ПОПУЛЯРНІ НОВИНИ

Гроші під звіт не обов'язково видавати з каси

Підзвітні суми, зокрема. на покупку бензину, можна видати працівникові не тільки готівкою, а й перевести безготівково на його «зарплатну» картку.

Повідомте податківцям, на яку адресу надсилати податкове повідомлення

У вересні розпочнеться розсилання паперових повідомлень на сплату особистих податків. Якщо громадянин не мешкає за місцем прописки, таке повідомлення може загубитися. Щоб цього не сталося, краще заздалегідь повідомити в інспекцію свою адресу для кореспонденції.

Змінилася форма рахунка-фактури

Так було в рахунку-фактурі з'явилася нова графа 1а «Код виду товару». Вона призначена для експортерів, які реалізують товари до країн ЄАЕС.

Як довго потрібно зберігати «первинку»

Первинні облікові документи, необхідні обчислення та сплати податків, потрібно зберігати щонайменше чотири роки. Мінфін роз'яснив, з якого моменту вести відлік цього терміну.

Восени причин для виключення з ЄДРЮЛ побільшає

1 вересня набирають чинності поправки до закону про держреєстрацію юрособ та ІП. З цієї дати за наявності недостовірних відомостей про компанію в ЄДРЮЛ податківці у примусовому порядку виключатимуть цю фірму з реєстру.

Пільги з податку майно фізосіб: що знати

Оновлення: 16 червня 2017 р.

Нормативним документом, що відображає структуру організації, її штатний склад та чисельність, відповідно до її статуту є штатний розклад. Зміни штатного розкладу можуть бути здійснені лише на підставі наказу про внесення змін до штатного розкладу.

Наказ про внесення змін до штатного розкладу

Рішення про внесення змін до штатного розпису приймається роботодавцем (керівником організації чи ІП). Це рішення має бути закріплене наказом про внесення змін до штатного розкладу. Уніфікованої форми названого наказу законодавством не передбачено. Отже, у роботодавця з'являється право розробити її самостійно. Підписання наказу про зміну штатного розкладу провадиться керівником або іншою уповноваженою на це особою організації.

Зміни можуть стосуватися таких положень штатного розкладу:

• виключення вакантної посади або кількох посад, підрозділів у зв'язку з будь-якими організаційними змінами у роботі роботодавця;
• введення нових посад, якщо прийнято рішення про розширення виробництва або збільшення обсягу послуг або виконуваних робіт;
• скорочення штату роботодавця;
• зміна розміру окладів працівників;
• перейменування підрозділів та посад.

Роботодавцем також може ухвалюватися рішення про інші підстави зміни штатного розкладу.

Звертаємо увагу, що у роботодавця є обов'язок щомісячного надання відомостей про наявність вакантних посад (п. 3 ст. 25 Закону РФ від 19.04.1991 N 1032-1). Така інформація надається до органів служби зайнятості.

Наведена нижче Таблиця містить інформацію про можливі підстави внесення змін, а також основні етапи, які необхідно пройти роботодавцю при ухваленні рішення про внесення змін до штатного розкладу.

Приклади наказів про зміну штатного розкладу з перерахованих вище підстав наведено у додатках.

Документообіг необхідний у тому, щоб відстежувати різні показники діяльності компанії у поступовій динаміці. Без нього організація процесів має досить хаотичний характер. Оскільки в сучасному світіперсонал є головним активом кожної фірми, документи, пов'язані з управлінням людськими ресурсами, мають вестися максимально акуратно та правильно.

Одним із таких документів є штатний розпис, тонкощі роботи з яким розглянуті у цій статті. Воно дозволяє встановити штатну чисельність підрозділів організації, аналізувати організаційну структуру та систему оплати праці, а також полегшує процес підбору персоналу на вакансії у компанії.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регіони)

Це швидко і безкоштовно!

Навіщо потрібен цей документ, чи обов'язковий він?

Штатний розклад потрібний для того, щоб можна було обґрунтувати ситуації звільнення працівників через скорочення штату у разі їх звернення до судової інстанції. Також воно може служити як обґрунтування (через відсутність тієї чи іншої посади). Тому грамотне складання цього документа є основою законного відстоювання інтересів фірми.

Крім того, найчастіше перевіряючі компанії (зокрема трудова інспекція) вимагають його наявність при перевірках. Відсутність документа підпадає під порушення закону РФ про охорону праці. Відповідно, за КоАП РФ (стаття 5.27) організації, яка не надала розклад, загрожує штраф у межах від 30 до 50 тисячкарбованців. До того ж буде оштрафовано посадову особу (сума варіюється від 1 до 5 тисячрублів).

Зрештою, без штатного розкладу неможливо довести, що в момент скорочення у компанії не було можливості надати співробітникам альтернативні вакансії.

Таким чином, наявність цього паперу перестав бути обов'язковим з погляду законодавства РФ, і теоретично рішення податкової чи трудовий інспекції про стягнення штрафу можна оскаржити судової інстанції. Однак на практиці документ слід вести будь-якій компанії для запобігання можливим конфліктним ситуаціям. При цьому важливо розуміти, що для бюджетних організацій його наявність закріплена законодавчо.

Вимоги до нього

Оскільки штатний розклад є так званим локальним нормативним актом, особливих вимог, що пред'являються до нього, не так багато:

• Одним з головних є той факт, що компанія повинна складати даний документза встановленою федеральним законом уніфікованій формі Т-3. Укорочувати її не можна (всі необхідні пункти повинні бути присутніми), а вносити додаткові дані можна.
• Розклад має вводитися в дію з першого числа місяця.
• Дуже важливо, щоб кожну сторінку було пронумеровано.
• Документ має бути пошитий, мати печатку організації, підпис керівника та особи, відповідальної за складання.

Хто займається складанням?

На даний момент законодавством чітко не визначено, хто має розробляти документ.

У компаніях із розгалуженою організаційною структурою обов'язок складання може лежати на співробітниках наступних відділів:

• кадрова служба;
• бухгалтерія;
• юридичний відділ (найменш поширена ситуація).

У невеликих фірмах цим може займатися керівник чи будь-яка інша уповноважена ним особа. У цьому випадку виготовляється наказ на ім'я конкретного співробітника, який займатиметься роботою цього документа. Ще одним варіантом визначення відповідального є вказівка ​​на цей факт у посадової інструкціїчи трудовому договорі.

Щоб спростити процедуру складання необхідно прописати її нюанси в інструкції з діловодства:

• терміни та основні правила розробки/внесення змін;
• форма наказу про затвердження розкладу та змін;
• відповідальні особи за формування документа та підписання наказів;
• співробітники, з якими слід погодити проект розкладу або його змін;
• склад нормативних актів, що регулюють усі питання, пов'язані з ним.

Як стверджується?

Після складання штатного розкладу його потрібно затвердити. До того, як буде готова фінальна форма для підписання, необхідно узгодити її із зазначеними в інструкції працівниками.

Після цього твердження необхідно зробити за допомогою спеціального наказу чи розпорядження, що має бути підписано або керівником компанії, або уповноваженою особою. У наказі обов'язково потрібно вказати дати складання, затвердження та набрання законної сили – вони можуть збігатися або відрізнятися один від одного, але дата набрання чинності не може бути раніше, ніж дата складання або затвердження.

Структура та порядок заповнення

Насамперед уніфікована форма має містити низку реквізитів (вони є обов'язковими для кожного бухгалтерського документа):

• найменування та номер документа;
• дата його складання;
• Найменування компанії;
• підтвердження факту здійснення діяльності та вираження величини натурального або грошового виміру;
• найменування та підпис особи, відповідальної за правильність складання.

У таблиці необхідно вказати такі відомості (зліва направо):

• структурний підрозділ;
• код підрозділу;
• посада, розряд, клас кваліфікації (наприклад, інженер 1 категорії);
• кількість штатних одиниць;
• оклад (вказується у рублях, одиниці виміру стоять лише у шапці таблиці – наприклад, 20 000,00);
• надбавки (у руб.) - Наприклад, за вчений ступінь. Під них відведено 3 графи;
• всього, руб. – у цій графі вказується загальна сума заробітної плати;
• Примітка.

Після заповнення всіх граф у таблиці необхідно заповнити рядок «Разом». У ній необхідно підсумувати всі значення по стовпцям (суми окладів, скільки буде штатних одиниць тощо). Після цього ставляться необхідні підписи та друк.

Процес формування та заповнення у програмі 1С ви можете подивитися на наступному відео:

Як змінити?

На момент 2017 року існує 2 основні способи внесення змін до штатного розкладу:

1. Так, можна змінити безпосередньо цей документ за допомогою створення нового, який матиме наступний реєстраційний номер. При цьому новий варіант має затверджуватись наказом з основної діяльності.
2. Проте, найчастіше внесені зміни досить незначні. У даному випадкудостатньо оформити зміни. Наказ може бути названий так: «Про зміну штатного розкладу» або «Про внесення змін до штатного розкладу».

При цьому для цієї процедури потрібно мати обґрунтування. Такими можуть бути такі причини:

• необхідність проведення оптимізації адміністративної діяльності;
• вдосконалення організаційної структури підприємства;
• проведення реорганізації;
• усунення дублювання функцій та формування центрів відповідальності;
• зміни у законодавстві РФ;
• необхідність організації заходів щодо вдосконалення діяльності того чи іншого відділу у компанії;
• скорочення основної діяльності, її розширення чи диверсифікація.

Якщо перейменовується посада співробітника, перед внесенням змін потрібно отримати письмову згоду.

Термін зберігання та періодичність складання

У законодавстві РФ немає норм, які б регулювали періодичність складання штатного розкладу. Якщо у компанії високий рівеньплинності кадрів, доцільно складати його один раз на місяць. Однак найчастіше складають його раз на 6 або 12 місяців, при необхідності лише вносячи зміни. Це визначається тим, що такий розклад є так званим плановим документом.

Також існує можливість складати форму Т-3 на кілька років – але це можна робити лише тим фірмам, які не планують коригувати штат, запроваджувати нові посади чи прибирати деякі з існуючих.

Тому цей варіант не можна розглядати як доцільний на момент 2017 року – кризові умови змушують організації постійно змінювати різноманітні аспекти своєї діяльності.

Щодо терміну зберігання, на даний момент документ повинен зберігатися в компанії протягом 3-х років. При цьому цей термін обчислюється з наступного року після того, як розклад втратив свою силу. Штатні розстановки (які можуть бути як полегшена альтернатива аналізованого паперу) повинні зберігатися протягом 75 років.

Що таке штатний розклад?

Штатний розклад є обов'язковим документом, який має бути на підприємстві. Цей документ можна розробити за власним шаблоном, враховуючи всі особливості Вашої діяльності (для ІП, ТОВ, готелю, кафе, ЧОП, будівельної компанії) або завантажити вже готовий .

Правила заповнення

На початку заповнюється шапка документа, вказується найменування підприємства відповідно до установчих документів.

Вказується код ОКПО.

Заповнюється поле "Номер документа".

Проставляється поточна дата складання документа.

У графі "На період" зазначається період дії штатного розкладу.

У гриф затвердження документа вносяться реквізити наказу з основної діяльності, яким було затверджено цей документ, а нижче – загальна кількість штатних одиниць організації чи підприємства.

• Структурний підрозділ:

1. Найменування - до структурних підрозділів відносяться філії, представництва, відділи, цехи та інше.
2. Код - зазначаються номери підрозділів у порядку, що дозволяє визначити підпорядкованість та структуру всієї організації.

ФЕДЕРАЛЬНА СЛУЖБА ЗА ПРАЦЮ І ЗАНЯТОСТІ

ЛИСТ від 15 травня 2014 р. N ПГ/4653-6-1

В Управлінні юридичного супроводу діяльності центрального апарату та правової підтримки територіальних органів Роструда Федеральної службиз праці та зайнятості (далі - Управління) розглянуто звернення.

У межах компетенції повідомляємо таке.

Відповідно до п. 5.5.4 Положення Роструд здійснює інформування та консультування роботодавців та працівників з питань дотримання трудового законодавства та нормативних правових актів, що містять норми трудового права. Думка Роструда з питань, які у зверненні, перестав бути роз'ясненням і нормативним правовим актом.

Відповідно до ч. 3 ст. 68 Трудового кодексу Російської Федерації(далі - ТК РФ) прийому працювати (до підписання трудового договору) роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника під розпис із правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими локальними нормативними актами, безпосередньо пов'язані з трудовою діяльністюпрацівника, колективним договором.

Відповідно до Постанови Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати" штатний розпис (форма N Т-3) застосовується для оформлення структури, штатного складу та штатної чисельності організації відповідно до її Статуту (Положення) (з 01.01.2013 не є обов'язковим до застосування). Штатний розклад містить перелік структурних підрозділів, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації, відомості про кількість штатних одиниць.

Таким чином, штатний розпис є локальним нормативним актом організації, в якому фіксується в зведеному вигляді поділ праці між працівниками, що склався.

На нашу думку, штатний розпис не є локальним нормативним актом, безпосередньо пов'язаним із трудовою діяльністю. Тому роботодавець ні знайомити з нею працівника прийому працювати.

Разом про те обов'язок роботодавця знайомити працівників зі штатним розкладом може бути передбачена колективним договором, угодою, локальним нормативним актом.

Заступник начальника Управління

К.А.ХАРИТОНЕНКО

Зміна штатного розкладу

Змінити штатний розклад можна двома способами:

• Змінити сам розклад (створити новий розклад із наступним порядковим номером).
• Змінити чинне.

Усі зміни штатного розкладу мають підтверджуватись наказами. Тільки після їх видання можна проводити коригування розкладу. У наказі має бути зазначена підстава, відповідно до якої вноситься зміна.

Наказ про внесення змін

Наказ про внесення змін оформляється у вільній формі і в ньому мають бути зазначені такі реквізити:

• Назва організації.
• Тип документа.
• Дата та номер реєстрації.
• Гриф із написом "Затверджено".
• Візи керівників.

Наказ узгоджується з головним бухгалтером та керівником.

Зміна у зв'язку з винятком посад

Виключити посаду зі штатного розкладу можна лише при скороченні персоналу. Для цього видається наказ про внесення змін, видаляється посада та затверджується новий штатний розпис.

Виключити певну посаду можна лише за умови виникнення певних умов, таких як:

• Криза.
• Зміна умов праці та інше.

При скороченні персоналу працівник, що звільняється, попереджається за два місяці до скорочення.

Порядок дій при скороченні персоналу та зміні штатного розкладу:

1. Упорядкування наказу (у ньому вказуються причина його видання, прописується найменування посади, яка виключається). Документ засвідчується.
2. Здійснюються зміни у чинному штатному розкладі без видалення кодів посад та структурних підрозділів.
3. Складається наказ про заходи щодо скорочення персоналу. Наказ засвідчується і співробітники, що скорочуються, з ним ознайомлюються.

Введення нової посади

Для того, щоб ввести нову посаду до штатного розкладу необхідно:

• Скласти наказ про внесення змін до розкладу.
• Внести зміни до штатного розкладу.
• Скласти посадову інструкцію нового працівника.

Термін зберігання штатного розкладу

Штатний розпис має зберігатися для підприємства три роки, починаючи з року, коли становище втратило чинність.

Штрафи за неправильно складений штатний розпис

Відповідно до ст. 5.27 КпАП РФ посадова особа може бути оштрафована на суму від 2000 до 5000 рублів; на осіб, які здійснюють підприємницьку діяльність без утворення юридичної особи, - від 2000 до 5000 рублів; на юридичних - від 50 000 до 80 000 рублів.

За допомогою або цього онлайн-сервісу для організацій можна вести податковий та бухоблік на УСН та ЕНВД, формувати платіжки, 4-ФСС, СЗВ, Єдиний розрахунок 2017 року подавати будь-яку звітність через інтернет та ін.(від 250 р/міс.). 30 днів безкоштовно, при першій оплаті (якщо перехід за цими посиланнями з цього сайту) три місяці у подарунок.

Штатний розклад - документ довготривалої дії, проте за необхідності до нього можуть вноситися зміни та доповнення. Внесення змін та доповнень провадиться наказом керівника підприємства або уповноваженої ним особи (див. рисунок 2).

Зміни до штатного розкладу вносяться при скороченні чисельності чи штату працівників. При скороченні чисельності виключаються окремі одиниці, а скорочення штату - окремі підрозділи. При цьому працівники, що заміщають посади, що скорочуються, або працюють за професійами, що скорочуються, підлягають звільненню за відповідними статтями Трудового кодексу РФ.

Зміни до штатного розкладу вносяться також відповідно до наказу (розпорядження) керівника.

Внести зміни до штатного розкладу можна двома шляхами :

1) змінити сам штатний розклад. Новий штатний розпис за наступним реєстраційним номером затверджується наказом щодо основної діяльності;

2) коли зміни, що вносяться до штатного розкладу, несуттєві, їх можна оформити за допомогою наказу з основної діяльності.

Рисунок 2 - Приклад оформлення наказу при внесенні змін до штатного розкладу

У разі якщо зміни вносяться до штатного розкладу за допомогою наказу, то заголовок наказу може бути наступним:

- "Про внесення змін до штатного розкладу";

- "Про зміну штатного розкладу";

- "Про часткову зміну штатного розкладу".

Як підстави для внесення змін до наказу можуть бути зазначені такі причини:

Удосконалення організаційної структури організації;

Проведення заходів, спрямованих на покращення діяльності окремих структурних підрозділів;

реорганізація організації;

Розширення чи скорочення виробничої основи організації;

Зміна законодавства;

Оптимізація управлінської роботи;

Планово-економічні розрахунки відділу роботи з персоналом, усунення дублювання функцій тощо.

Коли до чинного штатного розкладу вводяться нові та виключаються старі посади, відбувається зміна найменування посад або створюються нові відділи, то часто ці процеси зачіпають вже працюючий персонал і тоді необхідно вносити зміни та коригування в кадрові документи співробітників залежно від того, які зміни вводяться.

У цих випадках співробітнику кадрової служби необхідно проводити різні процедури оформлення кадрових документів.

Перейменування посади відбувається тоді, коли у співробітника, який працює в даний момент часу і виконує певні обов'язки, не змінюється нічого, що спричинило б зміну його трудової функції або звичайного розпорядку робочого дня. Стаття 74 ТК РФ передбачає, що з причин, пов'язаних із зміною організаційних або технологічних умов праці (зміни в техніці та технології виробництва, структурна організація виробництва тощо), з ініціативи роботодавця допускається їх зміна.

Обов'язкова умова - внаслідок таких змін трудова функція працівника має залишитися незмінною. Крім того, ч. 2 ст. 74 ТК РФ встановлює і спеціальний порядок таких змін: працівник має бути попереджений у письмовій формі не пізніше ніж за два місяці до їх введення.

Таким чином, у разі перейменування посади крім внесення змін до штатного розпису (шляхом видання наказу з основної діяльності) необхідно отримати письмову згоду працівника. Якщо працівник не згоден, слід діяти у порядку, передбаченому ст. 74 ТК РФ. Після цього вносяться відповідні коригування в особисту картку N Т-2 та трудову книжку.

Зміна посади працівника у штатному розкладі структурного підрозділу здійснюється у разі зміни завдань, функцій, обсягу робіт, що виконуються підрозділом організації. При цьому змінюються суттєві умови трудового договору (зокрема, трудова функція, права та обов'язки працівника, характеристики умов праці, пільг та компенсацій, режим праці та відпочинку, умови оплати праці). Тому працівник також попереджається про майбутні зміни в письмовій формі не пізніше ніж за два місяці.

Перейменування структурного підрозділу. Якщо найменування структурного підрозділу зазначено у трудовому договорі працівника, то зміна найменування (наприклад, замість «відділ маркетингу» - «відділ маркетингових досліджень») за відсутності зміни до трудової функції працівника чи інших істотних умов праці здійснюється так само, як і зміна у найменуванні посади працівника, тобто. відповідно до вимог трудового законодавства.

Покладання додаткових обов'язків на працівника передбачає розширення його трудової функції, визначеної трудовим договором. За змістом це аналогічно суміщенню посад (професій).

Зміна базових (посадових) окладів здійснюється у разі зміни завдань, функцій, обсягу робіт, що виконуються підрозділами та окремими співробітниками організації. Коли у штатному розкладі змінюються оклади, необхідно внести зміни до трудового договору, оскільки обов'язковими умовами трудового договору є умови оплати праці, зокрема розмір тарифної ставки чи посадового окладу працівника, доплати, надбавки та заохочувальні виплати; на особисту картку N Т-2.

Створення нових підрозділів. Підставою для організації (реорганізації) структурного підрозділу є:

Рішення керівника організації;

Проект структури та штатної чисельності підрозділу з переліком категорій співробітників;

Проект положення щодо структурного підрозділу;

Проекти посадових інструкцій з усіх категорій персоналу підрозділу, що вводиться;

Проект положення про оплату праці працівників підрозділу.

Служба створюється, коли коло розв'язуваних завдань не може бути виконане в повному обсязі в рамках відділу та за наявності у структурі як мінімум двох самостійних підрозділів, один з яких має бути не нижчим за відділ;

Відділ, як правило, створюється в структурі служби і характеризується наявністю двох чітко виділених напрямків діяльності, що не перетинаються;

Посади начальників підрозділів запроваджуються відповідно до структури, яка задовольняє принципи, викладені вище;

Посади фахівців та робочого персоналу запроваджуються при виникненні нових цілей, завдань та функцій, які не можуть бути виконані наявним персоналом або при значному збільшенні обсягу робіт по даному робочому місцю.

Введення нової (додаткової) посади. На ім'я керівника організації надходить комплект документів, що включає:

Службову записку від керівника підрозділу з обґрунтуванням введення до штатного розпису підрозділу нової (додаткової) посади;

Оновлену структуру підрозділу;

Проект посадової інструкції на нововведену посаду.

Посада провідного спеціаліста та прирівняних до нього працівників запроваджується за наявності двох самостійних напрямків роботи, кожен з яких виконується спеціалістом, за наявності обсягу робіт як мінімум для двох фахівців;

Посада старшого спеціаліста та прирівняних до нього працівників запроваджується при значному зростанні вимог до рівня кваліфікації, які пред'являються до будь-якого робочого місця на підставі ділової оцінки або суб'єктивної оцінки керівника підрозділу;

Посади фахівців та робочого персоналу запроваджуються при виникненні нових цілей, завдань та функцій, які не можуть бути виконані наявним персоналом, або при значному збільшенні обсягу робіт по даному робочому місцю.

Ліквідація структурного підрозділу оформляється наказом з організації відповідно до ТК РФ за два місяці до набрання чинності цим рішенням з попередженням співробітників цього підрозділу про звільнення зі скорочення штатів.

Скорочення посади. Таке рішення приймається керівництвом організації у разі виявлення невідповідності (дублювання) функцій, обов'язків, обсягу виконуваних робіт прийнятим у створенні внутрішнім регламентам. Рішення про скорочення посади, яку займає співробітник організації, оформляється наказом щодо організації відповідно до трудового законодавства за два місяці до введення в дію цього рішення з попередженням співробітника про майбутнє звільнення зі скорочення штатів.

Звільнення працівників у зв'язку з ліквідацією структурного підрозділу, скорочення посади, яку займає працівник, провадиться кадровим наказом з відповідним формулюванням.

Отже, штатний розпис є не обов'язково законодавчо необхідним документом, але він є внутрішньо необхідним документом, що організує роботу керівництва з персоналом.

Затверджується штатний розпис наказом (розпорядженням), підписаним керівником організації або уповноваженою ним цього особа.

Розробка штатного розкладу організації доручається, зазвичай, відділу кадрів, чи планово-экономическому відділу.

Спосіб оформлення штатного розкладу є заповнення уніфікованої форми № Т-3.

При скороченні чисельності чи штату працівників до штатного розкладу вносяться зміни. Зміни вносяться двома шляхами: зміною всього штатного розкладу або внесенням змін, що вносяться до штатного розкладу.

Упорядкування штатного розкладу дозволяє визначитися з числом працівників, необхідних підприємства фінансовими ресурсами з їхньої зміст і зі структурою самої організації.

Не відноситься до документів, створених на довгий час. Кадрові перестановки, збільшення чи зниження оплати за працю та інші моменти трудових відносинвимагають коригування. Внесення змін до штатного розпису допустиме, але має проводитися відповідно до вимог закону та прав громадян. Розглянемо основні моменти процедури, щоб унеможливити помилки в кадровій документації.

Виправити або створити нове

Причини, які потребують коригування документа, бувають різними. Вони визначають послідовність подальших дій кадровика чи людини, призначеного керівництвом ведення таблиці Т-3 . Їхній порядок залежить від масштабу виправлень. Передбачено два варіанти правок у штатному розкладі:

1. Коригується чинний документ, якщо зміни незначні та стосуються деяких граф. Друкується акт-наказ із перерахуванням позицій, що підлягають зміні чи доповненню.
2. із присвоєнням чергового номера у формі. Колишній перелік кадрів втрачає свою актуальність і залишається на зберігання.

Заміна відбувається через серйозні кадрові перестановки, скорочення або трудові одиниці, реорганізацію підприємства, в інший підрозділ, відділ, філію або інші серйозні нововведення, які повинні бути включені в кадрову структуру.

Невеликі редагування

Підстави для появи у осередках документа нової інформаціїмають бути оформлені наказом, виданим керівником до внесення правок. Приводом можуть бути кадрові перестановкищодо:

• Перейменування підрозділів, відділів.
• Скорочення штату (відповідно до ст. 81 ТК РФ).
• Перейменування посади.
• Перерахунки зарплати у частини працівників.
• Виключення чи запровадження вакантної посади.
• Реорганізації будь-якого виду.

Цей перелік причин може бути приводом для коригування чинного штатного розкладу. Основний етап перетворень – наказ про внесення змін до штатного розкладу, який має містити пояснення змін. Якщо акт складений неправильно, то зміни у штатному розкладі можуть бути визнані недійсними у разі будь-якої перевірки чи спірних питань між працівником та роботодавцем.

Крім видання наказу та коригування розкладу можуть знадобитися додаткові заходи.

Розглянемо конкретний приклад.

Перейменування посади співробітника та збільшення окладу

Співробітник відділу продажу, посада якого – продавець-консультант, пройшов навчання за напрямом «менеджмент». Пішов на підвищення кадровою гілкою. Змінилося коло обов'язків, посада та оклад.

Директор видав указ про внесення змін до штатного розпису через оптимізацію діяльності торговельного відділу. Акт-наказ було складено так:

ІП Салтиков Д.Г.

10 вересня 2017 року № 78 р….

Про внесення доповнень до штатного розкладу

Через оптимізацію торгового відділу

Наказую:

Внести до штатного розкладу № 4 від 01 лютого 2017 р. наступні доповнення з 15 вересня 2017 р.

1. Доповнити "Торговий відділ" посадою "менеджер з продажу", одна шт. од., оклад - 17 800 рублів.
2. Перекласти Іванову Н.М. з позиції продавець-консультант на позицію менеджер з продажу.
3. Позицію "продавець-консультант" залишити вакантною, з окладом 11 300 рублів.
4. Відповідальним за внесення змін призначити помічника бухгалтера Васильєву О.О.

Директор: Салтиков Д.Г.

Співробітник, який переводиться на нову посаду, має дати свою згоду на такі зміни, підписавши наказ директора.

Крім цього, вносяться корективи до трудового договору і створюється посадова інструкція менеджера з продажу. Для цього необхідно правильно оформити угоду до ТД № … від …, де зазначаються причини змін:

• Переведення співробітника з посади "продавець-консультант" на посаду "менеджер з продажу".
• Оклад 17800 рублів.
• Нові посадові обов'язки, які прописані у спеціальній посадовій інструкції та надані співробітнику для ознайомлення під підпис.

Договір укладається у двох примірниках та підписується двома сторонами. Зміни мають бути внесені до особистої картки Т-2 та трудової книжки, щоб не було розбіжностей у документах. Усі дані щодо співробітника мають бути ідентичними у трудовому договорі та штатному розкладі. Інакше законними вважаються умови, прописані у договорі.

Після дотримання всіх етапів можна вносити правки до штатного розкладу. Нова редакція набирає чинності з 15 вересня 2017 року, як зазначено у наказі директора. Це зразок наказу про внесення змін із конкретної причини, але може бути взятий за основу будь-якої ситуації кадрових перестановок.

Скорочення штатних одиниць

Часто приводом для внесення правок у форму Т-3 стає чисельність чи штат співробітників. Правки до штатного розпису мають бути оформлені правильно, щоб уникнути судових розглядів у необґрунтованості звільнення працівників. До скорочення відділу, підрозділи чи конкретних посад люди, які є кандидатами на звільнення зі скорочення, повинні отримати повідомлення за два місяці до цієї години (ст. 180 ТК РФ). Видається наказ, з яким співробітник має ознайомитись і який має підписати.

Є певний нюанс при скороченні штату та введенні в дію нової редакції розкладу – у ньому не повинно бути вакантних посад чи штатних одиниць, на які могли б претендувати співробітники, що скорочуються, методом перекладу. Якщо працівника було звільнено за ст. 81 п. 2 ТК РФ, а на його місце через деякий час прийняли нову людину з тими ж трудовими функціями, то можна припустити, що звільнення було незаконним. Через суд підприємство чи індивідуальний підприємець зобов'яжуть відновити звільненого та/або виплатити компенсацію.

Нова редакція розкладу набирає чинності лише через два місяці після його затвердження, якщо питання коригування належить до скорочення працівників. У разі виникнення спірних питань цей документ буде доказом, що роботодавець не порушив прав колишнього співробітника.

Реорганізація підприємства завжди тягне за собою перестановку кадрів та внесення змін до штатного розкладу. Якщо процес масштабний, краще видати наказ про формування нового бланка, а чи не оновленої редакції колишнього розкладу.

Серйозні коригування

Іноді підстави переоформлення штатного розкладу мають великий масштаб. Зазвичай це стосується не одного-двох співробітників, а всього підприємства загалом. Тоді наказу про внесення змін до чинного розкладу за штатними одиницями, навіть у докладному викладі, недостатньо. Найпростіше і правильніше оформити нову «штатку», щоб унеможливити плутанину. Роблять це, наприклад, у разі підвищення МРОТ на регіональному рівні, якщо оклад співробітників орієнтований цей показник.

Якщо зміни стосуються не окремих співробітників, а підприємства загалом, наказу про внесення змін до чинного розкладу недостатньо, потрібно підготувати новий штатний розпис.

Зміна умов праці кількох співробітників також краще оформити новим штатним розкладом. Це відбувається при скороченні зайнятості, тобто кількості годин роботи.

Деякі підприємства вимушено вживають заходів щодо переоформлення працівників на скорочений робочий день чи тиждень, коли виникає економічна криза, попит продукції зменшується. Щоб не закривати виробництво повністю і не залишати людей без роботи, керівники приймають таке рішення, погодивши його зі співробітниками та роздавши колективу повідомлення про майбутні зміни. При цьому не забудьте підписати додаткова згодадо трудового договоруу двох примірниках.

Внести виправлення по всіх штатних одиницях до попереднього розкладу складно. Кількість співробітників не змінюється, але вони займатимуть лише ½ загальної ставки. Кількість штатних одиниць та фонд заробітної плати зменшаться. За наказом керівника формується нова кадрова структура, надається наступний номер по порядку та затверджується підписом директора.

Будь-яким виправленням у локальному документі підприємства передують певні підстави. Директор організації не може просто так взяти та змінити зміст кадрової структури.

Зазвичай пропозиції надходять з інших представників адміністрації чи керівників відділів, підрозділів, самих працівників. Створюється службова записка, у якій викладається пропозиція на розгляд керівництвом. Вона може бути складена у довільній формі. Для першого разу можна знайти зразок службової записки в інтернеті та скоригувати під свою ситуацію.

Видаючи наказ з будь-якого приводу, про внесення змін до штатного розпису або створення нового документа, потрібно бути уважним у заповненні реквізитів.

У наказі обов'язково вказується:

1. Тип документа - "наказ".
2. Дві дати – підписання та набрання чинності новою редакцією «штатки».
3. Детальний опис (за пунктами) всіх змін.
4. Інформація про призначення відповідального щодо заповнення розкладу.
5. Підпис директора.

Якщо в наказі будуть допущені помилки, він може бути визнаний недійсним, а відповідно і нова редакція локального документа.

Підведемо підсумки

Штатний розклад не є обов'язковим документом, але будь-яка серйозна організація вважає форму Т-3 корисною та зручною. Створюється таблиця зазвичай раз на рік, але передбачити всі ситуації неможливо. Тому допустимі будь-які виправлення, якщо підписано наказ про внесення змін або створення нового розкладу штату. Якщо виникають сумніви, як внести зміни до чинного бланку, створюйте нову форму, присвоюючи наступний номер по порядку, та зберігайте бланки у надійному місці.