Стаття із журналу «ГОЛОВНА КНИГА» актуальна на 18 березня 2013 р.

На запитання відповідала М.А. Кокуріна, юрист

Штатний розклад: вирішуємо позаштатні ситуації

Строго кажучи, згідно з Кваліфікаційним довідником посад займатися складанням штатного розкладу повинен економіст за працю Кваліфікаційний довідник посад, утв. Постановою Мінпраці від 21.08.98 №37. Але буває, що такої посади немає навіть у великій компанії. Тому оформлення цього документа доручають і кадровикам, і бухгалтерам. Адже саме ці люди володіють інформацією про структурні підрозділи компанії, наявні в них посади та їх стан (зайнята/вакантна), кількість штатних одиниць та оклади з кожної посади.

Отже, якщо керівник доручив вам займатися складанням штатного розкладу або внесенням до нього змін, не лякайтеся. Ми підготували для вас зразок заповнення штатного розкладу у рубриці «Документообіг» на с. 70 . І наводимо відповіді на деякі запитання наших читачів, які вже взялися до цієї справи.

Працівників не обов'язково знайомити зі штатним розкладом

І.М. Пекарєва, м. Новосибірськ

У нас немає штатного розкладу. І один невдоволений працівник став загрожувати, що поскаржиться у трудінспекцію, бо його під час прийому на роботу не ознайомили із цим документом. Чи мали ми це робити?

: На думку Роструда, штатний розкладє локальним нормативним актом(ЛНА), в якому фіксуються п. 1 Листи Роструда від 22.03.2012 № 428-6-1:

• сформований поділ праці між працівниками;
• умови оплати їхньої праці.

ТК РФ зобов'язує знайомити працівника з тими з ЛНА, які «безпосередньо пов'язані з трудовою діяльністюпрацівника » ст. 68 ТК РФ. Тому ви не зобов'язані показувати працівникові штатний розпис, якщо:

• є його підписпро те, що перед підписанням трудового договорувін був ознайомлений і з посадовою інструкцією, і з ЛНА, що містить правила формування суми оплати його роботи (наприклад, це можливо положення про оплату праці) ст. 68 ТК РФ;
• розмір його окладу,доплат та надбавок зазначений у трудовому договорі ст. 57 ТК РФ.

Штатний розпис зберігає той, хто за нього відповідає

М.А. Маркулов, м. Казань

Чи правильно, що наш штатний розклад зберігається у кадровиків? І скільки потрібно зберігати штатні розклади, що вже не діють?

: Зберігати штатний розклад можна там, де зручно, - законодавчо жодних спеціальних вимог не встановлено Якщо згідно з вашим регламентом документообігу внесенням до штатного розкладу змін/доповнень займається відділ кадрів - нехай зберігається там.

А зберігати сам розклад і накази, що змінюють його, потрібно в компанії постійно, тобто безстроково п. 71 Переліку, затв. Наказом Мінкультури від 25.08.2010 № 558.

У штатний розпис можна вписати посади, що заміщаються тимчасово

І.Т. Плеханова, м. Подільськ

Періодично у нас виникає потреба наймати фахівця з якості. На підставі цивільно-правового договору потрібний фахівець працювати не хоче. Чи можемо ми вводити у свій штатний розпис тимчасову посаду, наприклад на 3- 4 місяці, щоб цей термін приймати його за трудовим договором?

: Ви можете:

• <или>просто внести до штатного розпису таку посаду і ніяк не відзначати, що вона є тимчасовою;
• <или>вказати у штатному розкладі, що посада має тимчасовий характер або заміщається на певний термін. Наприклад, можна зазначити це у графі 10 «Примітка» форми № Т-3.

Але майте на увазі: навіть якщо у штатному розкладі ви вкажете на тимчасовий характер посади, укласти терміновий трудовий договір лише на підставі цього ви не можете. Якщо ви берете фахівця на якийсь час, у його трудовому договорі треба вказати причину «строковості», передбачену ТК РФ. Припустимо, він приходить для виконання тимчасових або сезонних робіт ст. 59 ТК РФ.

Спосіб зміни штатного розкладу вибирайте самі

Т.О. Лоркович, м. Москва

Чи можу я в одному наказі підвищити зарплату за кількома посадами та затвердити новий штатний розклад?

: Будь-які зміни до штатного розкладу вносяться наказом керівника організації. Спеціальних правил немає. Можна скласти такий наказ.

НАКАЗ № 13-5
про підвищення окладів та затвердження штатного розкладу

28 лютого 2013 р.

НАКАЗУЮ:

1. Встановити з 01.04.2013 оклади за посадами:
- Майстер виробничої ділянки - 35 000 руб.;
- Помічник майстра виробничої ділянки – 28 000 руб.;
- технолог виробничої ділянки – 38 000 руб.

2. Затвердити новий штатний розпис Можна зробити і по-іншому - зазначити у наведеному вище наказі таке: «Внести з 01.04.2013 зміни до штатного розкладу № 2 від 31.01.2010 з урахуванням підвищення окладів за зазначеними у п. 1 посадах». Але такий варіант підійде тільки якщо зміни в штатний розклад у вас вносяться рідко.
Зручніше, звичайно, щоразу затверджувати нову редакцію штатного розкладу. Так простіше побачити поточну ситуацію в штаті, ніж вишукувати нововведення за різними наказами із заголовком «Про внесення змін до штатного розкладу»№3 від 27.02.2013 (додається) та ввести його в дію з 01.04.2013.

І не забудьте до затвердження нового штатного розкладу укласти з працівниками, яким змінюються оклади, додаткові угодидо трудових договорів.

Викреслити зі штатного розкладу можна лише вакантну посаду

П.Р. Юдіна, м. П'ятигорськ

Керівник доручив мені прибрати зі штатного розкладу посаду, яку обіймала співробітниця, яка вийшла в декрет, а потім і у відпустку для догляду за дитиною. А я щось засумнівалася, чи взагалі можна так робити?

ПОЯСНЮЄМО КЕРІВНИКУ

Якщо жінка, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною, захоче повернутися на роботу до досягнення дитиною віку 3 років, її зобов'язані прийняти, навіть якщо її посаду викреслено зі штатного розкладу.

: Ваші сумніви виправдані - «прибрати посаду», як ви кажете, можна, тільки якщо вона є вакантною Інакше йдеться про скорочення штату.

При відході жінки у відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами/у відпустку з догляду за дитиною до досягнення нею 3 років за нею зберігається місце роботи. І скоротити її посаду не можна за жодних обставин статті 256, 261 ТК РФ. Ця посада вважається зайнятою, навіть якщо обов'язки по ній покладено інших працівників.

Індексувати відпускні треба, якщо підвищувалися оклади усьому штату

І.Б. Ланіна, аудитор, м. Москва

Ми проводимо аудиторську перевірку компанії, де є наказ про зміну штатного розкладу у зв'язку із запровадженням кількох нових посад та підвищенням окладів за старими посадами. Як правильно розрахувати відпускні – з урахуванням середнього заробітку працівника, збільшеного на коефіцієнт підвищення, чи ні?

: Насамперед подивіться, чи підвищувалися оклади всім працівникам компанії, окремим співробітникам або цілому структурному підрозділу (відділу, цеху, ділянці, територіально відокремленій філії або представництву фірми). п. 16 Постанови Пленуму ЗС від 17.03.2004 № 2). Залежно від цього і дійте п. 16 Положення, затв. Постановою Уряду від 24.12.2007 № 922:

• <если>оклади підвищувалися всім працівникам одного підрозділу чи фірми без винятку, то порахуйте коефіцієнт підвищення та його збільшіть заробіток під час розрахунку відпускних;
• <если>оклади підвищувалися окремим співробітникам, то не слід вважати коефіцієнт підвищення та індексувати на нього середній заробіток для розрахунку відпускних.

У штатному розкладі можуть бути вакантні посади

М.А. Пушкарьова, м. Пушкін

У нас звільнився інспектор з кадрів, його обов'язки наказом директора поклали на бухгалтера. Як тепер це відобразити у штатному розкладі? Чи можна взагалі виключити відділ кадрів зі штатного розкладу?

: Можна, можливо. Але спочатку уточніть у свого керівника, чи збирається він надалі наймати кадровиків. Якщо так, то краще штатного розкладу не чіпати, нехай буде вакантна посада.

Якщо брати в організацію кадрових працівників більше не планується, можете підготувати на затвердження керівнику:

• <или>наказ про зміну штатного розкладу у зв'язку з усуненням кадрового відділу;
• <или>наказ про введення нового варіанту штатного розкладу, який не містить кадрових посад.

У штатному розкладі ставиться оклад у повному розмірі

С.Є. Хорошева, м. Санкт-Петербург

Ми беремо двох заступників директора. Але одного – на повну ставку, а другого – на півставки. Як це відобразити у штатних одиницях та що записати у графі штатного розкладу «Оклад»: цілий оклад за посадою чи половину?

За однаковими посадами не може бути різних окладів

Т.Д. Пашкевич, м. Москва

До нас зараз виходить новий працівник на вакантну посаду спеціаліста. Директор сказав, що у нього оклад буде вищим, ніж у працівника, який уже у нас працює на такій же посаді.
А ось я сумніваюся: хіба можна у штатному розкладі поставити дві посади «фахівця» з різними окладами?

: Не можна я Лист Роструда від 27.04.2011 № 1111-6-1. Зазвичай, якщо трудінспектор при перевірці виявляє подібні розбіжності, він штрафує за порушення трудового законодавства та видає припис про встановлення однакових окладів за однаковими посадами. Ухвала Санкт-Петербурзького міськсуду від 14.11.2011 № 33-16864.

НАГАДУЄМО КЕРІВНИКУ

Встановити різні оклади людям, які працюють на однакових позиціях,не можна. Якщо якомусь працівникові хочеться платити більше, ніж решті тієї ж посади, можна або перейменувати його посаду, або встановити йому якісь надбавки.

Тому обговоріть з керівником внесення змін до штатного розкладу:

• <если>у вас у компанії локальним нормативним актом (можливо, положенням про оплату) передбачені будь-які компенсаційні чи стимулюючі надбавки до окладу, то запишіть цим працівникам однакові оклади, а для фахівця більше високого рівнявстановіть надбавки. Подивіться, які потрібні надбавки є у внутрішньому акті компанії. Наприклад, надбавка за знання іноземної мови, за професійну майстерність, виконання особливо важливих завдань тощо;
• <если>у вас у компанії немає жодних надбавок до окладів, то запишіть у штатному розкладі різні назвипосад. Допустимо, спеціаліст і провідний (старший, головний) спеціаліст. І не забудьте підготувати окрему посадову інструкцію провідного фахівця, якщо її немає.

Штатний розклад - це документ, який застосовується для оформлення структури, штатного складу та штатної чисельності орга. нізації.

Штатний розклад: розробка, затвердження, уніфікована форма

Згідно з Кваліфікаційним довідником посад керівників, спеціалістів та інших службовців, утв. постановою Мінпраці Росії від 21.08.98 № 37, складання штатного розкладу може бути зобов'язаний економіста з праці. Оскільки така посада є далеко не в кожній організації, керівництво компанії самостійно вирішує питання, на кого покладається ця робота. Якщо керівник організації покладає цей обов'язокна працівника, у якого вона у трудовому договорі та (або) посадової інструкціїне прописана, то така особа призначається у вигляді наказу щодо основної діяльності.

Приблизна форма наказу про покладення на працівника обов'язків щодо створення проекту штатного розкладу наведена нижче.

Затверджується штатний розпис наказом (розпорядженням) керівника організації або уповноваженою ним особою.

У цьому наказі на відміну від типової форми наказу з основної діяльності відсутня констатуюча частина, і наказ може починатися одразу зі слів “НАКАЗУЮ”, тому що жодних додаткових пояснень для введення в дію штатного розкладу не потрібно. Хоча можна зазначити причини (за їх наявності), через які відбувається затвердження нового штатного розкладу.

Форма наказу про затвердження штатного розкладу наведена нижче.

До квітня 2001 р. законодавство не встановлювало жодних вимог до складання штатного розкладу. Із запровадженням Альбому уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати (постанова Держкомстату Росії від 06.04.01 № 26) у роботодавця з'явилася можливість використовувати готову форму штатного розкладу – форму Т.3. У 2004 р. побачив світ новий Альбом уніфікованих форм, утв. постановою Держкомстату Росії від 05.01.04 № 1, у якій до форми Т.3 було внесено незначні зміни. Фактично змінилися підписи віз узгодження наприкінці форми. Наведемо приклад заповнення штатного розкладу.

Необхідно звернути увагу, що у трудовому договорі працівника найменування посади має відповідати зазначеному в штатному розкладі.

Якщо відповідно до федеральних законів з виконанням робіт за певними посадами, спеціальностями або професіями пов'язано надання пільг або наявність обмежень, то найменування цих посад, спеціальностей або професій та кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням та вимогам, зазначеним у кваліфікаційних довідниках, що затверджуються в порядку , Встановлюваний Урядом РФ (ст. 57 ТК РФ).

На даний момент існують такі довідники, якими можна користуватися під час встановлення професії (посади) у штатному розкладі:

– ЕТКС – Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник робіт та професій робітників;
– Єдиний кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та службовців;
- ОКПДТР - Загальноросійський класифікатор професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів.

Внесення змін до штатного розкладу

Внести зміни до штатного розкладу можна двома шляхами.
По-перше, можна змінити сам штатний розклад. Новий штатний розпис за наступним реєстраційним номером затверджується наказом щодо основної діяльності.

По-друге, як правило, коли зміни, що вносяться до штатного розкладу, не суттєві, їх можна оформити за допомогою наказу з основної діяльності.

У разі якщо зміни вносяться до штатного розкладу за допомогою наказу, то заголовок наказу може бути наступним:

"Про внесення змін до штатного розкладу";
"Про зміну штатного розкладу";
"Про часткову зміну штатного розкладу".

Як підстави у наказі можуть бути зазначені такі причини:

- Удосконалення організаційної структури компанії;
– проведення заходів, спрямованих на покращення діяльності окремих структурних підрозділів;
- Реорганізація компанії;
- Розширення або скорочення виробничої основи компанії;
- Зміна законодавства; - Оптимізація управлінської роботи;
– планово-економічні розрахунки відділу роботи з персоналом, усунення дублювання функцій тощо.

Форма наказу про внесення змін до штатного розкладу наведена нижче.

Внесення змін до документів працівників при зміні штатного розкладу

Коли відбувається зміна штатного розкладу, необхідно правильно оцінювати зміни, що відбуваються у зв'язку з цим.
Коли до чинного штатного розкладу вносяться нові посади, виключаються старі, відбувається зміна найменування посади, створюються нові відділи, то часто ці процеси торкаються вже працюючого персоналу, і тоді необхідно вносити зміни та коригування в кадрові документи співробітників залежно від того, які зміни вводяться. Це можуть бути:

1) перейменування посади;
2) переклад;
3) перейменування відділу;
4) покладання додаткових обов'язків;
5) зміна окладів.

У всіх випадках співробітнику кадрової служби необхідно проводити різні процедури оформлення кадрових документів.

Розглянемо всі ці варіанти окремо.

Перейменування посади має місце, коли у співробітника, який працює в даний момент часу і виконує певні обов'язки, не змінюється нічого, що спричинило б зміну його трудової функції або звичайного розпорядку робочого дня. Проте слід пам'ятати, що згідно зі ст. 57 ТК РФ найменування посади, спеціальності, професії є істотною умовою трудового договору. Стаття 73 ТК РФ передбачає, що з причин, пов'язаних із зміною організаційних чи технологічних умов праці, з ініціативи роботодавця допускається зміна певних сторонами істотних умов трудового договору. Обов'язкова умова – внаслідок таких змін трудова функція працівника має залишитися незмінною. Крім того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ встановлює і спеціальний порядок таких змін - працівник має бути попереджений у письмовій формі не пізніше ніж за 2 місяці до їх введення.

Таким чином, у разі перейменування посади, крім внесення змін до штатного розпису (шляхом видання наказу з основної діяльності), необхідно отримати письмову згоду працівника. Якщо працівник не згоден – слід діяти у порядку, передбаченому ст. 73 ТК РФ. Після цього вносяться відповідні коригування в особисту картку Т-2 та трудову книжку. Приклад внесення запису наведено нижче.

Відповідно до ст. 72 ТК РФ переклад – це зміна трудової функції чи істотних умов трудового договору, зокрема місця роботи (із зазначенням структурного підрозділу), якщо це зазначено у трудовому договорі, трудовий функції, прав та обов'язків працівника, характеристик умов праці, пільг та компенсацій, режиму праці та відпочинку, умов оплати праці.

Постійний переклад з ініціативи роботодавця у тій організації допускається з письмової згоди працівника. Першим документом при оформленні перекладу має бути пропозиція про переведення, потім письмово оформлені зміни до трудового договору, підписані працівником та роботодавцем. Після цього видається наказ про переведення (уніфікована форма Т-5), основою якого є зміна до трудового договору. Після цього вносяться зміни до трудової книжки та особистої картки Т-2.

Нижче представлено схему оформлення документів під час перекладу співробітника та схему внесення змін (доповнень) до трудового договору.

У разі, якщо найменування структурного підрозділу зазначено у трудовому договорі працівника, його перейменування (зміна найменування, наприклад замість “відділ маркетингу” – “відділ маркетингових досліджень”) за відсутності зміни у трудовий функції працівника чи інших істотних умов праці здійснюється так само, як і зміна у найменуванні посади працівника (тобто. при виконанні вимог ст. 73 ТК РФ).

Зміна окладів

Коли в штатному розкладі змінюються оклади, необхідно змінити такі документи співробітника:

1. Трудовий договір. Оскільки згідно зі ст. 57 ТК РФ суттєвими умовами трудового договору є умови оплати праці (у т. ч. розмір тарифної ставки або посадового окладупрацівника, доплати, надбавки та заохочувальні виплати), то при зміні ставки окладу необхідно оформити зміни до трудового договору (див. приклад вище).
2. Особисту картку Т-2 (розд. 3) (приклад дано нижче).

Нормативна база

Трудовий кодекс Російської Федерації, ст. 57, 72, 73

Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців, утв. постановою Мінпраці Росії від 21.08.98 № 37 (з ізм. І доп.)

Що таке штатний розклад?

Штатний розклад є обов'язковим документом, який має бути на підприємстві. Цей документ можна розробити за власним шаблоном, враховуючи всі особливості Вашої діяльності (для ІП, ТОВ, готелю, кафе, ЧОП, будівельної компанії) або завантажити вже готовий .

Правила заповнення

На початку заповнюється шапка документа, вказується найменування підприємства відповідно до установчих документів.

Вказується код ОКПО.

Заповнюється поле "Номер документа".

Проставляється поточна дата складання документа.

У графі "На період" зазначається період дії штатного розкладу.

У гриф затвердження документа вносяться реквізити наказу з основної діяльності, яким було затверджено даний документ, а нижче – загальна кількість штатних одиниць організації чи підприємства.

• Структурний підрозділ:

1. Найменування - до структурних підрозділів відносяться філії, представництва, відділи, цехи та інше.
2. Код - зазначаються номери підрозділів у порядку, що дозволяє визначити підпорядкованість та структуру всієї організації.

ФЕДЕРАЛЬНА СЛУЖБА ЗА ПРАЦЮ І ЗАНЯТОСТІ

ЛИСТ від 15 травня 2014 р. N ПГ/4653-6-1

В Управлінні юридичного супроводу діяльності центрального апарату та правової підтримки територіальних органів Роструда Федеральної службиз праці та зайнятості (далі - Управління) розглянуто звернення.

У межах компетенції повідомляємо таке.

Відповідно до п. 5.5.4 Положення Роструд здійснює інформування та консультування роботодавців та працівників з питань дотримання трудового законодавства та нормативних правових актів, що містять норми трудового права. Думка Роструда з питань, які у зверненні, перестав бути роз'ясненням і нормативним правовим актом.

Відповідно до ч. 3 ст. 68 Трудового кодексуРосійської Федерації (далі - ТК РФ) прийому працювати (до підписання трудового договору) роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника під розпис із правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими локальними нормативними актами, безпосередньо з трудовою діяльністю працівника, колективним договором.

Відповідно до Постанови Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати" штатний розпис (форма N Т-3) застосовується для оформлення структури, штатного складу та штатної чисельності організації відповідно до її Статуту (Положення) (з 01.01.2013 не є обов'язковим до застосування). Штатний розклад містить перелік структурних підрозділів, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації, відомості про кількість штатних одиниць.

Таким чином, штатний розпис є локальним нормативним актом організації, в якому фіксується в зведеному вигляді поділ праці між працівниками, що склався.

На нашу думку, штатний розпис не є локальним нормативним актом, безпосередньо пов'язаним із трудовою діяльністю. Тому роботодавець ні знайомити з нею працівника прийому працювати.

Разом про те обов'язок роботодавця знайомити працівників зі штатним розкладом може бути передбачена колективним договором, угодою, локальним нормативним актом.

Заступник начальника Управління

К.А.ХАРИТОНЕНКО

Зміна штатного розкладу

Змінити штатний розклад можна двома способами:

• Змінити сам розклад (створити новий розклад із наступним порядковим номером).
• Змінити чинне.

Усі зміни штатного розкладу мають підтверджуватись наказами. Тільки після їх видання можна проводити коригування розкладу. У наказі має бути зазначена підстава, відповідно до якої вноситься зміна.

Наказ про внесення змін

Наказ про внесення змін оформляється у вільній формі та в ньому мають бути зазначені такі реквізити:

• Назва організації.
• Тип документа.
• Дата та номер реєстрації.
• Гриф із написом "Затверджено".
• Візи керівників.

Наказ узгоджується з головним бухгалтером та керівником.

Зміна у зв'язку з винятком посад

Виключити посаду зі штатного розкладу можна лише при скороченні персоналу. Для цього видається наказ про внесення змін, видаляється посада та затверджується новий штатний розпис.

Виключити певну посаду можна лише за умови виникнення певних умов, таких як:

• Криза.
• Зміна умов праці та інше.

При скороченні персоналу працівник, що звільняється, попереджається за два місяці до скорочення.

Порядок дій при скороченні персоналу та зміні штатного розкладу:

1. Упорядкування наказу (у ньому вказуються причина його видання, прописується найменування посади, яка виключається). Документ засвідчується.
2. Здійснюються зміни у чинному штатному розкладі без видалення кодів посад та структурних підрозділів.
3. Складається наказ про заходи щодо скорочення персоналу. Наказ засвідчується і співробітники, що скорочуються, з ним ознайомлюються.

Введення нової посади

Для того, щоб ввести нову посаду до штатного розкладу необхідно:

• Скласти наказ про внесення змін до розкладу.
• Внести зміни до штатного розкладу.
• Скласти посадову інструкцію нового працівника.

Термін зберігання штатного розкладу

Штатний розпис має зберігатися для підприємства три роки, починаючи з року, коли становище втратило чинність.

Штрафи за неправильно складений штатний розпис

Відповідно до ст. 5.27 КпАП РФ посадова особа може бути оштрафована на суму від 2000 до 5000 рублів; на осіб, які здійснюють підприємницьку діяльність без утворення юридичної особи, - від 2000 до 5000 рублів; на юридичних - від 50 000 до 80 000 рублів.

За допомогою або цього онлайн-сервісу для організацій можна вести податковий та бухоблік на УСН та ЕНВД, формувати платіжки, 4-ФСС, СЗВ, Єдиний розрахунок 2017 року подавати будь-яку звітність через інтернет та ін.(від 250 р/міс.). 30 днів безкоштовно, при першій оплаті (якщо перехід за цими посиланнями з цього сайту) три місяці у подарунок.

Внести зміни до штатного розкладу можна двома шляхами.

По-перше, можна змінити сам штатний розклад. Новий штатний розпис за наступним реєстраційним номером затверджується наказом щодо основної діяльності.

По-друге, як правило, коли зміни, що вносяться до штатного розкладу, не суттєві, їх можна оформити за допомогою наказу з основної діяльності.

У разі якщо зміни вносяться до штатного розкладу за допомогою наказу, то заголовок наказу може бути наступним:

"Про внесення змін до штатного розкладу";

"Про зміну штатного розкладу";

Як підстави у наказі можуть бути зазначені такі причини:

Удосконалення організаційної структури підприємства;

Проведення заходів, спрямованих на покращення діяльності окремих структурних підрозділів;

Реорганізація підприємства;

Розширення чи скорочення виробничої основи компанії;

Зміна законодавства;

Оптимізація управлінської роботи;

Планово-економічні розрахунки відділу роботи з персоналом,

усунення дублювання функцій тощо. Варіант заповнення форми Т-3

У зв'язку з проведенням заходів, спрямованих на оптимізацію управлінської роботи,

НАКАЗУЮ:

Внести до штатного розкладу № 462-л від 29 жовтня 2008 року наступні зміни з 01 січня 2013 року:

1. Виключити:

1.1 Організаційний відділ:

1.2 Адміністративно-управлінський підрозділ

Посада економіст у кількості 1 штатної одиниці з окладом 10979,10 рублів;

2. Ввести:

2.1 Адміністративно-управлінський підрозділ

Посада старший економіст у кількості 1 штатної одиниці з окладом 13226,73 рублів;

Посада юрисконсульт у кількості 1 штатної одиниці з окладом 8654 рублів;

Підстава: план удосконалення організаційної структури ТОВ «Вітрило».

Директор підпис М.К.Трубніков

Внесення змін до документів працівників при зміні штатного розкладу

Коли відбувається зміна штатного розкладу, необхідно правильно оцінювати зміни, що відбуваються у зв'язку з цим.

Коли до чинного штатного розкладу вносяться нові посади, виключаються старі, відбувається зміна найменування посади, створюються нові відділи, то часто ці процеси торкаються вже працюючого персоналу, і тоді необхідно вносити зміни та коригування в кадрові документи співробітників залежно від того, які зміни вводяться.

Це можуть бути:

1) перейменування посади;

2) переклад;

3) перейменування відділу;

4) покладання додаткових обов'язків;

5) зміна окладів.

У всіх випадках співробітнику кадрової служби необхідно проводити різні процедури оформлення кадрових документів.

Розглянемо всі ці варіанти окремо.

1. Перейменування посади має місце, коли у співробітника, який працює в даний момент часу і виконує певні обов'язки, не змінюється нічого, що спричинило б зміну його трудової функції або звичайного розпорядку робочого дня. Проте слід пам'ятати, що згідно зі ст. 57 ТК РФ найменування посади, спеціальності, професії є істотною умовою трудового договору. Стаття 73 ТК РФ передбачає, що з причин, пов'язаних із зміною організаційних чи технологічних умов праці, з ініціативи роботодавця допускається зміна певних сторонами істотних умов трудового договору. Обов'язкова умова - внаслідок таких змін трудова функція працівника має залишитися незмінною. Крім того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ встановлює і спеціальний порядок таких змін - працівник повинен бути попереджений у письмовій формі не пізніше ніж за 2 місяці до їхнього запровадження.

Таким чином, у разі перейменування посади, крім внесення змін до штатного розпису (шляхом видання наказу з основної діяльності), необхідно отримати письмову згоду працівника. Якщо працівник не згоден – слід діяти у порядку, передбаченому ст. 73 ТК РФ. Після цього вносяться відповідні коригування в особисту картку Т-2 та трудову книжку.

Приклад внесення запису:

від 03 березня 2009 року № 27-к

Про перейменування посади секретаря приймальні.

У зв'язку із зміною штатного розкладу № 12 від 24.09.2013 р. наказую:

1. Перейменувати посаду "секретар приймальні" на посаду "секретар апарату управління".

2. Внести зміни до кадрової та бухгалтерської документації до 10 березня 2013 року.

3. Відповідальними призначити спеціаліста відділу кадрів Паніну А.В.

та головного бухгалтера Соколову Л.Д.

У тому випадку, якщо найменування структурного підрозділу зазначено у трудовому договорі працівника, то його перейменування (зміна найменування, наприклад замість "відділ маркетингу" - "відділ маркетингових досліджень") за відсутності зміни у трудовій функції працівника або інших істотних умов праці здійснюється так само, як і зміна у найменуванні посади працівника (тобто. під час виконання вимог статті 73 ТК РФ).

Істотною умовою трудового договору є трудова функція працівника, а не найменування посади, тому зміна найменування посади без зміни трудових обов'язків не вимагає згоди працівника

2. Зміна окладів

Так як умова оплати праці - суттєва умова трудового договору, то про зміну цієї умови роботодавцем працівника має бути письмово попереджено за 2 місяці до введення зазначеної зміни

Коли в штатному розкладі змінюються оклади, необхідно змінити такі документи співробітника:

1. Трудовий договір.

Оскільки згідно зі ст. 57 ТК РФ істотними умовами трудового договору є умови оплати праці (у т. ч. розмір тарифної ставки або посадового окладу працівника, доплати, надбавки та заохочувальні виплати), то за зміни ставки окладу необхідно оформити зміни до трудового договору.

Приклад внесення змін (доповнень) до трудового договору.

Ще раз звертаю увагу, що дається зразковий зміст тексту, а оформлення обов'язково має бути відповідним усім нормативним вимогамз реквізитами сторін.

ДОДАТКОВА ЗГОДА

до трудового договору від 10.03.2008 №123.

Відкрите акціонерне товариство «Північ» в особі генерального директораКолобова Костянтина Сергійовича, чинного виходячи з статуту, іменованого надалі " роботодавець " , з одного боку, і секретар приймальні Смирнова Марина Юріївна, іменована надалі " працівник " , з іншого боку, домовилися нижче:

1. Замінити у пункті 1.2 договору слово приймальня на слова відділу електроніки.

2. У пункті 3.2 договору словосполучення оклад у розмірі 7000 рублів замінити на оклад у розмірі 12 000 рублів.

3. Внести до договору пункту 5.6 такого змісту: Працівник має право на додаткову оплачувану відпустку 6 календарних днів.

4. Ці зміни оформлені у двох примірниках та є обов'язковим додатком до трудового договору, укладеного між сторонами.

2. Особисту картку Т-2 (розділ.3)

Штатний розклад - документ довготривалої дії, проте за необхідності до нього можуть вноситися зміни та доповнення. Внесення змін та доповнень провадиться наказом керівника підприємства або уповноваженої ним особи (див. рисунок 2).

Зміни до штатного розкладу вносяться при скороченні чисельності чи штату працівників. При скороченні чисельності виключаються окремі одиниці, а скорочення штату - окремі підрозділи. При цьому працівники, що заміщають посади, що скорочуються, або працюють за професійами, що скорочуються, підлягають звільненню за відповідними статтями Трудового кодексу РФ.

Зміни до штатного розкладу вносяться також відповідно до наказу (розпорядження) керівника.

Внести зміни до штатного розкладу можна двома шляхами :

1) змінити сам штатний розклад. Новий штатний розпис за наступним реєстраційним номером затверджується наказом щодо основної діяльності;

2) коли зміни, що вносяться до штатного розкладу, несуттєві, їх можна оформити за допомогою наказу з основної діяльності.

Рисунок 2 - Приклад оформлення наказу при внесенні змін до штатного розкладу

У разі якщо зміни вносяться до штатного розкладу за допомогою наказу, то заголовок наказу може бути наступним:

- "Про внесення змін до штатного розкладу";

- "Про зміну штатного розкладу";

- "Про часткову зміну штатного розкладу".

Як підстави для внесення змін до наказу можуть бути зазначені такі причини:

Удосконалення організаційної структури організації;

Проведення заходів, спрямованих на покращення діяльності окремих структурних підрозділів;

реорганізація організації;

Розширення чи скорочення виробничої основи організації;

Зміна законодавства;

Оптимізація управлінської роботи;

Планово-економічні розрахунки відділу роботи з персоналом, усунення дублювання функцій тощо.

Коли до чинного штатного розкладу вводяться нові та виключаються старі посади, відбувається зміна найменування посад або створюються нові відділи, то часто ці процеси зачіпають вже працюючий персонал і тоді необхідно вносити зміни та коригування в кадрові документи співробітників залежно від того, які зміни вводяться.

У цих випадках співробітнику кадрової служби необхідно проводити різні процедури оформлення кадрових документів.

Перейменування посади відбувається тоді, коли у співробітника, який працює в даний момент часу і виконує певні обов'язки, не змінюється нічого, що спричинило б зміну його трудової функції або звичайного розпорядку робочого дня. Стаття 74 ТК РФ передбачає, що з причин, пов'язаних із зміною організаційних або технологічних умов праці (зміни в техніці та технології виробництва, структурна організація виробництва тощо), з ініціативи роботодавця допускається їх зміна.

Обов'язкова умова - внаслідок таких змін трудова функція працівника має залишитися незмінною. Крім того, ч. 2 ст. 74 ТК РФ встановлює і спеціальний порядок таких змін: працівник має бути попереджений у письмовій формі не пізніше ніж за два місяці до їх введення.

Таким чином, у разі перейменування посади крім внесення змін до штатного розпису (шляхом видання наказу з основної діяльності) необхідно отримати письмову згоду працівника. Якщо працівник не згоден, слід діяти у порядку, передбаченому ст. 74 ТК РФ. Після цього вносяться відповідні коригування в особисту картку N Т-2 та трудову книжку.

Зміна посади працівника у штатному розкладі структурного підрозділу здійснюється у разі зміни завдань, функцій, обсягу робіт, що виконуються підрозділом організації. При цьому змінюються суттєві умови трудового договору (зокрема, трудова функція, права та обов'язки працівника, характеристики умов праці, пільг та компенсацій, режим праці та відпочинку, умови оплати праці). Тому працівник також попереджається про майбутні зміни в письмовій формі не пізніше ніж за два місяці.

Перейменування структурного підрозділу. Якщо найменування структурного підрозділу зазначено у трудовому договорі працівника, то зміна найменування (наприклад, замість «відділ маркетингу» - «відділ маркетингових досліджень») за відсутності зміни до трудової функції працівника чи інших істотних умов праці здійснюється так само, як і зміна у найменуванні посади працівника, тобто. відповідно до вимог трудового законодавства.

Покладання додаткових обов'язків на працівника передбачає розширення його трудової функції, визначеної трудовим договором. За змістом це аналогічно суміщенню посад (професій).

Зміна базових (посадових) окладів здійснюється у разі зміни завдань, функцій, обсягу робіт, що виконуються підрозділами та окремими співробітниками організації. Коли у штатному розкладі змінюються оклади, необхідно внести зміни до трудового договору, оскільки обов'язковими умовами трудового договору є умови оплати праці, зокрема розмір тарифної ставки чи посадового окладу працівника, доплати, надбавки та заохочувальні виплати; на особисту картку N Т-2.

Створення нових підрозділів. Підставою для організації (реорганізації) структурного підрозділу є:

Рішення керівника організації;

Проект структури та штатної чисельності підрозділу з переліком категорій співробітників;

Проект положення щодо структурного підрозділу;

Проекти посадових інструкцій з усіх категорій персоналу підрозділу, що вводиться;

Проект положення про оплату праці працівників підрозділу.

Служба створюється, коли коло розв'язуваних завдань не може бути виконане в повному обсязі в рамках відділу та за наявності у структурі як мінімум двох самостійних підрозділів, один з яких має бути не нижчим за відділ;

Відділ, як правило, створюється в структурі служби і характеризується наявністю двох чітко виділених напрямків діяльності, що не перетинаються;

Посади начальників підрозділів запроваджуються відповідно до структури, яка задовольняє принципи, викладені вище;

Посади фахівців та робочого персоналу запроваджуються при виникненні нових цілей, завдань та функцій, які не можуть бути виконані наявним персоналом або при значному збільшенні обсягу робіт по даному робочому місцю.

Введення нової (додаткової) посади. На ім'я керівника організації надходить комплект документів, що включає:

Службову записку від керівника підрозділу з обґрунтуванням введення до штатного розпису підрозділу нової (додаткової) посади;

Оновлену структуру підрозділу;

Проект посадової інструкції на нововведену посаду.

Посада провідного спеціаліста та прирівняних до нього працівників запроваджується за наявності двох самостійних напрямків роботи, кожен з яких виконується спеціалістом, за наявності обсягу робіт як мінімум для двох фахівців;

Посада старшого спеціаліста та прирівняних до нього працівників запроваджується при значному зростанні вимог до рівня кваліфікації, які пред'являються до будь-якого робочого місця на підставі ділової оцінки або суб'єктивної оцінки керівника підрозділу;

Посади фахівців та робочого персоналу запроваджуються при виникненні нових цілей, завдань та функцій, які не можуть бути виконані наявним персоналом, або при значному збільшенні обсягу робіт по даному робочому місцю.

Ліквідація структурного підрозділу оформляється наказом з організації відповідно до ТК РФ за два місяці до набрання чинності цим рішенням з попередженням співробітників цього підрозділу про звільнення зі скорочення штатів.

Скорочення посади. Таке рішення приймається керівництвом організації у разі виявлення невідповідності (дублювання) функцій, обов'язків, обсягу виконуваних робіт прийнятим у створенні внутрішнім регламентам. Рішення про скорочення посади, яку займає співробітник організації, оформляється наказом щодо організації відповідно до трудового законодавства за два місяці до введення в дію цього рішення з попередженням співробітника про майбутнє звільнення зі скорочення штатів.

Звільнення працівників у зв'язку з ліквідацією структурного підрозділу, скорочення посади, яку займає працівник, провадиться кадровим наказом з відповідним формулюванням.

Отже, штатний розпис є не обов'язково законодавчо необхідним документом, але він є внутрішньо необхідним документом, що організує роботу керівництва з персоналом.

Затверджується штатний розпис наказом (розпорядженням), підписаним керівником організації або уповноваженою ним цього особа.

Розробка штатного розкладу організації доручається, зазвичай, відділу кадрів, чи планово-экономическому відділу.

Спосіб оформлення штатного розкладу є заповнення уніфікованої форми № Т-3.

При скороченні чисельності чи штату працівників до штатного розкладу вносяться зміни. Зміни вносяться двома шляхами: зміною всього штатного розкладу або внесенням змін, що вносяться до штатного розкладу.

Упорядкування штатного розкладу дозволяє визначитися з числом працівників, необхідних підприємства фінансовими ресурсами з їхньої зміст і зі структурою самої організації.