Jak psát odvolání v obchodních dopisech. Jak začít obchodní dopis
Soudruh nebo mistr? Jak se přihlásit?
Jaké formy odvolání existují?
Slovo Milý používá se jako neutrální forma zdvořilosti, obvykle v kombinaci s křestním jménem a patronymem adresáta, jakož i se slovy „pán“ (plus příjmení adresáta), „soudruh“ (plus příjmení adresáta), „kolega“ (plus příjmení adresáta). Používá se u jmen podle pozice, hodnosti, sociálního postavení.
Při kontaktu s adresátem je nutné zohlednit jeho pole působnosti a služební postavení. Zástupci lidu, vážení představitelé vědy a kultury a vysoce postavení úředníci jsou oslovováni slovy „hluboce respektován“ a „velmi respektován“. V ostatních případech - „milý“:
Milý Nikolaji Evgenieviči!
Milý Ivane Petroviči!
Vážený pane Ivanove!
V obchodní korespondenci je zvykem oslovovat příjemce jménem a patronymem.
Při kontaktování hromadného příjemce:
Vážení! Pánové!
Drazí kolegové! (pro lidi stejného povolání)
Vážení veteráni!
Podle občanského soudního řádu Ruská Federace(čl. 158 odst. 2) se účastníci hlavního líčení obracejí na soudce slovy Vážený soude! a své svědectví a vysvětlení podávají ve stoje. Odchylky od tohoto pravidla mohou být povoleny se souhlasem předsedy.
Armáda má ještě oficiální odvolání soudruh.
Při oslovování je možné použít buď vykřičník nebo čárku, doporučuje se však jednotnost. Pokud je tam čárka, text dopisu začíná malým písmenem. Pokud je tam vykřičník, napište první větu velkými písmeny.
"Pánové!" nebo "Dámy a pánové!" - jak nejlépe oslovit muže a ženy?
Když oslovují muže a ženy současně, často říkají „Dámy a pánové!“ Toto je nepovedená kopie anglického jazyka (Ladies and Gentlemen). V ruštině slovo Pánové odpovídá stejně jednotným tvarům Vážený pane A paní, a "madam" je zahrnuta v počtu "pánů".
Musím svému partnerovi říkat jménem a patronymem?
I v ruskojazyčném prostředí je zvykem oslovovat Rusy a oslovovat je jménem a oslovovat je pouze jménem je považováno za nedostatečně zdvořilé. Že jo Vladimir Vladimirovič Putin, ale ne Vladimír Putin. Při oslovování cizince (nebo pobytu v cizojazyčném kulturním prostředí) není potřeba používat patronyma.
Jak bylo dříve zvykem oslovovat svého partnera?
Vznešená etiketa. Adresy mezi šlechtou musely striktně odpovídat hodnosti, titulu a původu oslovovaného. Tyto výzvy přísně korelovaly s „tabulkou hodností“ (do roku 1917 byla téměř nezměněna). Osobám s titulem ( velkovévoda, princ, hrabě, vévoda, baron) byli oslovováni podle titulu: Vaše Výsosti, Vaše Excelence, Vaše Klidná Výsosti.
Vojenská etiketa. Systém odvolání odpovídal systému vojenských hodností. Úplní generálové mají říkat Vaše Excelence, generálporučík a generálmajor - Vaše Excelence. Důstojníci, podpraporčíci a kandidáti na třídní funkci se nazývají nadřízení a vrchní štáb a vrchní důstojníci podle hodností s tím, že se přidá slovo pan, např. pan kapitán, pan plukovník, ostatní nižší hodnosti titul štábní důstojníci a kapitáni - Vaše Výsosti, ostatní vrchní důstojníci – Vaše Ctihodnosti (ti s hraběcím nebo knížecím titulem – Vaše Excelence).
Oddělení etiketa používal do značné míry stejný systém adres jako vojenský.
Formy titulu v carském Rusku
Při oslovování osob, které měly určité hodnosti v „tabulce hodností“, museli osoby stejné nebo nižší hodnosti používat následující tituly (v závislosti na třídě):
„VAŠE EXCELENCE“ - osobám v řadách 1. a 2. třídy;
„VAŠE EXCELENCE“ - osobám v řadách 3 a 4 tříd;
„VAŠE VÝSOST“ - osobám v řadách 5. třídy;
„VAŠE ČEST“ - osobám v řadách 6–8;
„VAŠE ŠLECHTA“ - osobám v řadách 9.–14.
Kromě toho se v Rusku při oslovování členů císařského domu Romanovů a osob šlechtického původu používaly tituly:
"VAŠE CÍSAŘSKÉ VELIČENSTVO" - císaři, císařovně a císařovně vdově;
„VAŠE CÍSAŘSKÁ VÝSOST“ - velkovévodům (dětem a vnukům císaře a v letech 1797–1886 pravnukům a prapravnukům císaře);
„VAŠE VÝSOST“ - knížatům císařské krve;
„VAŠE VÝSOST“ - mladším dětem císařových pravnuků a jejich mužským potomkům, stejně jako nejklidnějším princům uděleným;
„VÁŠ PÁN“ - knížatům, hrabatům, vévodům a baronům;
"VAŠE ŠLECHTA" - všem ostatním šlechticům.
Při oslovování duchovních v Rusku byly použity následující tituly:
„VAŠE ZAMĚSTNÁNÍ“ - metropolitům a arcibiskupům;
„VAŠE Eminence“ - biskupům;
„VAŠE ÚCTA“ - archimandritům a opatům klášterů, arcikněžím a kněžím;
„VAŠE ÚCTA“ - arcijáhnům a jáhnům.
Kdo byl obvykle nazýván „suverénním“?
Slovo suverénní v Rusku za starých časů používali lhostejně, místo pán, pán, statkář, šlechtic. V 19. století byl car oslovován jako Nejmilostnější panovník, velká knížata byla oslovována Nejmilostivějším panovníkem, všichni soukromníci byli oslovováni jako Nejmilostivější panovník (při oslovování nadřízeného), můj milostivý panovník (rovnoprávnému ), můj Panovník (k podřadnému). Slova sudar (také s důrazem na druhou slabiku), sudarik (přátelský) se užívala především v ústním projevu.
Kdo byl nazýván „soudruhem“ a kdy?
Odvolání soudruh používané v sovětské společnosti. Slovo soudruh s příjmením před revolucí označovalo příslušnost k revolucionáři politická strana včetně komunistů.
D. S. Lichačev v knize „Poznámky a postřehy. Z sešitů různé roky“ napsal o moderních metodách adresování:
To je to, o čem historici nepíší a co ve své době udělalo velmi velký dojem: toto je „atmosféra apelů“ na sebe navzájem.
1. Když v roce 1918 začali všichni mluvit mezi sebou místo toho Pane paní(na jihu - paní) soudruh, vyvolalo to následující dojem:
A. Amikošonstvo. Muž oslovující cizince soudruh, zdálo se, že se spřátelil, popíjel kamarády. Často odpovídalo: Husa není přítel prasete! A to nebylo založeno na třídě, ale vycházelo jakoby z pocitu sebezáchovy. Profesor mluví ke studentům soudruzi, zdálo se, že hledá oblibu a dokonce i kariéristu, neboť rektora univerzity volili studenti.<...>Proto seriózní vědci (Zhirmunsky i vzdorovitě) nadále kontaktovali studenty Kolegové(Žirmunsky se špatně vyslovoval l).
B. Na této adrese bylo také zarážející, že se ženy a muži nelišili. Oslovovány byly i ženy soudruh(nyní tomu tak není a všechny ženy se staly dívkami, respektive zůstaly bez metody konverze).
2. Postupně se do konce 20. let odvolávat soudruh zvykli si, a dokonce se to stalo příjemným – všichni lidé si byli, když už ne soudruzi v pravém slova smyslu, tak si alespoň rovni. Se slovem soudruhčlověk se mohl obrátit jak na školáka, tak na starou ženu. Pak ale začaly Stalinovy čistky<...>a pak jednoho týdne, už si nepamatuji, v kterém roce, si obyvatelé najednou začali všímat, že policisté, průvodčí, poštovní zaměstnanci přestali říkat slovo soudruh a začal se stýkat občan A občan. A tato slova nesla otisk odcizení, extrémní formálnosti (teď toto zmizelo a dokonce i slovo občan). A tento apel, v podstatě nový (i když se to dříve stávalo jen zřídka, když se lidé na sebe zlobili nebo zadrželi porušovatele zákona), začal plnit ulice, úřední život a vytvářel atmosféru. Ukázalo se, že každý člověk je podezřelý, v podezření; nad všemi visela hrozba možného zatčení; ve slovech občan a občan se zdálo, že je vězení.
Příkaz přestat používat slovo soudruh byl zřejmě tajný, ale každý to okamžitě vycítil.
(O ústním a psaném jazyce, starém i novém. 1989)
Obchodní komunikaci si nelze představit bez korespondence, protože osobní schůzka k vyřešení problémů spolupráce není vždy možná. Obchodní korespondence pomáhá řešit nejnaléhavější problémy v krátká doba, ale nedodržení pravidel etikety nebo nelogická konstrukce dopisu může způsobit újmu partnerství nebo odcizit potenciálního klienta. Stejně jako při formálních jednáních platí určitá pravidla: formát dopisu a styl komunikace.
Obecná pravidla pro vedení obchodní korespondence
1. Než napíšete dopis, rozhodněte se o jeho vlastnostech:
druh dopisu (krycí, záruční, objednávka, upomínka, oznámení atd.; prezentační dopis nebo výzva k odpovědi);
míra přístupnosti pro adresáta (zda můžete uvést všechny potřebné body v jednom dopise, nebo budete potřebovat druhý, upřesňující);
naléhavost doručení (pokud je dopis naléhavý, je lepší jej poslat doporučeně nebo poštou e-mailem).
2. Vytvořte dopis pomocí existujících šablon, na základě jeho typu a také se spoléhají na GOST R 6.30-2003. „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci."
3. Žádný obchodní dopis má následující obecnou strukturu:
- název vysílající organizace;
- datum sepsání;
- adresa příjemce, uvedení konkrétního korespondenta;
- otevírací adresa;
- uvedení tématu a účelu dopisu;
- hlavní text;
- závěr (vzorce zdvořilosti);
- podpis odesílatele;
- označení žádosti a distribuce kopií (pokud existují).
4. Při přípravě obchodního dopisu použijte textový editor Microsoft Word:
používat písmo Times New Roman, velikost písma 12-14 bodů, řádkování – 1-2 body;
Umístěte čísla stránek dopisu vpravo dole;
při tisku textu na formát A4 použijte řádkování 1,5–2, formát A5 nebo méně – řádkování jeden. Podrobnosti jsou vždy psány s jedním řádkováním.
5. Pokud mluvíte jménem organizace a máte v úmyslu poslat tištěný dopis, ujistěte se, že používáte firemní hlavičkový papír, protože jeho přítomnost bude vizitkou vaší společnosti. Věnujte zvláštní pozornost přípravě oficiálního formuláře, tato dovednost by měla být povinná pro každého zaměstnance úřadu.
6. U mezinárodní korespondence musí být dopis napsán v jazyce adresáta nebo v angličtině(jako nejčastější v obchodních vztazích).
7. Udržujte správný, obchodní tón. Dopis začněte adresou, která v závislosti na stupni vaší blízkosti s korespondentem může začínat buď slovy „Vážený + celé jméno“ nebo „Vážený + celé jméno“. Pamatujte, že slova v adrese nebo v označení adresáta nesmí být v žádném případě zkrácena (například „respektován“ jako „uv.“ nebo „vedoucímu oddělení“ jako „vedoucí oddělení“) - to jsou pravidla obchodní etikety. Svůj dopis vždy zakončete poděkováním za spolupráci. Před podpisem by měla být věta „S úctou…“ nebo „S pozdravem…“. Oslovování „vy“ v oficiální korespondenci je nepřijatelné, i když s korespondentem udržujete přátelské vztahy.
8. Pečlivě si vybírejte slovní zásobu, vyhněte se nepřesnostem a nejednoznačným frázím a nadměrnému používání profesionalismu. Dopis musí být srozumitelný.
9. Rozdělte obsah dopisu do smysluplných odstavců tak, aby nebyl těžkopádný a pro příjemce obtížně srozumitelný. Dodržujte pravidlo: první a poslední odstavec by neměl obsahovat více než čtyři tištěné řádky a zbytek - ne více než osm.
10. Odpovídejte na obchodní e-maily podle přijaté etikety: na písemnou žádost - do 10 dnů po obdržení; pro dopisy zaslané faxem nebo e-mailem - do 48 hodin, kromě víkendů.
Vnitroorganizační obchodní korespondence
Obchodní korespondence mezi zaměstnanci společnosti je oproti korespondenci zasílané třetí straně jednodušší.
- být stručný;
- být obchodní povahy;
- v dopise musí být uvedeno datum;
- Na konci dopisu je zdvořilostní formule a podpis.
Příkladem vnitroorganizační obchodní korespondence může být blahopřejný dopis jménem manažera nebo týmu adresovaný hrdinovi dne nebo zaměstnanci, který byl povýšen.
Při písemném projednávání projektů se obvykle používá pouze několik povinných náležitostí obchodního dopisu - uvedení tématu, odvolání, souhrn podstatu problému a zdvořilostní formuli s tištěným podpisem.
Nezapomeňte, že formu dopisu a požadovanou šablonu je třeba vybrat na základě úrovně obchodní korespondence a typu informací, které chcete adresátovi poskytnout.
Jak zřídka jsme si začali psát dopisy, dokonce i e-maily. V zásadě se na tuto příležitost pamatuje pouze tehdy, když existuje obchodní potřeba nebo při rozesílání reklamních sdělení. Nástroj pro odvolání však stále zůstává jedním z nejvíce efektivní způsoby vzájemné interakce lidí. Zvláště u obchodních dopisů je velmi důležité dbát na styl psaní, oslovování adresáta a celkové směřování textu. Jaký je tedy správný způsob, jak oslovit příjemce v dopise?
Pane nebo paní. Tato výzva, která byla mimořádně relevantní ve zprávách předchozích let a zůstala v Rusku oficiální až do roku 1917, se v některých případech používá dodnes. Lze jej využít při oslovování obchodních partnerů, politiků, obchodníků a vysokých úředníků. V současné době má toto slovo určitou sociální konotaci a určitou konotaci. Bylo by zcela nevhodné, když píšete sociálně slabým skupinám: „pánové, důchodci“, „pánové, uprchlíci“ atd.Příklad dopisu s výrazem „Pán“ si můžete stáhnout od nás: .
Vzor dopisu s takovým odvoláním si můžete u nás stáhnout: .
Pokud neznáte jméno příjemce, můžete nakonec jen pozdravit nebo dobrý den a nastínit podstatu psané zprávy. Je důležité zvážit a dodržovat etiketu a věnovat pozornost dalším složkám obchodního dopisu.
Často, když dopis začínám adresou „Vážený...“, vzpomínám si, jak jeden z vyšších vůdců při přípravě dopisů prezidentovi, předsedovi vlády nebo prezidentovi Ruské akademie věd požadoval adresu „Vážený“. ..“. Z nějakého důvodu nám tento požadavek způsobil spoustu vtipů. Vzpomněl jsem si na „nemyslicího muže“ z ulice Basseynaya Samuel Marshak a jeho slavnou adresu „Drahý železniční vagóne! Drahý kočár!" Žíravě je zajímalo, jak hluboce si toho soudruha vážíme.
A marně se chichotali, mimochodem. Adresy začínající slovy „hluboce respektován“ a „velmi respektován“ se používají při formálním oslovování zvláště významných osob a úředníků zastávajících vysoké funkce. Tak je zvykem oslovovat nejen nejvyšší představitele státu, členy vlády a parlamentu, ale také slavné vědce a osobnosti veřejného života. Tím, že ctihodného akademika v dopise oslovíte jednoduše jako „drahý“, můžete příjemce nechtěně urazit.
Ne každý den píšeme prezidentovi nebo členům vlády, ale někdy musíme napsat dopisy s jakoukoli stížností nebo žádostí vrchním úřadům. Nevím, jak hluboce si vážíte svého starostu nebo guvernéra, ale pokud mu musíte napsat dopis s jakoukoli žádostí, upřímně vám doporučuji použít adresu „vážený“. Slovo znamená „velmi respektovaný“ ( Slovník Ozhegova) nebo „hodný hluboké úcty“ (Moderní vysvětlující slovník ruského jazyka od Efremové). Myslím, že každý vládní představitel by si takovou výzvu s potěšením přečetl. Stačí jedno slovo na začátku dopisu, ale někdy může naklonit misky vah ve váš prospěch. Jak se říká, „jemné tele saje dvě královny“.
Nedávno jsem na jednom z fór narazil na otázku, jaké interpunkční znaménko dát za adresu na začátek dopisu: vykřičník nebo čárku. Ze zvyku jsem dal vykřičník - to mě učili, ale také jsem se setkal s některými šéfy, kteří požadují, abych dal za adresu čárku. Zřejmě ti lidé, kteří si často dopisují anglický jazyk, automaticky přenese mnoho pravidel anglické gramatiky do korespondence v ruštině. Někdy je také obchodní literatura, která uvádí příklady tohoto druhu odvolání, zavádějící:
vážení pánové,
Pečlivě jsme zvážili Váš dopis, ve kterém...
(Milýpánové! Obchodní korespondence v angličtině. –M. Nakladatelské sdružení „Kultura“, 1993. – 328 s.)
Což je správně?
Pomocná služba ruského jazyka na portálu Gramota.ru umožňuje obě možnosti. Zároveň se upozorňuje na to, že za vykřičníkem je věta s velké písmeno, a za čárkou – s malým písmenem.
Adresa v ruském obchodním dopise je obvykle umístěna uprostřed a oddělena od hlavního textu jednou mezerou. První věta dopisu začíná odstavcem. No, jak začít psát větu s malým písmenem po mezeře a dokonce po odstavci? Ale v osobním dopise se text často začíná psát na stejném řádku jako adresa. V tomto případě můžete za adresu vložit čárku a pokračovat v psaní textu dopisu malým písmenem.
Proč je tam vykřičník? Dám několik možných odpovědí:
"Vykřičník (!) je interpunkční znaménko, které se umísťuje na konec věty, aby vyjádřilo překvapení, přitažlivost, silný pocit, vzrušení a podobně."
"Názvy většiny interpunkčních znamének v ruském jazyce jsou původně ruské a samotný termín interpunkční znaménka se vrací k interpunkci slovesa - "stop", "držet v pohybu." Dá-li pisatel na konec věty vykřičník, dává tím najevo, jak moc mu na obsahu vlastního výroku záleží.“
Na otázku kolegiálního tajemníka Efima Fomiche Perekladina, hrdiny Čechovova příběhu „Vykřičník ( Vánoční příběh)“, „když je v papírech umístěn vykřičník,“ sebevědomě odpověděla jeho žena Marfusha, která se často chlubila, že „ne nadarmo studovala sedm let na internátu“ a uměla celou gramatiku nazpaměť: "Tato značka je umístěna s adresami, výkřiky a výrazy potěšení, rozhořčení, radosti, hněvu a dalších pocitů."
Odpovídám, že umístěním vykřičníku za adresu se snažíme upoutat pozornost adresáta a vyzvat ho, aby si dopis nejen přečetl, ale aby splnil naši prosbu, „natáhl ruku“ a někdy i „vykřikl“ “. Milý Ivane Ivanoviči!
Co je mezi slovem „respektován“ a vykřičníkem? V obchodní korespondenci v ruštině je obvyklé oslovovat příjemce jménem a patronymem. V krajním případě můžete kontaktovat příjmením: "Vážený pane Petrove!" Podle mého názoru je volání příjmením vhodnější ve stížnosti než v žádosti. Známí nás většinou oslovují jménem a patronymem, taková adresa si obdarovaného oblíbí a známosti je obtížnější odmítnout.
Při oslovování více adresátů najednou se v současné době používá adresa „Vážení!“ a při oslovování v interních zprávách v rámci jedné organizace je vhodné použít adresu „Vážení kolegové!“
Diplomatická korespondence má svá pravidla. Tam je zvykem oslovovat lidi titulem: „Vážený pane velvyslanče!“, „Vážený pane ministře“ nebo „Vaše Excelence!“ Ale to je samostatné téma
