання. Можуть бути перераховані види відповідальності відповідно до законодавства із зазначенням чинного нормативно-правового акта ТК РФ, ДК РФ, КпАП або КК РФ.

У нашому прикладі фахівець несе відповідальність за невиконання посадових обов'язків, порушення у межах чинного законодавствата заподіяння матеріальних збитків.

Приклад посадової інструкції спеціаліста з кадрів. П. 4. Відповідальність

Завершальним пунктом посадової інструкції спеціаліста з кадрів є пункт, що регламентує внесення змін до нормативного документа. Допустимі зміни в міру необхідності та встановлений максимальний термін, протягом якого зміни можуть не вноситися. Крім того, визначається порядок ознайомлення співробітників зі змінами в документі.

Приклад посадової інструкції спеціаліста з кадрів. П. 5. Порядок перегляду посадової інструкції

Варто окремо відзначити, що внесення змін може бути ініційоване роботодавцем, керівником структурного підрозділу або самим працівником. Однак ці виправлення не можуть бути причиною зміни посадових обов'язків. Інакше це спричинить переведення на іншу роботу. (). Роботодавець не може в односторонньому порядку вносити зміни до посадових обов'язків співробітника. Винятком є ​​причини, відображені в

Вимоги до посадової інструкції: закриваючі реквізити посадової інструкції

Структура посадової інструкціїпередбачає наявність наступних реквізитів, що закривають:

Підстава випуску документа.Містить дані про документ, що є підставою для видання інструкції: розпорядження або наказ із зазначенням назви документа, його ідентифікатора та дати випуску.

Підпис уповноваженої посадової особи.Підпис повинен включати найменування посади, власноручний розпис та його розшифрування.

Гриф узгодження документа.Реквізит висловлює згоду структурного підрозділу, який є автором документа, з його змістом. Включає найменування структурного підрозділу, посаду його представника, розпис та розшифровку, дату погодження. Даний реквізит може бути оформлений на окремому аркуші, У такому разі на кінець посадової інструкції ставиться відмітка про наявність аркуша погодження.

Віза ознайомлення.Може бути проставлена ​​на оригіналі документа за відсутності журналу ознайомлення або окремого аркуша ознайомлення. Віза має містити посаду співробітника, його підпис та дату ознайомлення.

Додатково може бути позначена позначка з ідентифікатором електронної копії документа або іншими пошуковими даними.

Отримати приклад посадової інструкції та рекомендації щодо заповнення шаблону, уточнити необхідні розділи посадової інструкції, розробити документ, який відповідає всім вимогам до посадової інструкції, ви зможете, ознайомившись з іншими матеріалами:

12 кадрових документів, які допоможуть пройти будь-яку перевірку

Цей документ відноситься до внутрішніх обов'язкових актів, що регулюють діяльність підприємства. Такі інструкції зазвичай регламентують особливості управління, звітності, забезпечення та координування діяльності працівників. Тому не слід забувати про загальні правила оформлення посадових інструкцій.

Особливості

Сучасне діловодство вимагає складання узгоджених та несуперечливих локальних актів. Їх розробляють для досягнення трьох цілей:

1. створити організаційно-правову основу службовців;
2. підвищити рівень відповідальності;
3. збільшити продуктивність праці.

Кожен зразок оформлення посадової інструкціїмає свої нюанси. При цьому жодних правил закон не встановлює.

Цей правовий акт має успішно виконувати такі завдання:

• раціонально розподіляти обов'язки між співробітниками з урахуванням їхнього рівня кваліфікації, знань, продуктивності праці та інших особливостей;
• забезпечувати своєчасний контроль за якістю виконання трудових обов'язків;
• визначати права всіх сторін;
• давати конкретні критерії оцінки якості праці.

Посадові інструкції зазвичай розробляють керівники структурних підрозділів фірми на основі виконуваних співробітником функцій та внутрішніх правил компанії.

Вимоги до оформлення посадової інструкції

Розглянутий документ є локальним нормативно-правовим актомтому має свою специфіку. Його оформлюють у трьох примірниках:

• 1-й – передають співробітнику відділу кадрів та додають до штатним розкладом;
• 2-й – залишається в начальника структурного підрозділи, оскільки у його обов'язки входить контролювати якість робіт;
• 3-й – віддають працівникові організації, котрим призначена посадова інструкція.

Посадова інструкція може бути додатком до трудового договору або бути видана окремо. За потреби зміст узгодять із профспілкою.

Ось основні вимоги, які потрібно враховувати у процесі складання тексту:

• однозначність - інформація повинна викладатися так, щоб не виникало двозначних тлумачень;
• інформаційна ємність;
• переконливість – фрази мають бути переконливими та логічно обґрунтованими;
• висвітлення всіх основних питань щодо діяльності співробітника.

Що включати до посадової інструкції

За загальноприйнятими форматами документ повинен розкривати всі питання, що стосуються трудової діяльностіслужбовця. Під час підготовки змісту рекомендуємо керуватися постановою Мінпраці № 37. Це Кваліфікаційний довідник посад, що містить загальні характеристикивсім них. Текст потрібно лише адаптувати до конкретної організації.

Основні розділи посадової інструкції:

1. Загальні положення.
2. Посадові обов'язки.
3. Права працівника.
4. Документи для керівництва під час виконання трудових обов'язків.
5. Порядок взаємовідносин із персоналом.
6. Відповідальність працівника.
7. Критерії оцінки якості роботи.

Як оформити посадову інструкцію: етапи

Залежно від складності документа, його складанням можуть займатися начальники відділів або безпосередньо керівники організацій. Така процедура може знадобитися:

1. якщо відкривається нова філія або підрозділ;
2. за введення нової посади;
3. за зміни трудових функций.

На підставі правил, встановлених державними стандартами, у [складі інструкції] мають бути такі реквізити:

• назва підприємства – вказують повністю відповідно до установчих документів;
• дата затвердження;
• реєстраційний внутрішній номер;
• гриф, що надає юридичну значущість;
• відмітка про наявність додатка – ставлять за наявності такої умови у ній, коли посадова інструкція є додатком до окремих розпорядчих документів;
• віза керівника – включає посаду та назву відділу підприємства. Її мають нижче підпису.

На першому етапі оформлення документа готують попередній варіант утримання з урахуванням:

1. вимог керівника;
2. кваліфікаційного довідника посад;
3. профстандарту (якщо прийнято для цієї професії і в якійсь частині обов'язковий). Також див.

На другому етапі проект узгоджують із начальниками відділів, яких він стосується. За потреби вносяться поправки.

Третій етап передбачає затвердження посадової інструкціїкерівником підприємства Крім того, потрібна наявність підпису начальника відділу кадрів та структурного підрозділу, для якого призначено документ. Після цього відбувається ознайомлення співробітника зі змістом (під розпис) та осіб, яких можуть торкнутися зміни, що відбулися.

Як внести зміни до посадової інструкції

У процесі праці обов'язки працівника можуть змінюватися. Така ситуація виникає, наприклад, за зміни мети компанії чи розширення сфери послуг. При істотній корекції функціоналу потрібно зробити поправки у посадовій інструкції, щоб у подальшому уникнути багатьох конфліктів. Розкажемо, як як оформитиусі зміни.

Послідовність дій така:

1. Підготовка нової посадової інструкції з урахуванням усіх нюансів. Обов'язковою умовою є відповідність нормам чинного законодавства.
2. Видають наказ, виходячи з якого відбувається затвердження документа.
3. Ознайомлення зацікавлених службовців із змістом оновленої інструкції. А від відповідального за виконання трудових функцій знадобиться одержати підпис та письмову згоду про співпрацю на нових умовах.
4. Складання та підписання додаткової угодидо трудового договору Один екземпляр передають службовцю.

Після закінчення всіх формальностей співробітник приступає до виконання обов'язків за умов угоди.

Зауважимо, що посадова інструкція перестав бути індивідуальним особистим документом для конкретного працівника. Її складають згідно з певною посадою, і вона взагалі не містить імен. За недотримання цієї умови роботодавцю доведеться переробити документ при звільненні службовця.

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.

Оформлення посадової інструкції – процедура необов'язкова, у ТК немає чітких вказівок щодо цього. Тим не менш, цей документ може знадобитися у разі виникнення трудових спорів, для чіткої регламентації функціоналу співробітників та підбору кандидатів на вільну вакансію. Докладніше про те, для чого потрібна посадова інструкція, і як її скласти читайте в цьому матеріалі.

• Визначати завдання, кваліфікаційний мінімум, права та обов'язки співробітника.
• Розробляється всім посад штатного розкладу, зокрема вакантних. Підбір персоналу є відправною точкою для складання опису вакансії.
• Служить з метою оцінки відповідності співробітника займаної посади.
• Для нового співробітника – джерело інформації про очікування керівництва та критерії оцінки результатів праці.
• Для керівника – інструмент управління та перевірки якості виконуваної роботи.
• Під час проведення щорічної атестації допомагає провести загальну оцінку діяльності працівника.
• Може бути доказовою базою у суді чи контролюючих органах.
• Стане в нагоді, якщо два співробітники займають однакову посаду і мають різні оклади.

• Документ оформляється у трьох примірниках. Один залишається у співробітника відділу кадрів (додається до штатного розкладу), другий — передається керівнику структурного підрозділу, третій – безпосередньо співробітнику.
• Найчастіше обов'язок зі складання посадової інструкції покладається не так на співробітника відділу кадрів, але в керівника структурного підрозділи, оскільки краще відома специфіка роботи.
• Оформляється як додаток до трудового договору чи окремим документом.
• Якщо у компанії є профспілка, необхідно погодити з нею проект посадової інструкції.
• Документ затверджується керівником підприємства, підписується начальником відділу кадрів та керівником відповідного підрозділу.

1. Загальні положення: призначення документа, категорія посади, порядок прийому на роботу, кому підкоряться співробітник, вимоги до освіти та професійних навичок.
2. Опис посадових обов'язків: щоденних, щотижневих, щомісячних.
3. Права працівника. На відміну від трудового договору, Тут зазначаються права, які з функцій структурного підрозділи та організації. Наприклад, участь у проектах та розробках, прийняття рішень відповідно до повноважень, навчання та підвищення кваліфікації.
4. Список документів, якими має керуватися співробітник: накази, інструкції, нормативні акти.
5. Порядок взаємодії коїться з іншими співробітниками. Вказується основне коло осіб, порядок підпорядкованості чи керівництва, строки та регламент надання інформації та відповідей на запити.
6. Відповідальність працівника. При вказанні заходів відповідальності обов'язкове посилання на відповідний нормативний акт(ДК, ТК чи КК).
7. Порядок оцінки роботи. Вказуються критерії оцінки якостей співробітника (компетентність, ініціативність, професійна грамотність) та роботи (результати, якість та своєчасність виконання). Також прописується мотиваційна складова (подарунки, премії, заохочення) та покарання за невиконання (штрафи, догани).
8. Заключна частина: дата набрання чинності, підписи.

Виконання працівником обов'язків регулюється угодою, яка укладається між нею та роботодавцем. Основним документом є посадова інструкція.
Для підсобного робітника, така інструкція є найважливішим документом. Її положеннями він зобов'язаний керуватися у своїй повсякденній робочій діяльності. Зазначений документ включає всі його обов'язки, права та основні вимоги.

Посадова інструкція підсобного робітника – загальні положення

Посадова інструкція підсобного робітника складається з кількох взаємозалежних елементів. Оформлення документа відбувається за певним алгоритмом.

Початкові положення називаються загальними. Вони встановлюють основні вимоги до особи, яка заміщає цю посаду. Тому, до загальних положень слід віднести:

• необхідність отримання спеціального розряду чи кваліфікаційного рівня. Це важливо, оскільки такий розряд впливає на коло обов'язків та рівень заробітної плати;
• режим робочого дня. Це обов'язок виконувати свої функції згідно з певним графіком;
• вимоги до освіти. Як правило, такий трудовий документ передбачає наявність середньої професійної освіти.

При цьому роботодавець має право на власний розсуд доповнювати загальні положенняіншими нормами. Це стосується його виняткової компетенції. Тому зміст цього розділу може істотно змінюватися.

Посадова інструкція підсобного робітника на виробництві

Ключове значення в посадовій інструкції підсобного робітника на виробництві є його функціональні обов'язки. Саме цей розділ чітко встановлює обов'язки особи.

Щодо специфіки виробничої діяльності, слід зазначити:

• здійснення допоміжних робіт на тих чи інших виробничих дільницях. Оскільки такі фахівці не мають вищої освітита особливої ​​кваліфікації, вони не мають права виконувати складні роботи. Відповідно, їхня діяльність полягає у наданні необхідної допомоги більш кваліфікованим співробітникам;
• прибирання прилеглої території, шляхів під'їзду. Тим самим співробітник забезпечує нормальну діяльність підприємства;
• роботи з навантаження, розвантаження, а також будь-які задачі. Переміщення вантажів не потребує освіти або кваліфікації, слід покласти такі обов'язки на цих працівників;
• видалення сміття з території проведення будівельних робіт, складських приміщень та інших площ;
• виконання вказівок керівництва.

Специфіка діяльності підсобного робітника передбачає використання його праці на вирішення найрізноманітніших завдань, які потребують кваліфікації. Тому ці співробітники можуть залучатися для будь-яких видів робіт.

Посадова інструкція підсобного робітника у ЖКГ

Особливості діяльності підприємств сфери ЖКГ зумовлюють покладання на співробітників певних обов'язків:

• обов'язок із прибирання території дозволяє використовувати особу як прибиральника;
• обов'язок брати участь у проведенні будівельних чи монтажних робіт дозволяє задіяти кваліфікованих працівників на найважливіших ділянках;
• заміна елементів освітлення.

Загалом діяльність таких співробітників у сфері ЖКГ схожа на виробництво. Адже вони в жодному разі не виконують складних завдань, а лише допомагають виконати їх співробітникам, які мають спеціальну освіту чи категорію.

В школі

Посадова інструкція підсобного персоналу кухні в школі має свою специфіку. Оскільки його завдання однак пов'язані з процесом приготування їжі, обличчя має мати санітарну книжку.

Це стане гарантією безпеки для учнів та персоналу освітньої установи. Серед основних функцій співробітника, слід виділити:

• розвантаження транспорту із харчовими продуктами;
• збирання приміщень, у тому числі і доставку відходів до місця утилізації;
• видалення сміття з інших приміщень та виконання вказівок керівництва.

Разом з функціями особа повинна мати і права. Як правило, такі права передбачають можливість клопотати перед керівництвом про поліпшення умов праці, отримувати достовірну інформацію про характер діяльності та здійснені зміни.

В лікарні

Посадова інструкція підсобного персоналу у лікарні має визначати його завдання. Стосовно специфіки медичного закладу дана особа повинна прибирати сміття, виконати розвантажувальні та вантажні роботи.