Податківці часто відмовляють організаціям у прийнятті ПДВ до відрахування, посилаючись на відсутність у рахунку-фактурі підпису головного бухгалтера. Доводиться визнати, що здебільшого вони чинять законно. Втім, є й нюанси.

Загальне правило

Вимога про наявність підпису головного бухгалтера міститься у пункті 6 (роз'яснення позиції податкової, зокрема, міститься у ).

Якщо платник податків прийняв до відрахування ПДВ на підставі таких непідписаних рахунків-фактур, то податкові органи вимагатимуть його відновити та сплатити до бюджету, застосовуючи штрафні санкції (п. 1). Крім того, платник податків буде зобов'язаний сплатити пені за кожен календарний день прострочення з несплаченого ПДВ у розмірі 1/300 ставки рефінансування ЦБ РФ, що діє в цей час (п. 4).

Отже: за загальним правилом прийняти до відрахування ПДВ за рахунком-фактурою, у якому відсутній підпис головного бухгалтера, не можна.

Немає правил без винятку

Господарське життя, найчастіше, виявляється складнішим за конструкцію, описану Податковим кодексом.

Практика виявила такі винятки із нашого загального правила.

1. Рахунок-фактура виставлено індивідуальним підприємцем.Якщо рахунок-фактура виставлено ІП із зазначенням реквізитів про державної реєстраціїцього індивідуального підприємця, підпису бухгалтера в документі не повинно бути. ІП не ставить підпис замість головного бухгалтера – рядок залишається порожнім. Втім, наявність «зайвого» підпису за головного бухгалтера не буде підставою для відмови у вирахуванні.
2. Рахунок-фактура підписано іншою уповноваженою особою.Рахунок-фактура може бути підписаний за головного бухгалтера особою, уповноваженою на це наказом, іншим розпорядчим документом щодо організації або довіреністю.

   Згідно з вимогою абзацу 2 пункту 7 Правил, організація при внесенні виправлень до рахунків-фактури оформляє додатковий аркуш книги покупок за квартал, у якому ПДВ за рахунком-фактурою було неправомірно прийнято. У такому додатковому аркуші робиться запис про анулювання неправильно заповнених рахунків-фактур. Саме звідси виникає необхідність скласти уточнену декларацію з ПДВ. Організації, щоб уникнути штрафних санкцій, слід доплатити ПДВ і, якщо необхідно, пені.

   Однак існує арбітражна практика, за якою ПДВ за виправленим рахунком-фактурою приймається не на дату внесення виправлення, а в період здійснення господарської операції:

   • Постанова ФАС СКО від 30.04.2009 р. №
   • Постанова ФАС МО від 21.02.2008 р.

   Отже, до заповнення підпису рахунки-фактури необхідно ставитись дуже акуратно. За необхідності можна виправити ситуацію, внісши виправлення у тому податковому періоді, як і здійснення господарської операції. Це дозволить уникнути суперечок із податковою.

Дозволяє підписувати рахунок-фактуру не лише керівнику та головному бухгалтеру: підпис можуть ставити й інші особи.

Причина закріплення в законі даної можливості очевидна: якщо у великих організаціях з великим оборотом керівник та головний бухгалтер підписуватимуть кожен рахунок-фактуру, то можна припустити, що їм доведеться цим і займатися всі робочий час. Крім того, і в невеликих компаніях за певних обставин (хвороба, відрядження тощо) керівник організації та головний бухгалтер можуть доручити ставити підпис на цьому та інших аналогічних документах іншій особі. Однак під час підписання рахунків-фактур іншими, крім керівника організації та головного бухгалтера, особами необхідно правильно оформити як делегування права підпису, так і сам підпис у рахунку-фактурі.

Найчастіше помилка, допущена в рахунку-фактурі постачальником товарів (робіт, послуг), може спричинити покупцю серйозні фінансові втрати: він зможе прийняти ПДВ, зазначений у цьому документі, до відрахування (а його розмір, зазвичай, становить від 10 до 18 %). Якщо компанія порушує вимоги законодавства, то їй не уникнути конфліктних ситуацій як з податковими органами, так і зі своїми контрагентами, які вимагатимуть виставлення правильно оформлених рахунків-фактур з додатком копій документів, що підтверджують повноваження осіб, які їх підписали.

Тому на практиці виникають питання:

• у яких випадках і кому можна передати право підпису рахунків-фактур?
• як правильно оформити таке делегування?
• які є особливості відображення у рахунку-фактурі факту його підписання іншими (крім керівника організації та головного -бухгалтера) особами?

А тепер послідовно відповімо на ці та супутні їм питання.

Кому делегуємо право підпису рахунків-фактур?

Правила оформлення та склад обов'язкових реквізитів рахунків-фактур встановлено статтею 169 НК РФ.

Фрагмент документа

Пункт 6 статті 169 Податкового кодексу Російської Федерації

Рахунок-фактура підписується керівником і головним бухгалтером організації чи іншими особами, уповноваженими те що наказом (іншим -розпорядчим документом) з організації чи довіреністю від імені організації.

Таким чином, на рахунку-фактурі за загальним правилом повинні бути присутні два підписи: керівника організації та головного бухгалтера.

Якщо головного бухгалтера немає?

Іноді невеликі фірми, у штатному розкладі яких немає посади головного бухгалтера, необачно ігнорують реквізит підпису головного бухгалтера. Такий підхід неправильний і може призвести до суперечок із податковими органами. Відсутність якогось із двох підписів -на рахунку-фактурі тягне його визнання недійсним.

На це вказує, наприклад, лист Мінфіну Росії від 29.11.2004 р. № 03-04-11/212, що є відповіддю на приватне питання платника податків: «У разі відсутності на рахунку-фактурі одного з перерахованих вище підписів, в даному випадку- особи, уповноваженої підписувати рахунки-фактури за головного бухгалтера, такий рахунок-фактура визнається складеним з порушенням встановленого порядку і не може бути підставою для прийняття до вирахування відповідних сум податку на додану вартість».

Але арбітражні суди не завжди займають таку категоричну позицію. Адже відповідальність за організацію бухгалтерського обліку-в організаціях несуть керівники, які на свій розсуд можуть:

• або ввести до штату посаду головного бухгалтера,
• або вести бухгалтерський облік особисто (ст. 6 Федерального закону - «Про бухгалтерський облік»).

Отже, законодавство припускає, що у організації взагалі може бути посада бухгалтера.

Якщо ведення обліку покладено на керівника організації, отже, він сам повинен поставити свій підпис у відведеному для цього місці. Таким чином, закон допускає можливість наявності одного й того ж підпису на рахунках-фактурах за керівника організації та головного бухгалтера. При цьому факт покладання обов'язків головного бухгалтера на керівника має бути підтверджений відповідним наказом щодо організації.

Передаємо право підпису своїм працівникам та «стороннім» особам

Як було зазначено, НК РФ дозволяє делегувати право підпису рахунків-фактур. При цьому коло осіб, яким передається право підпису, є законодавчо не обмеженим. Таким чином, це можуть бути:

• як працівники організації,
• так і сторонні по відношенню до компанії особи.

Причому з формулювання НК РФ не зрозуміло, чи може такою іншою особою бути юридична особа. Адже поширені випадки, коли ведення бухгалтерського обліку передається на аутсорсинг іншої компанії, яка спеціалізується на наданні послуг із бухгалтерського супроводу. Але юридична особа сама по собі не може нічого підписати, особистий розчерк завжди ставить конкретну людину. Тому в подібних випадках рекомендуємо делегувати право підпису цій конкретній людині (працівнику сторонньої організації).

«Фігаро – тут, Фігаро – там»

При ухваленні рішення про делегування права підпису може виникнути ще одне питання: чи можна довірити ставити обидва підписи (і за керівника організації, і за головного бухгалтера) одній особі?

Аналіз чинного законодавствапро податки та збори дозволяє зробити висновок, що можна. Як ми вже зазначали, НК РФ не містить жодних обмежень щодо передачі права підпису рахунки-фактури: довіривши одній особі ставити на рахунку-фактурі відразу обидва підписи, організація нічого не порушить.

Як документувати делегування права підпису?

Делегування права підпису рахунків-фактур оформляється (це є пряме вказівку у п. 6 ст. 169 НК РФ):

• або наказом (іншим розпорядчим документом) щодо організації,
• чи довіреністю від імені організації.

З оформлених документів має бути однозначно зрозуміло, що у тому чи іншому періоді на певних осіб покладалися обов'язки підписувати рахунки-фактури за керівника організації та/або за головного бухгалтера.

Наказ чи довіреність?

Виникає питання: у якому разі делегування права підпису слід оформляти наказом (іншим розпорядчим документом щодо організації), а коли – видавати довіреність?

НК РФ не містить відповіді на нього. Єдине, що вказує законодавець, - це альтернативність документів: достатньо одного з них.

На практиці щодо цього існує кілька точок зору. -Наведемо основні з них:

Як бачите, обидві ці погляди виглядають переконливими за певних обставин. Однак давайте розберемося, у чому доцільність оформлення даних документів для компанії. Правильне документальне оформлення делегування права підпису рахунків-фактур в організації покликане вирішити такі основні проблеми:

• уникнути конфліктних ситуацій з податковими органами та з контр-агентами - не виключена ймовірність подання на їхню вимогу документів, що підтверджують повноваження осіб, які підписали рахунки-фактури;
• поряд з фіксацією передачі права підпису рахунків-фактур одночасно закріпити за певними особами відповідальність за зміст і правильність оформлення рахунків-фактур, що підписуються ними.

Керівництво компанії, природно, зацікавлене у встановленні персональної відповідальності осіб, які підписують на рахунках-фактурах. Довіреністю оформляється лише надання «права», але не делегування відповідних обов'язків і відповідальності за їх невиконання. Ці обставини закріплюються наказом (іншим розпорядчим документом) щодо організації, а з погляду трудового законодавства покладання нових обов'язків можливе, як правило, шляхом їх включення до трудового договору (ст. 57 Трудового кодексуРосійської Федерації) та/або посадову інструкцію працівника. Якщо ж право підпису делегується не працівникові організації, тоді відповідні зобов'язання та відповідальність за їх невиконання мають бути чітко прописані у тексті цивільно-правового договору (договір возмездного наданняпослуг тощо).

Може виникнути ситуація, коли контрагент може заперечити, що наказом (іншим розпорядчим документом з організації) регулюються лише взаємини всередині організації, але в представництво перед «зовнішніми» особами потрібна доручення. А ось податкові органи на практиці навряд чи звертатимуть увагу на відсутність довіреності, якщо є належним чином оформлений наказ.

Таким чином, можна зробити наступні висновки:

Оформляємо наказ

Наказ (інший розпорядчий документ) повинен оформлятися -відповідним чином:

• як правило, на бланку організації (при використанні в документообігу затверджених бланків) та
• за підписом керівника організації (особи, що його замінює або діє на підставі установчих документів).

Цей документ є організаційно-розпорядчим та оформляти його краще з дотриманням положень ГОСТу Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги -до оформлення документів».

Текст такого документа можна складати у довільній формі. Ми ж порекомендуємо обов'язково відобразити у ньому:

Як зазначалося вище, у такому наказі (іншому розпорядчому документі) можна закріпити відповідні обов'язки та відповідальність працівників, на яких покладається підписання рахунків-фактур.

Видавати окремий наказ щодо організації, присвячений лише делегуванню права підпису рахунків-фактур, не обов'язково. Звичайно, ви можете включити подібну вказівку до «загального» наказу, яким встановлено розподіл повноважень та надання права підпису за різними напрямами діяльності (виробництво, реалізація, фінанси, юридичний напрям, бухгалтерська звітність тощо).

Але оформлення делегування права підпису рахунків-фактур окремим розпорядчим документом набагато зручніше, оскільки його копії потрібно буде надавати на вимогу податкових органів та численних контрагентів. А вашій організації не завжди вигідно буде показувати їм розподіл інших повноважень між співробітниками.

А тепер наведемо зразки наказів, якими ви зможете скористатися під час оформлення делегування права підпису рахунків-фактур:

• тимчасово виконання обов'язків відсутнього керівника організації (див. Приклад 1);
• за керівника організації та головного бухгалтера «на постійній основі» (див. Приклад 2);
• кільком працівникам, які можуть підписувати рахунки-фактури за керівника організації та головного бухгалтера (див. Приклад 3).

Приклад 1

Приклад 2

*2) ... Тим часом у п. 6 ст. 169 НК РФ прямо встановлено, що рахунок-фактура підписується цією «іншою особою»

*3) ... Щоправда, у разі доведеться врахувати, що інструкція з конкретної посади поширюватиметься усім працівників, прийнятих працювати з цієї посади, а чи не лише конкретного працівника, якому делеговано право підпису рахунків-фактур.

*4) ... Хоча для податкових органів з п. 6 ст. 169 НК РФ буде достатньо одного документа: або наказу (іншого розпорядчого документа) щодо організації, або довіреності. У трудовому договоріі посадової інструкціїнайбільше зацікавлений роботодавець.

*5) ... Відповідно до установчих документів це може бути « генеральний директор», «Директор», «Президент» тощо.

Як відомо, діяти від імені організації, тобто представляти її інтереси та підписувати документи, можуть лише уповноважені на те особи. Розглянемо, хто і з яких підстав має право підписати бухгалтерську «первинку», рахунки-фактури, а також податкові декларації та розрахунки.

Первинні документи

Накладні, акти, рахунки, платіжки, касові ордери та інші первинні документи становлять основний документообіг бухгалтерії. Найчастіше вони оформляються у різних підрозділах компанії, тому цілком логічно, як і підписують їх різні особи. Проте право підпису документів необхідно за цими особами закріпити.

Порядок підписання первинних документів регулюється двома нормативними актами:

• Федеральним законом № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік" від 06.12.15;
• Положенням з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності до, затвердженим наказом Мінфіну від 29.07.98 № 34н.

Згадані норми вимагають, щоб керівник організації за погодженням із головним бухгалтером затвердив список осіб, які мають право підписувати ті чи інші документи. Таким чином, щоб наділити співробітника повноваженнями підписати бухгалтерську «первинку», директору достатньо оформити відповідний наказ чи розпорядження. Це стосується у тому числі розрахункових та грошових документів.

Зверніть увагу!Посада особи, уповноваженої на підпис, має відповідати посаді, зазначеній у первинному документі. Іншими словами, якщо, наприклад, у бланку накладної передбачено підпис головного бухгалтера, інший співробітник підписати цей документ не має права, навіть якщо його включено до відповідного наказу керівника. Тому фахівці рекомендують компаніям самостійно розробляти форми первинних документів та в реквізитах особи, яка підписує, вказувати, наприклад, «Керівник або інша уповноважена особа».

Рахунки-фактури

Коштують окремо від решти документації, оскільки застосовуються для розрахунку одного з основних платежів російської податкової системи - ПДВ. Порядок підпису цих документів закріплено у пункті 6 статті 169 Податкового кодексу. Він відрізняється залежно від цього, у вигляді складається рахунок-фактура - у паперовому чи електронному. Зазначимо також, що закон не зобов'язує компанію повідомляти ФНС про делегування права на підпис рахунків-фактур іншій особі.

Підпис паперового рахунку-фактури

Зазначена норма закону вимагає, щоб класичні паперові рахунок-фактури підписувалися керівником та головним бухгалтером організації чи іншими уповноваженими особами. Це можуть бути будь-які особи, причому зовсім не важливо, працюють вони в компанії чи ні. Головне, щоб повноваження на підпис рахунків-фактур передані їм відповідно до законодавства.

Організації для цього мають два шляхи: включити цю особу до наказу або скласти на неї довіреність. Якщо ж про індивідуального підприємця, тоді передачі права підписання рахунків-фактур іншій особі нею необхідно оформити нотаріальну доручення.

Оскільки відповідно до вимог Податкового кодексу на документі мають стояти підписи керівника та головбуха, у наказі чи довіреності слід зазначити, за кого з них розписуватиметься уповноважена особа. Зазначимо, що одна людина може підписувати документи як від імені керівника, і від імені головного бухгалтера. Насправді найчастіше підпис на рахунку-фактурі ставить лише головний бухгалтер. У цьому випадку він має бути наділений повноваженнями підписувати ці документи від імені керівника.

Електронні рахунки-фактури

На відміну від паперових побратимів, рахунки-фактури в електронному виглядіпідписуються лише одним підписом - посиленою кваліфікованою електронним підписом(УКЕП) керівника чи іншої уповноваженої особи. Передати право підпису іншій особі можна за тими самими правилами, які застосовуються щодо паперового рахунку-фактури.

Податкові декларації

Правила підписання податкових деклараційта розрахунків встановлено у статті 80 Податкового кодексу. Вони свідчать, що зазначені документи мають підписувати платник податків або його представник. Під платником податків розуміється керівник компанії або індивідуальний підприємець, тобто та особа, яка може діяти без довіреності. Підпис саме цієї особи і має проставлятися на декларації чи розрахунку. Якщо документ підписує, скажімо, головний бухгалтер, необхідно наділити його такими повноваженнями довіреністю.

Зверніть увагу!Про передачу зазначених повноважень слід повідомити податкові органи. Перш ніж подати до ФНП звіт, підписаний уповноваженою особою, необхідно направити туди копію довіреності. Крім того, її реквізити слід прописати у відповідному полі декларації, а також додати до неї копію довіреності.

Звітність з ПДВ

Як відомо, з минулого року усі компанії . Виняток – податкові агенти, які не є платниками ПДВ. Електронна декларація підписується УКЕП та передається каналами телекомунікаційного зв'язку (ТКС) за допомогою оператора електронного документообігу (ЕДО).

Яким чином можна делегувати повноваження на підпис декларації з ПДВ іншій особі? Загалом так само - необхідно скласти довіреність і повідомити податковий орган про передачу повноважень. З тією лише різницею, що зробити це можна в електронному вигляді, а до декларації щоразу додавати інформаційне повідомлення про доручення. Такий порядок застосовується до будь-якого податкового звіту (розрахунку), який подається каналами ТКС.

Передача повноважень на спілкування з ФНП

Необхідність звітувати в електронному вигляді тягне за собою обов'язок платника податків забезпечити електронне спілкування з ФНП, у тому числі отримувати повідомлення від інспекції. Реалізується це через операторів ЕДО. При цьому до податкового органу необхідно подати договір з оператором та документ, який уповноважує його отримувати повідомлення, що призначаються для платника податків. Якщо оператор забезпечує канал між інспекцією та фізичною особою, то необхідно також подати документ, який підтверджуватиме право самої фізичної особи на отримання повідомлень з податкового органу. Довіреність на особу, на яку покладено повноваження спілкування з податковою, необхідно передати до ФНП протягом 3 днів з моменту оформлення.

Насправді нерідко компанія чи підприємець передає функції з ведення бухгалтерії, зокрема і подачу електронної звітності, сторонньої організації У такому разі також знадобиться довіреність щодо делегування цих повноважень. Оформляється вона відповідно до загальними правиламискладання довіреностей. Якщо в якості представника обрано організацію, то вона, у свою чергу, також має делегувати передані повноваження конкретному працівникові. Тобто бухгалтерській компанії необхідно скласти довіреність на одного зі своїх співробітників, який спілкуватиметься з ФНП від імені платника податків-клієнта.

Правила складання довіреностей

Залежно від того, хто делегує свої повноваження – організація чи підприємець – правила складання довіреності відрізнятимуться.

Довіреність від імені організації має задовольняти вимогам статей 185-187 Цивільного кодексу РФ. Відповідно до них довіреність має бути оформлена письмово із зазначенням дати видачі та строку дії та підписана керівником. Якщо термін дії відсутня, то довіреність вважатиметься виданою на один рік. Скласти її можна як на юридичну, так і на фізична особанезалежно від того, працює він в організації-довірителі чи ні. Ні зразка підпису уповноваженої особи, ні нотаріального запевнення така довіреність не потребує.

Якщо повноваження делегує індивідуальний підприємець, то довіреність має бути завірена нотаріально (постанова Пленуму ВАС РФ від 30.07.13 № 57).